21) Типовая структура должностной инструкции

Должностная инструкция состоит из следующих разделов:

- Должностные обязанности и полномочия;

- Квалификационные требования;

- Ответственность.

Раздел "Должностные обязанности и полномочия"

В разделе определяются сфера деятельности государственного служащего, его основные должностные обязанности и направления работы, а также предоставляемые для их исполнения полномочия.

Раздел "Квалификационные требования"

В разделе устанавливаются квалификационные требования по соответствующей должности государственного служащего в соответствии с Законом города Москвы "О государственной службе города Москвы", а также нормативными правовыми актами города Москвы по уровню профессионального образования, специализации, стажу государственной службы или опыту работы по специальности в зависимости от группы государственных должностей государственной службы города Москвы, к которым относится соответствующая должность.

Раздел "Ответственность"

В разделе определяются подчиненность, взаимозаменяемость на период временного отсутствия государственного служащего, а также его ответственность за несоблюдение должностных обязанностей.

22) Общие требования к документам и службам документационного обеспечения распространяются на все системы документации органов государственного управления Союза ССР, союзных и автономных республик, суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии

Общие требования к документам и службам документационного обеспечения являются нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работ службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств

Общие требования разработаны в соответствии с законами СССР и союзных республик, устанавливающими порядок организации и деятельности государственного аппарата, актами высших органов государственного управления по вопросам принятия и оформления управленческих решений, осуществления контроля за исполнением документов, совершенствования методов управления и организационных структур и их информационного обеспечения, государственными стандартами в области документации и автоматизированной обработки информации с учетом опыта практического использования унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов технико-экономической информации.

Единые требования ко всем системам документации внедряются путем издания государственных, республиканских и отраслевых стандартов и инструкций по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности, учитывающих специфику республики (отрасли), а также отраслевых унифицированных систем документации, типовых номенклатур дел, типовых перечней документов с указанием сроков их хранения.

23) Язык делового письма сложился в сфере управления в последние 100—150 лет. Его определяют как официально-деловой.

Основными чертами официально-делового стиля считаются:

• нейтральный тон изложения;

• лаконичность и краткость текста;

• точность, ясность выражения мысли.

Нейтральный тон изложения является нормой официального делового языка, поскольку управленческая информация, официальная по своему характеру, сводит субъективный (личностный) момент в текстах документов к минимуму.

Лаконичность изложения текста письма достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.

Особые требования при изложении текста предъявляются в отношении точности, ясности выражения мысли.

Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, приведенного в документе, и автором текста, и его адресатом.

Требование точности изложения достигается употреблением специальной (отраслевой) терминологии, использованием устойчивых языковых формул, сочетаемостью слов в предложении, использованием уточнений, дополнений, вводных слов и т. д.

Деловой язык документа, кроме сказанного выше, характерен рядом других особенностей.

В письме, например, не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Следует писать: не сего года, а этого года (текущего года). Использование новых слов (неологизмов) и заимствованных слов должно быть оправданным. Слова типа «санирование» вместо «оздоровление», «пролонгировать» вместо «продлить» еще не получили права на широкое употребление.

Особенностью делового языка является употребление слов с «универсальным» значением, таких как, например, «слабо», «недостаточно». Приведем типичный случай их применения: «До настоящего времени подготовка к зимнему сезону ведется слабо (недостаточно)»

Специфической особенностью делового языка является ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами. Например:

руководство — брать на себя, возлагать, осуществлять, отстранять от, подменять, укреплять и т. д.

Особенностью делового стиля является также широкое употребление в текстах устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов (формул). Например:

«В подтверждение нашей договоренности...», «Напоминаем Вам, что... <...> Ваша задолженность по оплате составляет...».

Языковые формулы, отражая устойчивые элементы делового языка, обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.