2. Специфика организаторской деятельности на внутрифирменном уровне
Проблема распределения функций и конкретных задач между работниками всех уровней не так проста, как может показаться начинающим менеджерам. Еще более важно для руководителя формализовать перечень должностных обязанностей и документально «закрепить» их за каждым сотрудником. Совершенные по форме, стилю и содержанию, написанные и утвержденные «пером» уставы, положения, инструкции и типовые образцы документов позволяют организации рассчитывать на успех в противовес тем «бизнесменам», которые привыкли управлять подчиненными «на пальцах» и «с колес».
Должностные (функциональные) обязанности любого руководителя или специалиста — это формализованный документ, как правило, состоящий из трех частей (разделов).
В первой (вводной) части должностной инструкции обычно содержится информация о том, кому подчинен данный сотрудник, а также для какой категории персонала и по каким вопросам он является начальником. Здесь могут быть указаны его полномочия по отношению к подчиненным.
Во второй (основной) части перечисляются непосредственные обязанности сотрудника, т.е. функции и задачи, за выполнение которых он прямо или косвенно отвечает.
В качестве примера перечислим типовые обязанности некоторых должностных лиц.
Обязанности директора компании:
- организовывать и координировать деятельность аппарата управления, обеспечивать эффективную работу всех подразделений компании;
- обеспечивать соблюдение законодательства Российской Федерации и норм международного права;
- организовывать своевременное и эффективное выполнение решений вышестоящих органов управления;
- организовывать и контролировать выполнение производственного плана, заключенных договоров и иных соглашений;
- создавать условия для производительного и безопасного труда, развития персонала, формирования благоприятного психологического климата в коллективе и системы коммуникаций с внешней средой;
- осуществлять представительские функции во взаимоотношениях с внешней средой (органы законодательной, исполнительной и судебной власти, партнеры, клиенты, конкуренты и пр.);
- организовывать учет в компании и представлять отчетность соответствующим органам в порядке, определенном действующим законодательством и уставными документами компании.
Обязанности заместителя директора по производству:
- согласовывать свои действия с целями и задачами компании;
- организовывать и контролировать выпуск продукции основными подразделениями и службами предприятия;
- обеспечивать внедрение в производство прогрессивных методов и систем планирования и организации производства;
- организовывать и лично контролировать работу цехов (участков, лабораторий), осваивающих новые технологии и/или выпускающих новые изделия;
- обеспечивать соблюдение утвержденных стандартов и технических условий, внедрение современных методов и средств измерений и испытаний при производстве продукции, а также контроль их состояния и порядка использования;
- внедрять в практику работы основных подразделений и служб предприятия новейшие системы организации и планирования производства, создавать условия для высокопроизводительного труда персонала;
- обеспечивать соблюдение трудового законодательства, правил и норм охраны труда, техники безопасности, промышленной санитарии.
Обязанности заместителя директора по маркетингу:
- согласовывать свои действия с целями и задачами компании;
- планировать, организовывать и проводить составом маркетинговой службы (отдела) комплексные исследования, связанные с изучением рыночной конъюнктуры и потребительского спроса на продукцию компании;
- организовывать и совершенствовать:
• систему стимулирования и сбыта продукции;
• работу сервисных центров по эксплуатации, ремонту и техническому обслуживанию выпускаемой продукции;
• долгосрочное, среднесрочное и оперативное планирование маркетингового комплекса и конкретных программ;
• систему сбора, систематизации, анализа и обобщения маркетинговой информации;
• создание баз данных по маркетингу (макро- и микросреда компании);
• участие компании в специализированных международных, национальных, региональных и отраслевых мероприятиях (выставки, ярмарки, юбилеи);
• работу посреднических фирм в области продвижения и сбыта продукции предприятия;
- разрабатывать предложения по формированию и совершенствованию фирменного стиля, проведению специальных акций с использованием новейших рекламных приемов и средств (TV, радио, печать, Интернет, наружная реклама, прямой маркетинг);
- разрабатывать предложения и рекомендации по номенклатуре, количеству и ассортименту производимой продукции на основе изучения текущего спроса и предложения, а также прогнозирования изменений на внутренних и внешних рынках (Перечень функциональных обязанностей должностных лиц составлен с использованием учебного пособия Э. А. Смирнова «Теория организации». С. 226-229.).
В третьей (заключительной) части обычно содержатся пункты, отражающие специфику функционирования предприятия, управления, а также конкретные ситуации, в которых должностному лицу предписаны определенные действия (например, заместителю директора — исполнение прямых обязанностей директора или совмещение обязанностей в связи с отпуском или командировкой одного из представителей администрации).