- •Порядок составления номенклатур конфиденциальных дел.
- •Подготовка конфиденциальных дел для архивного хранения. Порядок изъятия из дел документов, подлежащих перешивке в другие дела.
- •Порядок присвоения грифа конфиденциальности номенклатур дел. Место регистрации номенклатуры, что включается в номенклатуру дел.
- •2.Порядок изъятия из дел документов, подлежащих уничтожению.
- •Назначение “Дела”, Что включает заголовок дела.
- •Порядок оформления описи документов, отобранных для архивного хранения.
- •1.Что включает дело с перепиской.
- •2.Подготовка конфиденциальных дел и документов для уничтожения.
- •Что включает дело с планами и отчетами.
- •2.Требования по размещению помещения конфиденциального делопроизводства.
- •2.Требования к инженерной укрепленности помещения конфиденциального делопроизводства.
- •2.Требования к хранению документов в помещении.
- •Порядок оформления конфиденциального дела.
- •Требования к сигнализации в помещении конфиденциального делопроизводства.
- •Порядок оформления описи документов в деле.
- •Требования к наличию технических средств защиты информации.
- •Порядок выдачи дела должностным лицам.
- •Требования к порядку обращения с ключами.
- •Порядок закрытия дела. Заверительная надпись дела.
- •2.Порядок работы с конфиденциальными документами.
- •Общие положения по архивному хранению конфиденциальных документов.
- •2.Порядок обращения с конфиденциальными документами.
- •Экспертиза ценности конфиденциальных документов. Периодичность экспертизы.
- •Назначение, виды и принципы проверок наличия конфиденциальных документов.
- •2. Проверка правильности проставления регистрационных данных конфиденциальных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек).
- •Проверки правильности проставления отметок о движении конфиденциальных документов, дел и носителей.
- •Что отражается в протоколе по результатам экспертизы документов. Порядок оформления протокола.
- •2. Проверка правильности проставления регистрационных данных конфиденциальных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек).
- •Подготовка конфиденциальных дел для архивного хранения. Порядок изъятия из дел документов, подлежащих перешивке в другие дела.
- •Проверка правильности проставления отметок о движении конфиденциальных документов, дел и носителей.
- •1.Порядок составления номенклатур конфиденциальных дел.
- •2.Квартальные проверки фактического наличия конфиденциальных носителей и документов.
- •Порядок присвоения грифа конфиденциальности номенклатур дел. Место регистрации номенклатуры, что включается в номенклатуру дел.
- •2.Годовая проверка наличия конфиденциальных дел, документов выделенного хранения и учетных журналов (картотек).
- •Назначение “Дела”, Что включает заголовок дела.
- •2.Нерегламентные проверки наличия конфиденциальных носителей,
- •1. Что включает дело с планами и отчетами.
- •2.Ответственность за разглашение конфиденциальной информации.
- •2.Состав и обязанности комиссии по проведению служебного расследования.
- •Порядок изъятия документа из дела.
- •Права членов комиссии по проведению служебного расследования.
- •Порядок оформления конфиденциального дела.
- •Итоговые документы по результатам проведения служебного расследования.
- •1.Порядок оформления описи документов в деле.
- •2.Требования по размещению помещения конфиденциального делопроизводства.
- •Порядок выдачи дела должностным лицам.
- •2.Требования к инженерной укрепленности помещения конфиденциального делопроизводства.
- •Порядок закрытия дела. Заверительная надпись дела.
- •2.Требования к хранению документов в помещении.
2.Порядок обращения с конфиденциальными документами.
На каждом предприятии должен быть установлен строгий порядок обращения с конфиденциальными документами, который является составной частью внутриобъектового режима и направлен на обеспечение сохранности конфиденциальных документов и предотвращение утечки содержащейся в них информации.
Выдача (передача) конфиденциальных документов может производиться только исполнителям (пользователям), имеющим санкционированный доступ к этим документам, и только под подпись в учетных формах или взамен разовой расписки.
