10.История делопроизводства в России.

1) Приказное делопроизводство. На раннем этапе развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Становлению учреждений и системы делопроизводства в них предшествовал период возникновения и развития документирования, т.е. документационного оформления явлений частной и общественной жизни людей. Управленческие функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без сотрудников, либо с очень ограниченным штатом чиновников. Приказы формировались под практические потребности по разрешению отдельных вопросов государственного управления.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

- поступление документа на рассмотрение;

- подготовка дела к «докладу»;

- рассмотрение и решение дела;

- оформление документа, содержащего решение.

Видовой состав документов приказного делопроизводства не был особенно разнообразным, все существовавшие в тот период документы группируются в несколько основных видов: грамоты, приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей.

2) Коллежское делопроизводство. Отсутствие в приказном делопроизводстве установленного законом единообразного порядка, точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадное число учреждений, запутанность их взаимоотношений между собой и в управлении территориями побудили Правительство искать новые формы государственного устройства.

Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I в 1720 г. «Генеральный регламент» ввел систему делопроизводства, получившую название коллежской по названию типа учреждений. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллективный способ принятия решений присутствием коллегий.

В делопроизводстве появились совершенно новые названия документов: векселя, облигации, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция и др. Между собой коллегии переписывались промемориями, в подведомственные места направляли указы, получая от них рапорты.

3) Исполнительное (министерское) делопроизводство. «Общее учреждение министерств» от 21 июня 1811 г. стало основным законодательным актом, определившим организацию и порядок работы центральных учреждений более чем на век. Он четко установил «предмет ведения государственных дел» министерств. Им были определены единообразная структура министерств, должность министра, должность товарищ министра, порядок их взаимоотношений с другими учреждениями.

Весь процесс делопроизводства стал подразделяться на следующие этапы:

- порядок вступления дел;

- движение их, или собственно так называемое производство;

- отправление дел;

- ревизия;

- отчеты.

4) Делопроизводство в России в XX в. Современные российские технологии документационного обеспечения управления развивались постепенно, уходя корнями в традиции предшествующих периодов.

В 1931 г. был издан проект «Общих правил документации и документооборота». В нем был аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к тому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых.

В 1963 г. архивная служба выпустила «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет были руководящим материалом (единственным), способствовали упорядочению деятельности служб документации и архивов.

В 1966 г. в рамках архивной службы был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалась разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

Утвержденная в 1988 г. начальником Главного архивного управления «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации делопроизводства в нашей стране. Необходимо отметить, что при неоднократных переизданиях ГСДОУ редактировалась, актуализировалась, из нее изымались и добавлялись отдельные положения.

В конце 1980-х гг. государственным стандартом вводится технология централизованного контроля за составом создаваемых документов путем их внесения в табель форм, утверждаемый руководителем организации (министерства, ведомства), но ее практическое применение пока не стало повсеместным.

11.Пути совершенствования делопроизводства в современной России.

Однако происшедшие события 1917 года привели к полному слому государственного аппарата и зарождению принципиально новых устоев в сфере управления и делопроизводства в частности.

Фактически от власти были отстранены помещики, дворяне, купечество.

Для работы в советских учреждениях были привлечены люди (рабочие, солдаты и т.д.), не имеющие специального образования. Уровень документационного обеспечения управления понизился.

На своих местах оставались многие царские чиновники, саботировавшие новую власть.

Общественно-политическая и научная жизнь России 20-х гг. изобилует противоречиями.

С одной стороны, пресекается деятельность видных ученных, с другой - активно и успешно работает несколько вполне самостоятельных школ управленческой мысли (Гостев А.К., Керженцев П.М., Богданов А.А. и др.).

Организуются исследования в области управления, Научной Организации Труда (НОТ) и делопроизводства, выходят важные нормативно-методические документы в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ), создается целая сеть общественных организаций, институтов и лабораторий.

Для координации работы по НОТ в масштабах страны в декабре 1923г.

образован Совет НОТ, производства и управления, 1 января 1925г. - Оргстрой, в феврале 1926г. - Государственный институт техники управления (ИТУ). В1931г. ИТУ изданы «Общие правила документации и документооборота», где аккумулирован передовой практический опыт, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученных. Основным исполнительным органом должен стать секретариат. К сожалению, «Правила» не были доработаны по отзывам учреждений. ИТУ ликвидировали в 1932г.

Кабинетом стандартизации ИТУ разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др.

Стандартизовались материалы в делопроизводстве - бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.

В июле 1918г. сформированы центральные и местные органы статистики.

В декабре 1926г. проведена Всесоюзная перепись населения. В бухгалтерской документации широко используется опыт царской России и западноевропейских стран.

Конституция 1936г. существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов документов. Эти нововведения упростили и упорядочили процессы документирования в высших эшелонах власти.

Отсутствие единого методического центра по координированию работ в области и делопроизводства, разнобой в деятельности ведомств и организаций потребовали решения проблемы концентрации научных сил и организационного оформления. В 1941г. собирается первое межотраслевое совещание по оргтехнике. Однако практической реализации выдвинутой совещанием программы помешала Великая отечественная война.

Вопросы документационного обеспечения управления после окончания войны были оттеснены на второй план. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления произошло вначале 60-х гг.

Особенно остро отставание нашей страны по управлению выявилось в 80-90-е гг., когда теоретические разработки в области кибернетики, математической базы привели к внедрению развитых стран Запада управленческой деятельности новых технологий, к разработке концепции «безбумажного офиса». Но это не умаляет достижений отечественной науки в области управления.

В июне 1960г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и административно-управленческого аппарата.

В 1966г. учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

В 1988г. утверждена новая редакция Государственной системы документационного обеспечения управления (ГС ДОУ), созданы новые ГОСТы на управленческие документы и на унифицированные системы документации. Отсутствие стройной теории и четкой программы информатизации сдерживают решение прикладных вопросов.

Получившие весьма широкое распространение компьютерные программ подготовки документов имеют в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов

12.Особенности юридического языка.

