34. Уніфікація управлінських документів за формальною ознакою

Уніфікація документів за формальною ознакою має на меті розробку та проектування раціональної структури систем документації, що передбачає визначення переліку документів систем, типу носіїв, установлення формально-логічних правил подання і розміщення інформації на носіях, побудову єдиної моделі документів для однорідних видів.

Результатом формальної уніфікації документів є встановлення:

• типової структури реквізитів;

• типових зон для однорідних реквізитів;

• вимог до оформлення документів на машинних носіях для їх передавання комп’ютерними мережами;

• порядку надання документам, що містяться в комп’ютерних системах і функціонують у мережах, юридичної сили.

Типи структури управлінських документів за формальною ознакою:

1. лінійна – має вигляд послідовного переліку обов’язкових елементів-реквізитів; реквізити співвідносяться з документом у цілому, зв'язок між реквізитами відсутній;

2. матрична або таблична – кожний інформаційний елемент визначено найменуванням рядка і стовпця, використовується для зведення техніко-економічних показників, розрахунків;

3. деревовидна – характеризується складність зв’язків між реквізитами: перший рівень містить ключові реквізити документа, другий та наступні рівні – реквізити, що їх пояснюють;

4. анкетна – дає характеристику одного об’єкта за конкретними ознаками, перелік яких і порожні рядки для заповнення розташовуються горизонтально;

5. текстова – передбачає подання інформації в документі у вигляді звичайного тексту, характеризується уніфікованістю структури тексту, що виявляється в дотриманні чіткої послідовності розташування його змістових компонентів та в уніфікації мовних засобів.

Послідовність розміщення змістових компонентів тексту є сталою для будь-якого управлінського документа, який складається з двох частин: вступної, що містить обґрунтування проблеми, встановлює причинно-наслідкові зв’язки, включає посилання на нормативні акти, та заключної, у якій подаються висновки, пропозиції, рекомендації тощо.

35. Уніфікація управлінських документів за змістовою ознакою

Уніфікація управлінських документів за змістовою ознакою базується на аналізі змісту конкретних документів і передбачає використання стандартизованої термінології, встановлення вимог до складу та змісту уніфікованих форм документів, порядку їх заповнення.

Змістова уніфікація здійснюється шляхом:

• введення обмежувальних переліків форм документів;

• створення взаємопов’язаних комплексів або окремих типових уніфікованих форм для різних видів документів, однакових або близьких за призначенням;

• уніфікації та стандартизації інформаційних складових документації;

• стандартизації термінів.

Основою для створення й оформлення однотипних або близьких за змістом, походженням чи візуальним сприйняттям документів є вид документа – основний документ із сукупності окремих документів, класифікаційний ряд документів, об’єднаних за якоюсь спільною ознакою.

При визначенні необхідного переліку управлінських документів важливо уникати дублювання форм документів та їх складових, за можливості функціонально поєднувати різні документи в одній формі, враховувати відповідність документаційних комплексів завданням апарату управління, відповідність кожного документа своєму цільовому призначенню, роль певного виду документа в розв’язанні конкретного управлінського завдання.

При складанні текстів документів використовуюся формалізований і творчий підходи.

Формалізований підхід є наслідком уніфікації, спрямованої на вироблення єдиної форми для конкретних видів документів, - уніфікованих форм із типовим текстом.

Типи уніфікації текстів: типізація – реалізується у вигляді збірників типових текстів для певних видів документів; трафаретизація – передбачає поділ інформації на постійну. Що відображається в бланк документа при його виготовленні, і змінну, яка фіксується в процесі складання конкретного документа.

Часто ці два види уніфікації поєднуються, що значно підвищує оперативність підготовки документа і його якість, виключає можливість різнотлумаченнь висловлювань.

Творчий підхід до складання текстів управлінських документів реалізовується через виклад тексту в описовій формі. Зазвичай це текст, неподільний у змістовому відношенні на постійну і змінну частини, що передбачає використання певних мовних зворотів, властивих офіційно-діловому стилю.

Основними вимогами до змісту тексту документа є стислість, грамотність, зрозумілість, відсутність повторів та інформаційної надлишковості.