Выдача документов исполнителям и их возврат осуществляются в течение одного рабочего дня, но если исполнители работают с конфиденциальными документами в своих служебных комнатах, то документы (кроме дел) допускается выдавать им как на один рабочий день, так и на все время, необходимое для работы с ними. В последнем случае, помимо сейфа и номерной печати, исполнителю выдаются под подпись в лицевом счете специальный портфель (кейс), имеющий устройство для опечатывания, и форма "Описи документов, находящихся у исполнителя", в которую исполнитель должен вносить каждый документ в момент получения и вычеркивать после передачи в подразделение конфиденциального делопроизводства. Опись может иметь следующие графы:
Опись предназначена для осуществления самоконтроля за наличием документов. С этой целью перед сдачей спецпортфеля с документами в подразделение конфиденциального делопроизводства исполнитель должен проверить наличие находящихся у него документов и их соответствие описи. При отсутствии каких-либо документов или части их немедленно ставится в известность подразделение конфиденциального делопроизводства и организуется их поиск. После проверки документы вместе с описью помещаются в спецпортфель, который опечатывается личной печатью исполнителя и передается в подразделение конфиденциального делопроизводства. Не допускается хранить в спецпортфеле открытые документы, если они не являются приложением к конфиденциальным документам.
Спецпортфели могут храниться у исполнителей только в течение рабочего дня. Их получение и возврат производятся в обмен на специально заготовленную расписку (жетон), удостоверение или пропуск сотрудника. При наличии большого числа исполнителей, работающих с конфиденциальными документами, на специальную расписку может наклеиваться фотокарточка исполнителя. При приеме-передаче спецпортфеля необходимо проверять соответствие номера и четкость оттиска печати.
Должностные лица, которым разрешено в нерабочее время хранить конфиденциальные документы в личных сейфах при условии подключения сейфов к охранной сигнализации, по окончании рабочего дня помещают документы в сейф, опечатывают его и сдают под охрану по специальному журналу, ведущемуся службой охраны. По завершении работы с документами исполнители должны своевременно возвращать их в подразделение конфиденциального делопроизводства.
При увольнении, перед уходом в отпуск, отъездом в командировку исполнители сдают в подразделение конфиденциального делопроизводства все хранящиеся в их слецпортфелях конфиденциальные документы.
Рабочее место исполнителя должно быть организовано таким образом, чтобы исключалось обозрение (в том числе и через окна) находящихся из столе конфиденциальных документов лицами, не имеющими к ним отношения.
На столе должны быть только те конфиденциальные документы, с которыми осуществляется работа. Все остальные должны находиться в сейфе, закрытом на ключ. Не разрешается хранение конфиденциальных документов в ящиках столов и других не предназначенных для этого местах. При выходе исполнителя в течение рабочего дня из служебной комнаты документы убираются в сейф, который опечатывается личной печатью. При выходе из комнаты всех исполнителей дверь комнаты должна быть закрыта на ключ.
Крупноформатные конфиденциальные документы на чертежных досках (кульманах) на время отсутствия исполнителя должны закрываться специальными защитными чехлами, опечатываемыми его печатью.
Подразделение конфиденциального делопроизводства обязано осуществлять периодический контроль за порядком хранения документов в служебных комнатах исполнителей и обращения с ними.
Нарушения порядка обращения с конфиденциальными документами целесообразно учитывать с целью последующего анализа и принятия мер по их предотвращению. Учет может осуществляться в карточке (журнале), имеющей следующие графы:
О серьезных нарушениях, которые привели или могли привести к утрате документов или утечке содержащейся в них информации, подразделение конфиденциального делопроизводства должно докладывать руководителю предприятия и вносить предложения об отстранении от работы с конфиденциальными документами или привлечении к ответственности виновных лиц.
При смене или временном отсутствии руководителя и сотрудников Подразделения конфиденциального делопроизводства передача документов вмещающим их лицам производится по актам или распискам с обязательной проверкой фактического наличия передаваемых документов.
Билет 13