Текст закона должен выразить непростые, нередко весьма сложные юридические понятия. Вместе с тем законы пишутся для людей. Вот и приходится законодателю, добиваясь максимальной строгости и точности юридических понятий, одновременно стремиться к доходчивости, простоте и ясности изложения.

Законы, иные нормативные акты имеют особый, юридический стиль изложения: они должны быть официально и терминологически строги, в них не должно быть художественной красивости, текст нормативного акта нельзя загружать декларативными положениями, лозунгами, призывами.

Язык закона - общелитературный язык, однако он имеет особенности, что позволяет условно говорить о "юридическом языке". Эти особенности - четкость, сжатость, определенность и точность мысли законодателя, повелительный, императивный характер изложения, специальная терминология.

Все эти особенности, во многом уникальные, свидетельствуют о том, что юридический стиль и юридический язык могут быть отнесены к общекультурным ценностям. Сжатые, повелительные и категорические формулировки призваны отразить и дыхание самой жизни, и сложное, искусное юридическое содержание и в то же время быть доходчивыми и убедительными.

Юридический язык, правовые формулы по самой своей сути преисполнены большой духовной силы, интеллектуальной красоты, и с этой стороны законы не только имеют регулятивно-охранительное значение, но и могут обогатить духовный мир человека, принести ему внутреннее духовное удовлетворение.

13.Деловой этикет.

Эффективное общение невозможно без владения нормами этикета. Оно пронизывает всю профессиональную деятельность руководителя. Ведь он не сам выполняет работу за своих подчиненных. Его задача - обеспечение выполнения работы с помощью других людей. Эффективное деловое общение и владение нормами этикета - это связующие процессы среди четырех основных функций управления - планирования, организации, мотивации, контроля.

Кроме того, сотрудники очень чувствительны к стилю общения и манерам руководителя. Разумеется, с помощью уважения, внимания и деликатности можно добиться от подчиненных больших результатов, чем с помощью давления, угроз, пренебрежения.

Важно отметить, что в цивилизованном мире деловой этикет считается экономической категорией. И это действительно так. Если все сотрудники соблюдают деловой этикет, придерживаются высоких стандартов поведения, то в коллективе создается позитивная атмосфера, улучшается микроклимат, меньше конфликтов и болезней на нервной почве, выше производительность труда, выше качество принимаемых решений, более рационально используется рабочее время и проч.

Деловой этикет - это установленный порядок поведения в сфере бизнеса и деловых контактов.

Этикет, если понимать его как установленный порядок поведения, помогает избегать промахов или сгладить их доступными, общепринятыми способами. Поэтому основную функцию или смысл этикета делового человека, можно определить как формирование таких правил поведения в обществе, которые способствуют взаимопониманию людей в процессе общения.

Второй по значению функцией этикета является функция удобства, то есть целесообразность и практичность. Начиная с мелочей и до самых общих правил, этикет представляет собой приближённую к повседневной жизни систему.

Одно из основных правил, определяющих сам этикет - поступать так стоит не потому, что так принято, а потому, что или целесообразно, или удобно, или просто уважительно по отношению к другим и самому себе.

Этикет является одним из главных "орудий" формирования имиджа. В современном бизнесе лицу фирмы отводится немалая роль. Те фирмы, в которых не соблюдается этикет, теряют очень многое. Там, где присутствует этикет, выше производительность, лучше результаты. Поэтому всегда нужно помнить один из главнейших постулатов, который знают бизнесмены всего мира: хорошие манеры прибыльны. Гораздо приятнее работать с той фирмой, где соблюдается этикет. Практически во всём мире он стал нормой деятельности. Это потому, что этикет в силу своей жизненности создаёт приятный психологический климат, способствующий деловым контактам.

Нужно запомнить, что этикет помогает нам только тогда, когда нет внутреннего напряжения, рождающегося из попытки сделать по правилам этикета то, что раньше мы никогда не делали.

14.ГОСТ Р 6.30-2003 и его отличие от предыдущего ГОСТа.

Согласно Приказу документы в таможенных органах оформляются в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003

При оформлении документов в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 необходимо соблюдать правила, обеспечивающие:

1) их юридическую силу;

2) оперативное и качественное их исполнение и поиск;

3) возможность автоматизированной обработки документов.

Для оформления документов рекомендуется использовать стандартные возможности текстового редактора Word for Windows (версии 6.0 и выше) с использованием шрифтов Тimes New Roman Cyr (Arial Cyr, Courier New Cyr) с размером кегля 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером 12, 13, 14 через 1-2 интервала.

Обеспечение перечисленных условий не в последнюю очередь достигается путем неукоснительного соблюдения установленных требований к носителю (бланкам, листам писчей бумаги) и реквизитам документа. В связи с последним замечанием обратимся к рассмотрению особенностей оформления управленческих документов предприятия в свете требований ГОСТ Р6.30-2003. Указанный стандарт введен в действие взамен прежнего ? ГОСТ Р6.30-97 (с изм. от 2000 г.) ? и унаследовал от последнего структуру (за исключением раздела 5) и ряд положений. Тем не менее ГОСТ Р6.30-2003 содержит и новые требования к оформлению документов.

В частности, разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 установлен иной состав реквизитов документа. Их общее число составляет теперь 30 (а не 29, как в ГОСТ Р6.30-97), при этом один реквизит ? гриф ограничения доступа к документу ? исключен. Одновременно в состав реквизитов добавлены два новых ? основной государственный регистрационный номер ОГРН (05) и идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет ИНН/КПП (06).

Уточним, что вновь введенные реквизиты 05 и 06 располагаются на бланке правее или ниже реквизита 04 ? код предприятия (организации) по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Из содержания ГОСТ Рб.30-2003 изъяты положения, касающиеся регламентации отдельных вопросов оформления документов. Так, из раздела 3 исключены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов (при этом сами реквизиты сохранены в практически неизменном виде).

Наиболее существенным структурным изменением стало не включение в ГОСТ Р6.30-2003 раздела «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации» (раздел 5 в ГОСТ Р6.30-97. ). Кроме того, в текст ГОСТа не включены и положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.

