46. Довідка — це документ інформаційного характеру, що опи­сує, підтверджує та встановлює факти, події.

Довідки можуть бути службового і особистого характеру.

Довідка службового характеру складається на запит або за вказівкою вищих органів чи службової особи. Довідка, що ви­дається службовій особі, підписується виконавцем, а та, що на­правляється до вищих органів — керівником організації, або особою, яка виконує його обов´язки.

Довідка, що видається за межі організації, оформляється на бланку і містить у собі такі реквізити: вид документа; адресат; дата; заголовок до тексту; текст; підпис, місце укладання. Внут­рішня довідка оформляється на внутрішньому бланку або на чистому аркуші.

Довідки особистого характеру оформляються на бланках або на чистих аркушах і мають такі реквізити: вид документа; індекс; дата; текст; підпис; печатка. У тексті зазначається назва устано­ви, якій видається довідка. Доцільно починати текст довідки з подання в називному відмінку прізвища, імені та по-батькові осо­би, про яку подаються відомості. Не рекомендується вживати ар­хаїчні звороти типу "цим повідомляємо", "дійсно працює" тощо.

Оскільки текст довідки, як правило, типовий, треба корис­туватися трафаретними бланками, в яких від руки заповнюють­ся лише окремі частини реквізитів.

В організаціях частіше всього складаються довідки, що підтверджують роботу або оплату праці співробітників. У них вказуються спеціальність, посада, кваліфікація, час роботи і розмір заробітної плати.

Одним із видів довідки є довідка, яка складається по запиту керівництва і містить інформацію на виробничу тематику. Вони складають­ся у двох примірниках, один із яких направляється адресату, а другий — залишається у справі підрозділу, який склав цей доку­мент.

При наявності у довідці повідомлень фінансового характе­ру вона підписується керівником і головним бухгалтером, а їх підписи завіряються печаткою організації.

Дата або період часу, до якого відносяться приведені у довідці інформаційні матеріали, включаються у заголовок до тексту: "За станом на 10.09.01 р.", "За період з 10.08.01р. по 30.09.99 p.".

47. Протокол та його реквізити. Зразок Протокол – це документ, в якому фіксується хід об­говорення питань і рішення, прийняті колегіальними органами на зборах, нарадах, конференціях тощо.Це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від підлеглих виконання доручених їм завдань, видавати розпорядчі документи.

За обсягом протоколи можуть бути:

- стислими – містять лише назви обговорених пи­тань та рішення з цих питань; рубрики «Слухали» та «Ухвалили»;

- повними –рубрики «Слухали», «Виступили», «Ухвалили»;

- стенографічними – дослівно фіксуються виступи, запитання, зауваження, рішення, пропозиції тощо.

Протоколи складаються з таких реквізитів:

1. Назва документа.

2. Номер.

3. Назва колегіального органу із зазначенням харак­теру його роботи (загальні збори, виробнича нара­да, засідання кафедри тощо).

4. Назва підприємства, організації.

5. Дата й місце проведення зборів.

6. Кількісний склад учасників (якщо учасників бага­то, то вказується кількість присутніх і до протоколу додається реєстраційний лист).

7. Посади, прізвища й ініціали керівників зборів, на­ради тощо (голови, секретаря, членів президії).

8. Порядок денний (питання можуть формулюватися в називному відмінку).

9. Текст.

10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кіль­кості сторінок.

11. Підписи керівників зборів, наради (голови й секре­таря).

Витяг з протоколу – один з наймасовіших видів документів, який є частиною протоколу. Він надсилається чи передається окремим особам або підприємствам (на їхню вимогу) і містить: номер відповідного документа, назву органу, засідання, наради, а також дату, порядок денний і текст з одного чи декількох питань, що розглядалися.

Реквізити витягу з протоколу:

1. Назва виду документа.

2. Номер протоколу.

3. Заголовок протоколу.

4. Дата протоколу.

5. Текст витягу.

6. Дата видачі витягу з протоколу.

7. Підписи секретаря та голови засідання.

8. Печатка.

48. Етика службового листування має непересічне значення для ефективної підприємницької діяльності, встановлення ділових контактів з потенційними партнерами (особливо іноземними). Активне і корисне ділове спілкування можливе за умови дотримання напрацьованих людством канонів службового листування.

1. Для службового листування рекомендується використовувати фірмові бланки з емблемою (товарним знаком) фірми, її повною назвою, поштовою і телеграфною адресою, телефонами, факсом, банківськими реквізитами.

2. Службові листи готують і надсилають у вигляді машинопису на одному (лицьовому) боці аркуша через півтора-два інтервали. Абзаци мають починатися з нового рядка з відступом п’яти знаків від лівого поля. Краще уникати переносу слів. Крім першої, всі інші сторінки тексту службового листа мають бути пронумеровані арабськими цифрами.

3. Перший службовий лист своєму потенційному партнерові варто почати з репрезентування своєї фірми і основного напрямку її діяльності. Ще краще це можна зробити, надіславши партнерові проспект або буклет з докладною інформацією про фірму. Текст такого інформаційного матеріалу готується або державною мовою потенційного партнера, або англійською мовою.

