30. Перелік документів, на яких ставиться печатка

Приблизний перелік документів, на яких ставиться печатка:

• Акти (прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконання робіт; списання; експертизи тощо);

• Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів;

• Висновки і відгуки (установ на дисертації й автореферати, що направляються до Вищої атестаційної комісії України);

• Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату тощо);

• Довіреність (на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення);

• Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо);

• Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо);

• Деякі види заяв (на акредитив; про відмову від акцепту тощо)

• Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції;

• Посвідчення про відрядження;

• Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо);

• Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо);

• Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; преміями);

• Протоколи (погодження планів поставок);

• Реєстри (чеків, бюджетних доручень);

• Специфікації (виробів, продукції тощо);

• Статути підприємств (об'єднань);

• Титульні списки;

• Штатні розписи;

• Інші.

31. Зміст уніфікації та стандартизації службових документів

Одним із напрямів удосконалення системи управлінської документації є уніфікація та стандартизація її елементів.

Уніфікація щодо управлінських документів – це встановлення одноманітного складу та форм управлінських документів, створюваних у процесі здійснення типових управлінських функцій і вирішення задач.

Уніфікована форма документа – це стандартний формуляр службового документа, встановлений відповідно до функціонального призначення документа в певній сфері діяльності.

Уніфіковані системи документації – створені за єдиними правилами і вимогами системи документації.

Основою для уніфікації є повторюваність управлінських ситуацій і рішень, що документуються, необхідність фіксації типових процесів та явищ.

Уніфікація може бути реалізована засобами стандартизації, саме: розробленням і впровадженням стандартів, у яких зафіксовано вимоги до складання й оформлення документів.

Стандарт – документ, що встановлює правила для загального і багаторазового застосування, загальні принципи, які стосуються діяльності чи її результатів, створюється з метою досягнення оптимального ступеня впорядкованості в певній галузі.

Об'єктами уніфікації та стандартизації управлінської діяльності є терміни та визначення, що використовуються при роботі з управлінською інформацією, організаційні структури установ і підприємств, класифікатори управлінських функцій та управлінська документація.

Метою уніфікації та стандартизації управлінських документів є забезпечення максимальної ефективності управлінських рішень шляхом створення уніфікованої системи документів, що дасть високий економічний ефект. Призведе до збільшення часу на творчі елементи управлінської праці, підвищить загальну культуру управління. Це виявляється у:

• пошуку спільного й вироблення єдиних вимог до складання управлінських документів;

• зменшенні кількості документів, використовуваних в управлінській діяльності, типізації їх форм;

• зниженні трудомісткості обробки управлінських документів;

• покращення якості технологічних процесів роботи з документами;

• підвищенні рівня інформаційної культури розробників документів.

На сьогодні в Україні розроблено і функціонує більше двадцяти уніфікованих систем документації. Найпоширенішою з них є організаційно-розпорядча документація, що використовується установами, організаціями, підприємствами різних галузей господарства на різних рівнях управління.

У ДСТУ 3843-99 також закріплено загальні положення розроблення будь-якої державної уніфікованої системи документації.

Державна уніфікована система документації – система, призначена для організації процесів створення і впровадження державної управлінської документації, що забезпечує функціонування державних органів виконавчої влади, підприємств, установ й організацій, а також іх взаємодію з фізичними та юридичними особами.