ГОСТ Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. Например, в соответствии с подп. 3.11 при оформлении даты словесно-цифровым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (с 1-го по 9- е число месяца).

Подпунктом 3.21 уточнен порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу (последняя может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки). Незначительные уточнения внесены и в текст подп. 3.25-3.26, определяющие порядок использования оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

В заключение обратим внимание пользователей нашего сайта на порядок применения требований ГОСТ Р6.30-2003. Как следует из раздела 1 документа, требования нового стандарта являются рекомендуемыми. Сказанное, однако, не означает, что теперь предприятия могут вести делопроизводство так, как им заблагорассудится, ? ведь документы, оформленные с нарушением требований, установленных ГОСТом и иными нормативно-правовыми актами по вопросам ДОУ, по сути, не имеют юридической силы. Кроме того, небрежно или неверно оформленные документы, несомненно, затруднят деловое общение между предприятиями-партнерами, что, в свою очередь, отрицательно скажется на результатах их деятельности.

В то же время следует подчеркнуть, что требования ГОСТ Р6.30-2003 распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (см. Общероссийский классификатор управленческой документации, класс 0200000). Таким образом, правила оформления, содержащиеся в ГОСТ Р6.30-2003, в равной степени распространяются на документы и государственных, и негосударственных предприятий и организаций.

15.Реквизиты документов.

Реквизиты — совокупность постоянных элементов содержания документа.

Один из наиболее полных перечней реквизитов (30 реквизитов) приведен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Реквизиты - это юридический или физический адрес, номера банковских счетов, ИНН, ОГРН, адрес сайта, номера телефонов,почтовый адрес, индекс, адрес электронной почты вместе взятые. Отдельно вышеперечисленное не может называться реквизитом.

ГОС установлено 30 реквизитов:

 01 — Государственный герб Российской Федерации

 02 — герб субъекта Российской федерации

 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

 04 — код организации

 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

 06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП)

 07 — код формы документа

 08 — наименование организации

 09 — справочные данные об организации

 10 — наименование вида документа

 11 — дата документа

 12 — регистрационный номер документа

 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа

 14 — место составления или издания документа

 15 — адресат

 16 — гриф утверждения документа

 17 — резолюция

 18 — заголовок к тексту

 19 — отметка о контроле

 20 — текст документа

 21 — отметка о наличии приложения

 22 — подпись

 23 — гриф согласования документа

 24 — визы согласования документа

 25 — оттиск печати

 26 — отметка о заверении копии

 27 — отметка об исполнителе

 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело

 29 — отметка о поступлении документа в организацию

 30 — идентификатор электронной копии документа

16.Унификация и стандартизация документов.

Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов. Также, унификация – это установление максимального единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге. Унифицированная формадокумента – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом. Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В состав УСД входят:

- УС организационно-распорядительной документации;

- УС банковской документации;

- УС финансово-учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

- УС отчетно-статистической документации;

- УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия;

- УС документации по труду;

- УС документации пенсионного фонда;

- УС внешнеторговой документации.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

- разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

-внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

-ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

-разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли. Унификация документов является одним из методов их стандартизации.Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).

17.Требования, предъявляемые к бланкам документов. Виды бланков.

Бланк – это печатная стандартная форма документа с реквизитами, которые содержат постоянную информацию. Распространенными являются бланки актов, приказов, протоколов, писем.

Использование бланков во время составления документов повышает культуру делового общения, придает информации официального характера.

Основные требования к бланку определены ГОСТом Р 6.30-2003.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Бланки каждого вида документов могут устанавливаться:

- с угловым расположением реквизитов – на бланке в левой верхней части печатаются реквизиты документа;

- продольным расположением реквизитов – реквизиты располагаются вдоль верхней части листа с их центровкой.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

1) общий бланк;

2) бланк письма;

3) бланк конкретного вида документа, кроме письма [1, с. 155].

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Можно проектировать бланки с угловым или продольным расположением реквизитом.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации или товарный знак (знак организации), код организации, наименование организации, место составления или издания документа. Кроме того, на общем бланке размещают отметки для реквизитов: дата и индекс документа.

Согласно Положению о Государственном гербе Российской Федерации и правовым актам субъектов Российской Федерации, государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации располагаются на бланке документа в строго определенном месте.

Бланк с изображением Государственного герба не должен быть заложенным в шаблон компьютера, а только заказан в типографии.

Руководители могут иметь должностной бланк.

Бланк для письма и общий различаются набором реквизитов.

Организации, фирмы могут также размещать на бланках документов свою эмблему. Эмблема представляет собой изображение, которое отражает деятельность этой организации. Размеры эмблемы при этом не ограничены. Эмблема улучшает эстетичный вид бланка, но не заменяет наименования организации.

18.Система организационных документов предприятия.

Организационные документы - это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных органов управления; установление режима работы и системы охраны; организацию и оценку труда; порядок реорганизации и ликвидации.

Организационные документы

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия, называется организационными документами.

Организационные документы представлены уставами, положениями, в том числе о структурных подразделениях, инструкциями, в том числе должностными, правилами.

Формуляр организационного документа:

постоянные реквизиты "единого" бланка:

эмблема; наименование организации; наименование вида документа (УСТАВ или ПОЛОЖЕНИЕ или ИНСТРУКЦИЯ или ПРАВИЛА);

переменные реквизиты "единого" бланка:

дата; регистрационный номер; место составления или издания документа; заголовок; текст; отметка о наличии приложения 2; подпись; гриф согласования или визы; гриф утверждения; печать.

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы).

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц. Инструктивный характер носят такие виды документов, как правила, регламенты и др.

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах РФ.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:

— обеспечение юридической силы документа

(юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления);

— создание условий для оперативного исполнения документов;

— возможность оперативного поиска документа;

— возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства оргтехники.

— обеспечение качественного внешнего вида документа.

19.Система распорядительных документов учреждения.

Распорядительные документы

Основное назначение их регулировать и координировать деятельность, что позволяет руководству осуществить постановленные перед ним задачи, получать максимальный эффект от своей деят-ти.

