5) Докладная записка

Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и

внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Служебная записка

В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа как «Служебная записка». Однако данный вид документа широко используется в управленческой практике. В связи с чем предлагаем оформлять «Служебную записку» в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» в целях единства оформления управленческой документации.

Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне,то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же, как и докладные.

6) Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.

Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.

Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.

Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п.

Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.

Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Претензионное (рекламационное) письмо – деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.

Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.

Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.

Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

7) Коммерческое предложение или оферта (Прил.12) посылается в случае, когда продавец желает сообщить покупателю о возможности заключить сделку на определенных условиях. Оферта также может посылаться как ответ на запрос. Существует два вида оферт: свободная и твердая . Свободная оферта - предложение, рассылаемое как правило сразу многим потенциальным покупателям и не влекущее за собой какого-либо обязательства со стороны продавца. Твердая оферта, напротив, подразумевает обязательство продавца поставить предлагаемую партию товара на тех условиях, которые указаны в письме. Твердая оферта обычно посылается с условием ответа в течение определенного времени. Оферта как правило несет в себе следующую информацию: количество товара, качество товара, упаковка, цена, сроки поставки, условия платежа, срок действия оферты и т.д.

8)

9) Акцепт — письмо, выражающее согласие заключить договор. Такие письма широко используются в прямой почтовой рекламе, а также на выставках и презентациях. Рекламное письмо может быть написано и в дружеском, и в деловом, и в авторитарно-повелительном стиле.

10) Шаг №1: Необходимо получить весь ранее изданный материал по продукту.

Шаг №2: Задайте вопросы о продукте.

Шаг №3: Задайте вопросы о целевой аудитории.

Шаг №4: Определение цели продажного письма.

11) К договорно-правовой документации относятся, прежде всего, договора, различные коммерческие акты, доверенности.

Под договором понимается - правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

В современном законодательстве договор выступает в качестве основного документа, устанавливающего разнообразные связи и экономические отношения между гражданами, гражданами и организациями и между организациями. Законом установлено, что договоры составляются при документировании сделок купли-продажи, оформлении отношений аренды, поручительства, поставки продукции, ценообразования, распределения прибыли, взаимоотношений субъектов предпринимательской деятельности, а также как учредительный документ при образовании некоторых форм предприятий (акционерные общества и др.).

Цель, с которой заключается договор, составляет предмет сделки, взаимные права и обязанности сторон — его условия, совокупность условий — его содержание.

Общеизвестна роль договора как универсального регулятора хозяйственных связей, всеобъемлющего инструмента коммерции, хозяйственной деятельности. С другой стороны, договор между конкретными сторонами позволяет улавливать и упорядочивать их тончайшие взаимоотношения, избавляя законодателя от этой непосильной и ненужной функции.

Поэтому Гражданский кодекс дает лишь общую характеристику договоров и перечень основных условий, оставляя сторонам возможность сколь угодно конкретизировать, расширять положения, включаемые в каждый конкретный договор. Такую же свободу должны предоставлять и корпоративные нормативные акты.

Закон наделяет организации правом самостоятельно выбирать контрагентов и совершать от своего имени действия, имеющие юридическую силу при выработке и реализации обязательств по договорам.

Структура и реквизиты договора

Следует иметь четкое представление об основных реквизитах договора. К реквизитам договора обычно относят название договора (заголовок), дату и место его составления.

Название договора указывает на юридическую сущность составленного документа (например: «Договор аренды здания»).

Возможным вариантом является указание только слова «договор» в начале документа.

Дата составления договора является необходимым реквизитом, во многих случаях позволяющим определить начало течения сроков по договору, особенно для договоров, вступающих в силу с даты подписания.

12) Должностная инструкция устанавливает организационно-правовое положение работника и имеет следующую структуру содержательной части: Общие положения; Функции; Должностные обязанности; Права; Ответственность; Взаимоотношения (связи по должности). Инструкция составляется руководителем структурной части подразделения (бюро, группы, участка), подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается, как правило, одним из руководителей организации, курирующим подразделение.

13)

14) Так, при заключении трудового договора в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса РФ лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

15) По форме носителей

устный приказ — подзаконный акт управления, содержащийся в устном волевом распоряжении руководителя;

письменный приказ — подзаконный нормативный акт управления, изложенный письменно в установленной форме.

По содержанию и способу контроля

нормативный приказ — вводит в действие общие инструкции, функциональные обязанности и т. д.;

индивидуальный (ненормативный) приказ — ставит задачу по выполнению определенных индивидуальных действий, должен быть выполнен точно и в срок с представлением доклада о его выполнении начальнику, отдавшему приказ.

16)

17) Содержание ч.1 ст.131 ГПК РФ в комментариях и пояснениях не нуждается: исковое заявление должно быть подано в письменной форме.

Что касается ч.2 ст.131 ГПК РФ, то здесь законодатель привел подробнейший перечень критериев, которым исковое заявление должно соответствовать.

В п.1 ч.2 ст.131 ГПК РФ законодатель накладывает на заявителя обязанность указывать наименование суда, в который подается заявление.

В тексте искового заявления также обязательно должны быть указаны реквизиты истца, ответчика, третьих лиц и прочих сторон, которые должны участвовать в судебном разбирательстве, что предусмотрено п.2 и п.3 ч.2 ст.131 ГПК РФ.

Также не следует забывать о том, ради чего, собственно, вы и решились на подачу в суд искового заявления, а именно — о сути вашего иска.

Что касается соблюдения требований п.7 ч.2 ст.131 ГПК РФ, то с этим проблем быть не должно: досудебный диалог с ответчиком постепенно становится правилом хорошего тона даже в тех случаях, когда он не обязателен.

В п.8 ч.2 ст.131 ГПК РФ законодатель предусмотрел обязанность истца привести перечень прилагаемых к заявлению документов, на в ст.132 ГПК РФ законодатель уточнил, какие именно документы необходимо приложить.

18) К документам, содержащим конфиденциальную информацию, коммерческую тайну, относятся все документы, содержащие информацию, касающуюся деятельности компании, кроме общедоступных публичных материалов. О том, что документ является общедоступным, должно быть указано в каком-либо регламентирующем документе компании. В противном случае документ считается конфиденциальным.

19) Автобиография – это документ личного характера, который создается человеком самостоятельно.

Доверенность – это документ личного характера, который содержит в себе поручение кому–либо определенных действий.

Заявление

Объяснительная записка – один из видов деловой переписки внутри компании.

Расписка – это документ личного характера, подтверждающий какое-то конкретное произведенное действие.

20) Вид документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. Перечень некоторых видов документов приведен в приложении.

Письмо - основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами. Письмо - основа управленческих коммуникаций.

Письмо должно быть однопредметным, т.е. затрагивать один вопрос. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, целесообразно составлять отдельное письмо по каждому из них.

Оптимальный объем текста - 1-2 страницы формата А4. При объеме текста более одной страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа.

При составлении и оформлении письма используются следующие реквизиты:

постоянные реквизиты бланка письма:

эмблема (03);

наименование организации (06);

справочные данные (07);

код ОКПО (04);

переменные реквизиты бланка письма:

дата (09);

регистрационный номер (10);

ссылка на регистрационный номер и дату документа (11)1;

адресат (14);

заголовок (17);

текст (19);

отметка о наличии приложения (20)2;

подпись (21);

отметка об исполнителе (26)