4. Будь-який службовий лист треба закінчувати словами подяки за співробітництво або висловлювати сподівання на таку можливість, а також загальноприйнятими формулами: “Щиро Ваш”, “З повагою” тощо. Підпис ставлять на правому боці аркуша під заключними формулами ввічливості. Прізвище автора листа розміщується під його власним підписом.

5. Дозволяється користуватися стандартними конвертами для між народних поштових відправлень. Проте достатньо солідні фірми мають власні конверти, на яких у скороченому вигляді відтворюються реквізити фірмового бланка. Це не лише підвищує престиж фірми, а й звільняє від необхідності повідомляти зворотну адресу.

6. Ділові контакти все ширше здійснюються через використання факсимільного зв’язку (факсу), тобто набагато швидшого способу передачі інформації, який набуває все більшого розвитку в Україні.

.49. Реквізити листа та їх оформлення

Як правило, службовий лист друкується на виготовленому друкарським способом бланку, де є такі реквізити:

1. Герб, зображення нагород, емблема (якщо є).

2. Назва міністерства чи відомства.

3. Назва установи, організації, підприємства.

4. Поштова адреса, номер телефону, електронна адреса, факс, номер рахунка в банку.

5. Індекс, дата посилання на номер і дата документа, на який дається відповідь.

Залежно від насичення логічними елементами листи можуть бути простими та складними. Прості листи містять тільки висновки. Якщо додати до простого листа коротке мотивування, то лист класифікується як складний.

Усі ділові листи за функціональними ознаками поділяються на такі, що вимагають листа-відповіді, й такі, що не вимагають. Серед перших розрізняють листи-прохання, листи-звертання, листи-пропозиції, листи-запити, листи-вимоги. Серед тих, що не вимагають відповіді, – рекомендаційний лист, листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження, листи-відмови, супровідні листи, листи-повідомлення, гарантійні листи, інформаційні листи, листи-розпорядження.

Адресат вказується на самому початку, перед текстом. Назва установи та структурного підрозділу пишеться в давальному відмінку; адреса одержувача повинна бути повною й точною.

Якщо автор, під час написання листа, пропустив якусь інформацію, то її можна оформити за допомогою постскриптуму (після написаного), тобто дописати до листа, зробивши позначку – Р.S. (Роst scriptum) або PPS (Post post scriptum), якщо таких додатків декілька. Якщо в тексті листа є місце, яке слід виділити або звернути на нього особливу увагу, то ставиться позначка “нотабене” – NB (Nota bene), що означає “зверни особливу увагу”.

У діловій кореспонденції функціонують різні типи листів. Серед них найчастіше вживаними є: лист-запит, лист-прохання, лист-відповідь, гарантійний лист, супровідний лист.

супровідного листа є дієслова: направляю(ємо), надсилаю(ємо), повертаю(ємо), представляю(ємо), що розпочинають текст листа.

51. Доручення — письмове повідомлення, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати певні юридичні чинності або отримувати матеріальні цінності.

Доручення видаються на розпорядження майном, отримання грошових і матеріальних цінностей. Вони поділяються на особисті та офіційні.

Особисті доручення видаються окремими особами, які передають свої права іншим особамм (право на отримання заробітної плати, поштового переказу та ін.). Обов'язковою умовою правомірності особистого доручення є наявність підпису службової особи й печатка установи, підприємства, що засвідчує підпис довірителя (доручення, які видаються студентам, можуть засвідчуватись навчальним закладом).

В офіційному дорученні обов'язково зазначаються (реквізити):

• Назва організації, яка видає доручення.

• Номер доручення й дата видання.

• Посада, прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видано доручення.

• Назва організації чи підприємства, від якого повинні бути отримані матеріальні цінності.

• Перелік цінностей із вказівкою на їх кількість і суму.

• Строк дії доручення.

• Зразок підпису особи, якій видано доручення.

• Назва документа, що посвідчує особу отримувача цінностей (паспорт, посвідчення).

• Підписи службових осіб, які видали доручення.

• Печатка організації, що видала доручення.

52. Розписка — це документ, який підтверджує передачу й одержання грошей, матеріальних цінностей, документів тощо від установи чи приватної особи.

Розписки можуть бути приватними й службовими та повинні містити такі реквізити:

1. Назва документа.

2. Текст.

3. Дата.

4. Підпис.

5. Засвідчення (за необхідності).

Текст приватної розписки має містити такі відомості:

• Прізвище, ім’я, по батькові (повністю) того, хто дає розписку й підтверджує отримання (за необхідності вказується назва документа, що підтверджує особу отримувача, та його вихідні дані).

• Прізвище, ім’я, по батькові (повністю) того, кому дається розписка (за необхідності вказується назва документа, що підтверджує його особу, та його вихідні дані).

• Конкретні дані (найменування, кількість, стан, термін тощо) матеріальних цінностей, що передаються. Кількість, вартість вказуються цифрами й словами.

• Засвідчення підпису особи, яка дає розписку, за необхідності засвідчується посадовою особою установи, де вона працює, за місцем проживання чи нотаріальною конторою.

У тексті службової розписки вказуються посади осіб, повні назви установ, які вони представляють, на підставі якого розпорядчого документа передано й отримано матеріальні чи грошові цінності.При необхідності в розписці вказуються прізвища свідків передачі цінностей з їх підписами.