Эти документы могут касаться совершенствования организационной структуры, определение или корректировки средств и способов осуществления основной деят-ти, обеспечение организации различными ресурсами.

Они содержат решения идущие сверху вниз по системе управления.

Их адресатом является конкретное учреждение, структурные подразделения, должностные лица или работники.

Распорядит. Док-ты ИЗДАЮТСЯ по инициативе руководителя в пределах их полномочий и компетенции, чтобы выполнить задачи возложенные на организацию

В СОСТАВ ВХОДЯТ: приказы, указания, решения, постановления, распоряжения.

Составление и оформление распорядительных документов

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей

- констатирующей

и

распорядительной

.

Констатирующая

часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер, полное название, т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет

распорядительная

часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: "постановляет" ('постановил") - в постановлении; ''решает" {"решил') - в решении; "предлагаю" - в распоряжении; "приказываю" - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста.

Постановление — это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Решение — это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой — на основе единоначалия.

Постановления и решения оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты: Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или муниципального образования), если организация имеет право на гербовый бланк, наименование вышестоящего органа, наименование организации-автора, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя коллегиального органа.

Текст постановления или решения состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной, разделенных в постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», в решениях «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО»), которое печатается прописными буквами.

Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.

Различаются приказы по основной деятельности и личному составу.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

20.Унифицированная система информационно-справочной документации.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений ос¬нован на сборе и обработке объективной и достоверной инфор¬мации. Информация о фактическом положении дел в системе уп¬равления содержится в различных источниках, но важнейшее ме¬сто среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: приказ, протокол, служебная записка, контракт, доверенность, акт, справка, докладная записка, письма, телеграмма, телефонограмма и др.

Приказ является одним из наиболее важных документов предприятия. Это нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач.

Приказы по организационной работе предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другие производственные вопросы относятся к приказам по основной деятельности.

Подготовка приказа включает следующие стадии:

1) изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;

2) подготовка проекта приказа:

3) согласование проекта;

4) подписание руководителем.

Проект приказа готовится специалистами предприятия по поручению руководителя. Приказы оформляются на бланках предприятия для внутренних документов. Приказ должен иметь название вида документа, дату и №.

Датой приказа является дата его подписания руководителем.

Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года.

Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.

Протокол – это распорядительный документ, который содержит в себе запись всего происходящего на собрании, заседании. Протокол обычно составляется секретарем или другим назначенным лицом непосредственно на заседании.

Протокол содержит в себе следующие реквизиты:

1) наименование компании;

2) наименование документа (протокол);

3) номер протокола;

4) дата заседания;

5) место заседания;

6) заголовок к тексту документа;

7) текст протокола;

8) подписи.

Основная часть текста протокола разбита на несколько составляющих. В каждом разделе могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПАЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Данные слова пишутся прописными буквами с нового абзаца.

Протоколы могут быть двух видов: краткий и полный. Краткий протокол содержит в себе фамилии докладчиков, темы докладов. Полный протокол содержит записи всех докладов.

Докладная записка – это информационно-справочный документ, который составляется на имя руководителя компании или вышестоящей инстанции. Докладная записка готовится либо по инициативе работника, либо по требованию руководства. Цель докладной записки – информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения. Иногда докладная записка может носить просто информационный характер, т.е. информировать о завершении или ходе выполнения работ, задач.

Докладная записка обычно состоит из двух частей: в первой описывается сложившаяся ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы, делаются конкретные выводы.

Докладная записка содержит следующие реквизиты:

1) адресат (кому предназначена докладная записка: наименование должностного лица, его фамилия, инициалы);

2) дата и номер документа;

3) место (город) составления;

4) наименование документа (Докладная записка);

5) заголовок к тексту документа (начинается со слов «О …», «Касательно …»);

6) текст докладной записки;

7) личные данные составителя (должность, фамилия, инициалы);

8) подпись адресанта (составителя).

Служебная записка — это информационно-справочный документ внутренней деловой переписки, принятый в компании, осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками, которые не находятся в прямом подчинении. Служебная записка содержит в себе какие-то деловые вопросы, касающиеся работы отдела или конкретного сотрудника, решение которых зависит от другого структурного подразделения компании либо сотрудника. Например, просьба о чем-либо, предложение чего-либо и другое или просто какое-то объявление, инструкция, извещение и прочее. Служебная записка оформляется на листе форматом А4, если в организации не ведется электронный документооборот.

Служебная записка состоит из следующих частей:

1) «шапка», где указывается, кому она адресована (должность, фамилия, имя, отчество в дательном падеже);

2) дата составления и номер служебной записки;

3) наименование документа (Служебная записка);

4) заголовок к тексту документа (говорит о предмете служебной записки);

5) текст документа;

6) должность составителя, подпись и расшифровка подписи – фамилия, имя, отчество автора служебной записки;

Справка – это документ оперативной информации, который содержит в себе описание и подтверждение каких-либо фактов и событий:справка о подтверждении места учебы или работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, медицинская справка и прочее. Справка составляется в произвольной форме и оформляется на листе форматом А4 либо на специальном бланке. Обязательными реквизитами справки являются:

1) наименование адресата (кому предназначена справка);

2) наименование документа (Справка);

3) дата и номер справки;

4) место (город) составления справки;

5) заголовок к тексту (для некоторых видов справок – о наличии материалов);

6) текст справки;

7) подпись.

В некоторых справках адресата не указывают, а в конце текста документа пишут, для какой цели выдана справка и ставят печать организации, которой была выдана справка.

Доверенность- это документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя.

По своему назначению доверенность является документом для представительства доверенного лица от имени доверителя перед третьими лицами.

Доверенности бывают двух видов:

1. официальные, выданные предприятием;

2. личные, выданные физическим лицом.

Необходимые реквизиты для официальных доверенностей:

1. Наименование предприятия;

2. Юридический адрес;

3. Название вида документа;

4. Дата;

5. Номер;

6. Текст;

7. Подписи должностных лиц;

8. Печать предприятия.

Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами.

