- •Порядок составления номенклатур конфиденциальных дел.
- •Подготовка конфиденциальных дел для архивного хранения. Порядок изъятия из дел документов, подлежащих перешивке в другие дела.
- •Порядок присвоения грифа конфиденциальности номенклатур дел. Место регистрации номенклатуры, что включается в номенклатуру дел.
- •2.Порядок изъятия из дел документов, подлежащих уничтожению.
- •Назначение “Дела”, Что включает заголовок дела.
- •Порядок оформления описи документов, отобранных для архивного хранения.
- •1.Что включает дело с перепиской.
- •2.Подготовка конфиденциальных дел и документов для уничтожения.
- •Что включает дело с планами и отчетами.
- •2.Требования по размещению помещения конфиденциального делопроизводства.
- •2.Требования к инженерной укрепленности помещения конфиденциального делопроизводства.
- •2.Требования к хранению документов в помещении.
- •Порядок оформления конфиденциального дела.
- •Требования к сигнализации в помещении конфиденциального делопроизводства.
- •Порядок оформления описи документов в деле.
- •Требования к наличию технических средств защиты информации.
- •Порядок выдачи дела должностным лицам.
- •Требования к порядку обращения с ключами.
- •Порядок закрытия дела. Заверительная надпись дела.
- •2.Порядок работы с конфиденциальными документами.
- •Общие положения по архивному хранению конфиденциальных документов.
- •2.Порядок обращения с конфиденциальными документами.
- •Экспертиза ценности конфиденциальных документов. Периодичность экспертизы.
- •Назначение, виды и принципы проверок наличия конфиденциальных документов.
- •2. Проверка правильности проставления регистрационных данных конфиденциальных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек).
- •Проверки правильности проставления отметок о движении конфиденциальных документов, дел и носителей.
- •Что отражается в протоколе по результатам экспертизы документов. Порядок оформления протокола.
- •2. Проверка правильности проставления регистрационных данных конфиденциальных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек).
- •Подготовка конфиденциальных дел для архивного хранения. Порядок изъятия из дел документов, подлежащих перешивке в другие дела.
- •Проверка правильности проставления отметок о движении конфиденциальных документов, дел и носителей.
- •1.Порядок составления номенклатур конфиденциальных дел.
- •2.Квартальные проверки фактического наличия конфиденциальных носителей и документов.
- •Порядок присвоения грифа конфиденциальности номенклатур дел. Место регистрации номенклатуры, что включается в номенклатуру дел.
- •2.Годовая проверка наличия конфиденциальных дел, документов выделенного хранения и учетных журналов (картотек).
- •Назначение “Дела”, Что включает заголовок дела.
- •2.Нерегламентные проверки наличия конфиденциальных носителей,
- •1. Что включает дело с планами и отчетами.
- •2.Ответственность за разглашение конфиденциальной информации.
- •2.Состав и обязанности комиссии по проведению служебного расследования.
- •Порядок изъятия документа из дела.
- •Права членов комиссии по проведению служебного расследования.
- •Порядок оформления конфиденциального дела.
- •Итоговые документы по результатам проведения служебного расследования.
- •1.Порядок оформления описи документов в деле.
- •2.Требования по размещению помещения конфиденциального делопроизводства.
- •Порядок выдачи дела должностным лицам.
- •2.Требования к инженерной укрепленности помещения конфиденциального делопроизводства.
- •Порядок закрытия дела. Заверительная надпись дела.
- •2.Требования к хранению документов в помещении.
Подготовка конфиденциальных дел для архивного хранения. Порядок изъятия из дел документов, подлежащих перешивке в другие дела.
В соответствии с протоколом заседания ПДЭК сотрудниками подразделения конфиденциального делопроизводства производится частичное переформирование и дооформление соответствующих дел и документов выделенного хранения путем изъятия из дел документов, подлежащих перешивке в другие дела, и подшивка их в эти дела в следующем порядке:
указание в описях документов дел, из которых изъяты документы, их нового местонахождения;
помещение в дела, из которых изъяты документы справок-заместителей на место изъятых документов;
перенумерация листов перешитых документов в делах, в которые они помещены;
внесение вшитых документов в описи документов дел-адресатов;
исправление количества листов в заверительной надписи дел, на обложках дел и в номенклатуре.
В случае резолюции на уничтожение в соответствии с протоколом производится изъятие из дел документов, подлежащих уничтожению с размещением на их место справок заместителей.
В случае снятия грифа конфиденциальности производится:
- на документе осуществляется зачеркивание грифа конфиденциальности с проставлением даты и номера протокола заседания ПДЭК, заверить зачеркивание подписью должностного лица, выполнившего это действие. Аналогичные действия выполняются при необходимости для документов выделенного хранения подшитых в дела и подлежащих рассекречиванию;
- зачеркивание грифа конфиденциальности в описях документов дела, номенклатуре и журнале учета документов выделенного хранения. Гриф конфиденциальности зачеркивается без ссылки на протокол заседания ПДЭК;
- изъятие из дела документа, с которых снят гриф конфиденциальности, далее осуществляется передача его в составе таковых по акту в службу открытого делопроизводства с отметкой в описях документов дел и помещением на их места в дела справок-заместителей.
Передача полностью рассекреченных дел и документов выделенного хранения в службу открытого делопроизводства осуществляется по акту с отметкой в графе 9 номенклатуры дел или в графах 8-10 журнала учета документов выделенного хранения.
Изъятие из дел документов должно сопровождаться корректировкой заголовков, сроков хранения и номеров статей по перечню на обложках дел и в номенклатуре (на обложках дел дополнительно - крайних дат документов);
Во всех случаях (при необходимости) на обложках документов выделенного хранения производится проставление новых сроков хранения и номеров статей перечня.
Если срок хранения дел и документов выделенного хранения установлен не перечнем, а ПДЭК, то вместо статей перечня проставляется отметка ПДЭК.
После изъятия из дел документов листы дела не перенумеровываются. На обложках дел и в номенклатуре рядом с количеством проставленных листов в скобках указывается количество листов, оставшихся в деле. В заверительной надписи дела под прежней надписью пишется: (прописью) листов изъято согласно записям в описи дела с проставлением подписи, инициалов, фамилии лица, произведшего запись, и даты.
На дела и документы выделенного хранения, отобранные на архивное хранение, составляются раздельные по видам тайны описи. Описи дел и документов постоянного срока хранения имеют следующую форму.