Первый экземпляр направляется на телетайп, второй - подшивается в дело. Информация, не подлежащая передаче (почтовый адрес отправителя, подпись должностного лица, дата), печатается строчными буквами (кроме заглавных) после черты, отделяющей эти реквизиты от текста, который подлежит передаче. Если предприятие имеет условный телетайпный адрес, например “Контакт”, то вместо адреса указываются условные обозначения. Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания (если при этом не искажается содержание), без переноса слов. Текст не должен заканчиваться цифрами. В ответной телеграмме следует указывать номер и дату документа без добавления слов “номер”, “Ваш”, “на Ваш”. Знаки препинания допускается обозначать условными сокращениями: точка - ТЧК, запятая - ЗПТ, двоеточие - ДВТ, кавычки - КВЧ. Условно обозначается также слово “номер” - HP.

Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем предприятия и заверяется печатью. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся на предприятии, указываются все адреса и прилагается список адресатов.

Международные телеграммы печатаются русским и латинским шрифтом. Текст международной телеграммы печатается через два интервала, прописными буквами, без красной строки, абзацев, переноса слов и исправлений. Адрес международной телеграммы включает: отметку о категории телеграммы, наименования адресата, наименование пункта или страны назначения. Текст международной телеграммы подписывается руководителем предприятия и заверяется печатью. В левом нижнем углу международной телеграммы указывается номер, дата, фамилия исполнителя, номер служебного телефона.

Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование предприятия, вид документа, дата, индекс, место составления, адресат, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий (или только фамилий) лиц, принявших и передавших телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограммы применяются листы бумаги форма¬та А5. Телефонограммы составляются в одном экземпля¬ре, подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам,то прилагается список учреждений - адресатов и номеров телефонов.

Объяснительная записка - это документ, в котором работник предприятия объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Письма оформляются на бланках для писем, и содержат следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используются следующие формы изложения текста:

1. от первого лица единственного числа (ПРОШУ);

2. от первого лица множественного числа (ПРОСИМ);

3. от третьего лица единственного числа (ПРЕДПРИЯТИЕ ПРОСИТ);

4. от третьего лица множественного числа (РУКОВОДСТВО ПРЕДПРИЯТИЯ И ТРУДОВОЙ КОЛЛЕКТИВ ПРОСЯТ).

Исходящие письма (отправляемые) визируются заинтересованными должностными лицами (например, письма по финансовым вопросам - главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся на предприятии.

На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководящих работников предприятия.

21. Унифицированная система документации по труду

документация по состоянию рынка труда;

документация по трудовым отношениям;

документация по повышению квалификации работников органов по труду;

документация по охране труда;

документация по минимальным потребительским бюджетам;

документация по обращениям в органы по труду.

22. Деятельность учреждений, работающих на основе коллегиальности, документируется постановлениями, решениями, распоряжениями. Документирование деятельности коллегиальных органов начинается с составления плана работы на основе предложений членов соответствующего органа (коллегии, совета, правления, бюро и т.д.). Собраниям и заседаниям предшествует большая подготовительная работа, которая отражается в административных документах. Документирование подготовки заседания заключается прежде всего в составлении повестки дня, в которую могут быть включены вопросы, не предусмотренные планом, но требующие обязательного разрешения на заседании. Вопросы в повестке дня следует располагать в порядке их важности и сложности, при этом так, чтобы приглашаемые на заседание тратили как можно меньше времени в ожидании рассмотрения своих вопросов. К повестке дня прилагают список приглашенных на заседание с указанием их должности и организации, которую они представляют.

В крупных учреждениях к заседаниям по наиболее важным вопросам составляется справка по их существу, в которой указываются причина и цель постановки вопроса на обсуждение. Вместе со справкой представляется проект решения, постановления.

23. Официальное письмо —Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, факса, объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. Эксперты единодушны в том, что деловое письма должно занимать не более страницы. Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Code, что в буквальном переводе означает «код-молния». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы — интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу, коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является, как уже отмечалось, компьютеризация.

24. Справка — документ, содержащий описание и подтвержде­ние фактов и событий. Справки бывают служебного и личного характера.

Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государст­венного надзора и др.). Составляются справки и внутри отдель­ных организаций по запросу руководителя. Справка оформляет­ся на бланке, имеет следующие реквизиты: наименование орга­низации, наименование вида документа, дата, место составле­ния, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, на­правляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому отно­сятся включаемые в справку данные, а также ссылку на доку­менты, послужившие основанием для составления справки.

Справки личного характера, как правило, выдаются сотруд­никам организаций для подтверждения факта их работы, зар­платы, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида до­кумента, дата, регистрационный номер, текст, подпись, печать. Типовой состав информации справок личного характера позво­ляет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть напечатана заранее, а переменные дан­ные могут вноситься от руки или на пишущей машинке.

25. Устав — свод правил, регулирующих деятельность организа­ций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с дру­гими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Уставы, общие для какой-либо сферы деятель­ности, утверждают высшие органы государственной власти и управления, например: «Ветеринарный устав. Уставы общественных организаций принима­ют и утверждают на съездах этих организаций. Уставы пред­приятий, учреждений и организаций утверждаются их выше­стоящими органами управления (министерствами, ведомства­ми) или власти (администрацией субъектов федерации). Устав юридического лица утверждается его учредителями (участни­ками) и подлежит обязательной регистрации в установленном порядке*. Общие требования к порядку составления и оформ­ления устава юридического лица регламентированы в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации. Устав — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок рабо­ты. Это основной организационный документ в деятельности учреждений, организаций и предприятий различных организа­ционно-правовых форм собственности. Он регулирует взаимо­отношения данной организации с другими организациями, с физическими лицами, права и обязанности в сфере, соответст­вующей направлениям ее деятельности. Должно включать:

• наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

• местонахождение (почтовый адрес);

• предмет и цель деятельности;

• порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);

• порядок распределения прибыли;

• порядок образования учреждения (организации, пред­приятия), порядок управления и прекращения деятель­ности;

• органы управления (внутренняя организационная структура).

26. Приказ — наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действую­щим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Прика­зы издаются и по административным вопросам, требующим пра­вового решения.

Приказ оформляется на бланке, где указаны название данного учреждения (организации, предприятия), его вышестоящего органа, вид документа (приказ), место его издания, предусмотрено место для проставления индекса документа, даты, заголовка к тексту.

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и по лич­ному составу. Последние используются для документиро­вания приема, перевода, увольнения и другого движения кадров. Правила оформления приказов по личному составу существенно отличаются от оформления приказов по основной деятельности.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух час­тей: констатирующей и распорядительной. Приказы могут изда­ваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управле­ния. В инициативных приказах в констатирующей части излагают­ся цели и задачи предписываемых приказом управленческих дей­ствий, дается объяснение необходимости издания приказа. В при­казах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит на­звание вида документа, автора, дату, номер и заголовок этого до­кумента. Если предписываемое действие не нуждается в разъясне­нии, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ».Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (им может быть организация, струк­турное подразделение или отдельное должностное лицо). Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В от­дельном пункте приказа называются лица, на которых возло­жен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на...». Приказ вступает в силу с момента его подписания и регист­рации, которая проводится отдельно от других документов. Ре­гистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.

27. Договор - правовой многофункциональный документ, регули­рующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов эко­номической деятельности.

В современном законодательстве договор выступает в каче­стве основного документа, устанавливающего разнообразные связи и экономические отношения между гражданами, гражда­нами и организациями и между организациями. Законом уста­новлено, что договоры составляются при документировании сделок купли-продажи, оформлении отношений аренды, пору­чительства, поставки продукции, ценообразования, распреде­ления прибыли, взаимоотношений субъектов предпринима­тельской деятельности, а также как учредительный документ при образовании некоторых форм предприятий (акционерные общества и др.).В законодательных актах 1990-х годов отсутствуют опреде­ления договора, регламентация его формы и содержания. В то же время установлено, что договор может быть заключен в письменной форме путем составления одного документа, под­писанного сторонами, а также путем обмена документами по­средством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно устано­вить, что документ исходит от стороны по договору*.

28.В процессе хозяйственной деятельности предприятию приходится иметь дело с множеством различных документов. Порядок их обработки и движения на предприятии с момента создания или получения до сдачи в архив, как правило, регламентируется графиком документооборота, утвержденным приказом (распоряжением) руководителя предприятия. Может быть оформлен в виде таблицы, схемы. Работники структурных подразделений предприятия заполняют и подают документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Ответственность за соблюдение графика документооборота, качественное заполнение (составление) документов, достоверность сведений, содержащихся в них, несут лица, подписавшие документ.Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию осуществляет главный бухгалтер.При организации документооборота предприятие сталкивается со следующими основными понятиями:

документ — это предусмотренная законом материальная форма получения, хранения, использования и распространения информации путем фиксации ее на бумаге, магнитной, кино-, видео-, фотопленке, оптическом диске или на другом носителе;

первичный документ — это документ, включающий в себя исходную информацию;

вторичный документ — это документ, представляющий собой результат аналитико-синтетической и другой переработки одного или нескольких документов;

электронный документ — документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа;

архивный документ — документ независимо от его вида, вида материального носителя, информации, места и времени, создания и формы собственности на него, который прекратил выполнять функции, для которых был создан, но хранится или подлежит хранению, учитывая значимость для лица, общества или государства или ценность для владельца так же, как объект движимого имущества;

официальный документ — документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке;

документооборот /электронный документооборот — движение документов на предприятии (в организации) с момента их создания или получения до завершающего исполнения или отправки;

регистрация документов — фиксирование факта создания или получения документов путем присвоения им порядкового номера и записи установленных сведений о них;

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов:

внутренние;

поступающие (входящие);

отправляемые (исходящие

Порядок составления и согласования внутренних документов не имеет существенных отличий от составления исходящих документов и включает те же операции, за исключением отправки адресату.

Регистрация может производиться для всех групп документов, но прежде всего для входящих. Многие предприятия не ведут регистрацию внутренних документов.

Работа по исполнению и контролю исполнения охватывает внутренние, входящие документы и только как исключение — исходящие. Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции, кроме входящих документов, которые, за редким исключением, на архивное хранение не передаются.

29. Проблемы. На каждом предприятии складывается оорганизационная структура формируются свои, характерные только для нее, стили работы, методы управления и контроля. Внедряемая Автоматизация в большинстве случаев на первых порах оказывается как бы «чужеродным телом» для коллектива предприятия. Это происходит потому, что хорошо построенная АСД является своего рода «лакмусовой бумажкой» и многие недостатки в функционально-структурном построении предприятия проявляются уже на первых этапах процесса внедрения АСД.

Если предприятие в значительной степени организационно не готово к внедрению АСД, то такое внедрение либо весьма затруднено, либо совсем невозможно. Даже если удастся поместить современную АСД в предприятие, не готовое к ее внедрению, то никакого выигрыша от такого внедрения заказчик не получит. Зачастую для того, чтобы получить реальный экономический эффект от внедрения АСД, приходится менять некоторые принципы работы. В частности, внедрение любой автоматизированной системы делопроизводства должно быть поддержано изменением организационно-распорядительных документов в организации-заказчике (необходимо изменить хотя бы инструкцию по делопроизводству). Таким образом, значительный экономический эффект АСД может принести только в том случае, когда руководство рассматривает процесс ее внедрения не как простой акт закупки нового программного обеспечения (и, возможно, новой аппаратуры), а как комплексный организационно-технический проект.

31.номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел имеет несколько направлений использования:

• предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации;

• содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него.;

• закрепляет индексацию дел;

• имеет справочное значение при изучении структуры организации и т.д..

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в следующих документах:

• Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. ;

• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 29 декабря 2009 г. № 76 (раздел 3.5).

Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:

• типовая номенклатура дел (устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом);

• примерная номенклатура дел (устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер);

• индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

• уставом или положением об организации,

• положениями о структурных подразделениях,

• штатным расписанием,

• номенклатурой дел организации за прошлый год,

• описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,

• регистрационными формами,

• ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения,

• типовыми и примерными номенклатурами дел.

Номенклатура дел составляется по следующей унифицированной форме:

• в графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.;

• в графу 2 "Заголовок дела" номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов;

• в графе 3 "Кол-во ед. хр." номенклатуры дел указывается количество дел. Она заполняется по окончании календарного года;

• в графе 4 "Срок хранения и № статей по перечню" указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел. При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации;

• в графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.)По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи. При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов.

32. Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов в организации проводится:

• в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

• в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов проводится на основе:

• действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

• типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

• нормативно-методических документов Федеральной архивного агентства (Росархива) и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) совместно с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива организации. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

• отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;

• отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;

• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. При этом не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. Дела с отметкой “ЭПК” подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой “ЭПК”, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются сотрудниками архива организации сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих.Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации одновременно. Одобренные центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описей дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты. В организации, не сдающей свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающей вопросы хранения и уничтожения дел, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и проводится их уничтожение, но только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации

33. Формирование дела – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства – службой документационного обеспечения управления (ДОУ) организации, при децентрализованном – как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации. При этом формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости – и соответствующего государственного архива. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

• документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

• группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

• дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его разделяют на два и более тома).5

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями с учетом следующих правил:

• уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

• приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

• приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.;

• поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;

• утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

• документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

• лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;

• предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

• переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом.

опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива организации. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. Форма описи дел структурных подразделений приводится в приложении 12 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

• порядковый номер дела (тома, части) по описи;

• индекс дела (тома, части);

• заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

• даты дела (тома, части);

• количество листов в деле (томе, части);

• срок хранения дела.

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

• заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

• каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

• порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет;

• порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации;

• графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

• при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

• графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

34. Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности.С появлением первых документов, известия о которых восходят к Х в., появилась и задача сохранения этих документов, и ларник, должностное лицо, ответственное за сохранность документов и «скрепляющее», т.е. удостоверяющее их правдивость, может считаться первым архивистом. Первая опись, а точнее перечневая роспись, датированная 1288 г. и вошедшая позднее в Ипатьевскую летопись, может считаться первым научно-справочным аппаратом, хотя различия между рукописями, т.е. собственно документами и книгами в ней не проведено.С появлением системы государственных учреждений -- приказов, система хранения документов, их учета и использования значительно усовершенствовалась. С возрастанием объема книгопечатания письменные материалы - документы, отделялись в XIV в. от библиотек. К XVI в. крупные комплексы документов отлагались в приказах, ведавших определенными отраслями управления, прежде всего Поместном, Разрядном, Посольском и др. Имелись хранилища документов по имущественному положению и повинностям посадских людей согласно Судебнику 1550 г. у старост, сотских, десятских. В 1836 г. была опубликована неполная рукопись 70-х годов XVI в. под названием «Опись Царского архива», так как в подлиннике заголовок и точная дата составления отсутствовали.О полной картине развития архивного дела в этот период судить трудно, поскольку генеральные описания стали проводиться после «освобождения Москвы от интервентов 1614--1615 гг. и после «Большого московского пожара» 3 мая 1626 г. по именным указам. В 1680 г. такой указ был адресован 23 (но не всем) центральным учреждениям. В период приказной системы управления еще не сложилось представление об архивном деле как одной из функций управления информацией. Места хранения документов не были стабильными, по мере практической надобности их перемещали из одного хранилища в другое. Имелись случаи сознательного уничтожения документов, например удалялись из столбцов листы с повторяющимся содержанием для повышения их информационной насыщенности. Но никаких нормативных материалов того времени об уничтожении документов, не имеющих практического значения или дублетных, нам неизвестно. Зато хорошо известна практика снятия копий для воссоздания хранилищ документной информации, понесших серьезный урон вследствие войны, плохих условий хранения и стихийных бедствий, особенно пожаров. Копии документов помещались в хранилища и их использование и хранение не отличались в дальнейшем от работы с подлинными документами.16 июля 1712 г. -- особая дата в истории архивного дела, связанная с указом о создании из дел и «приговоров» правительствующего Сената первого в государстве архива: «...собрать помесячно и учинить тем приговорам реестры с объявлением каждого дела» и отдать их на постоянное хранение в архив. Так был создан Московский сенатский архив, как первый архив ведомства. Положения о ведомственных архивах были развиты в 44-й главе «Генерального регламента», например впервые в мировой практике предусматривалась обязательная сдача учреждениями своих документов в архивы по истечении определенного срока. Для документов, необходимых в работе учреждений, сроков сдачи в архив не существовало, а для утративших практическую ценность он устанавливался в три года. Тем самым создавались самостоятельные структурные подразделения - архивы, документы текущего делопроизводства был и отделены от архивных документов. Вводилась и специальная должность - архивариус.В 1728 г. Сенат разослал наказы губернаторам о целесообразности создания объединенных губернских архивов и архивов городского самоуправления.

Указом Сената 1736 г. предписывалось строить для архивов каменные здания с железными затворами и решетками на окнах, от деревянных строений «не в близости». Архивы было положено опечатывать, а вынос документов, как и по Судебнику 1550 г. был категорически запрещен.В течение XVIII -- XIX в.в. росло количество исторических архивов, велся поиск наилучшей схемы их систематизации -- архивы возникали, сливались, переподчинялись, иногда ликвидировались.Закон «Учреждение губернских правлении» 1845 г. впервые в мировой практике архивного дела требовал располагать и содержать дела постоянно в том порядке, в котором они были зарегистрированы в текущем делопроизводстве, т.е. с сохранением внутренней структуры документальных комплексов. В настоящее время этот порядок называется принципом систематизации по происхождению

35. Обеспечение

сохранности документов является крупной научной проблемой, имеющей важное

политическое, народнохозяйственное и социально-культурное значение.

Российскими специалистами проделана большая работа по улучшению условий

хранения документов и созданию вновь оборудованных архивохранилищ. В

результате систематической работы, проводимой в архивах, библиотеках, научных

институтах и лабораториях, стала более ясной картина физико-химического

состояния документов и некоторых процессов изменения их первоначальных

свойств под влиянием внешних факторов - света, температуры и влажности

воздуха, его газового состава и др.

В различных хранилищах сконцентрированы весьма разнообразные по времени

происхождения, содержанию, оформлению, технике и способу воспроизведения

документы. К ним относятся древние и современные рукописные и печатные

материалы в виде книг, отдельных государственных актов, планов, чертежей,

рисунков и художественных репродукций, выполненных на различных сортах

бумаги, коже и пергаменте, посредством использования различных красителей

органического и неорганического происхождения.

В основе данной темы лежит ряд нормативных актов, регламентирующих

деятельность учреждений, хранящих документы – архивов. Основными документами

в данной области являются "Основные правила работы государственных архивов

СССР" и "Основные правила работы ведомственных архивов". В этих нормативных

актах подробно описываются условия хранения документов: температурно-

влажностный режим, размеры помещений архива, размеры стеллажей и другое.

Вопросы, касающиеся наиболее новой архивной техники подробно отображены в

книгах по архивоведению. Наиболее полные сведения по теме этой работы

содержатся в книгах "Архивоведение" авторов Крайской З.В., Челлини Э.В. и

"Основах обеспечения сохранности документов" Сергазина Ж.Н. В данных

источниках проанализированы современные методы и тенденции в области

обеспечения сохранности документов. С естественнонаучной и технической точки

зрения рассматриваются теоретические основы старения и долговечности

документов на различных носителях; технология хранения и защиты информации от

преждевременного разрушения.

36. В понятие делопроизводство кроме документирования информации и организации документооборота также входит хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия.

Данный вид хранения называют оперативным (или текущим), при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:

• хранение документов в процессе их исполнения;

• хранение исполненных документов. 1

Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведенияэкспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение. 2

Документы во время их исполнения обычно хранятся у исполнителя, для чего заводятся специальные папки с надписями типа: "На исполнении", "Срочно", "Для коллегии", "На отправку", "На согласование", "На подпись" и т.п. На каждой папке указывают фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф или стол. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело. 3

Исполненные документы должны формироваться в дела* в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования.

Говоря о хранении документов, необходимо отметить, что организация их хранения должна обеспечивать сохранность документов и дел и удобство их использования.

Также затрагивая вопросы оперативного хранения, можно обратить внимание на следующую тенденцию: в последние время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.

37. Статья 6. ( ФЗ-125 от 1 октября 2004 г. "Об архивном деле в Российской Федерации")

Государственная и негосударственная части Архивного фонда Российской Федерации

Государственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные фонды и архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, государственной собственностью республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт- Петербурга и муниципальной собственностью.

К федеральной собственности относятся архивные фонды и архивные документы федеральных государственных архивов и центров хранения документации, архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности федеральных органов государственной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других банков, отнесенных к федеральной собственности, а также учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности, архивные фонды и архивные документы, полученные в установленном порядке от общественных и религиозных объединений и организаций, юридических и физических лиц.

Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, а также с момента отделения церкви от государства в собственности религиозных объединений и организаций, действующих на территории Российской Федерации, или в частной собственности и представляющие собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность.

38…….

39. Федеральный закон Российской Федерации от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ

"Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления

Статья 4. Основные принципы обеспечения доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления

Основными принципами обеспечения доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления являются:

1) открытость и доступность информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

2) достоверность информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления и своевременность ее предоставления;

3) свобода поиска, получения, передачи и распространения информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления любым законным способом;

4) соблюдение прав граждан на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту их чести и деловой репутации, права организаций на защиту их деловой репутации при предоставлении информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления.

Статья 5. Информация о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, доступ к которой ограничен

1. Доступ к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления ограничивается в случаях, если указанная информация отнесена в установленном федеральным законом порядке к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну.

2. Перечень сведений, относящихся к информации ограниченного доступа, а также порядок отнесения указанных сведений к информации ограниченного доступа устанавливается федеральным законом.

Статья 6. Способы обеспечения доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления

Доступ к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления может обеспечиваться следующими способами:

1) обнародование (опубликование) государственными органами и органами местного самоуправления информации о своей деятельности в средствах массовой информации;

2) размещение государственными органами и органами местного самоуправления информации о своей деятельности в сети Интернет;

3) размещение государственными органами и органами местного самоуправления информации о своей деятельности в помещениях, занимаемых указанными органами, и в иных отведенных для этих целей местах;

4) ознакомление пользователей информацией с информацией о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления в помещениях, занимаемых указанными органами, а также через библиотечные и архивные фонды;

5) присутствие граждан (физических лиц), в том числе представителей организаций (юридических лиц), общественных объединений, государственных органов и органов местного самоуправления, на заседаниях коллегиальных государственных органов и коллегиальных органов местного самоуправления, а также на заседаниях коллегиальных органов государственных органов и коллегиальных органов органов местного самоуправления;

6) предоставление пользователям информацией по их запросу информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления;

7) другими способами, предусмотренными законами и (или) иными нормативными правовыми актами, а в отношении доступа к информации о деятельности органов местного самоуправления - также муниципальными правовыми актами.

40. Статья 9.( Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ

Об информации, информационных технологиях и о защите информации)

Ограничение доступа к информации

1. Ограничение доступа к информации устанавливается федеральными законами в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.

2. Обязательным является соблюдение конфиденциальности информации, доступ к которой ограничен федеральными законами.

3. Защита информации, составляющей государственную тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

4. Федеральными законами устанавливаются условия отнесения информации к сведениям, составляющим коммерческую тайну, служебную тайну и иную тайну, обязательность соблюдения конфиденциальности такой информации, а также ответственность за ее разглашение.

5. Информация, полученная гражданами (физическими лицами) при исполнении ими профессиональных обязанностей или организациями при осуществлении ими определенных видов деятельности (профессиональная тайна), подлежит защите в случаях, если на эти лица федеральными законами возложены обязанности по соблюдению конфиденциальности такой информации.

6. Информация, составляющая профессиональную тайну, может быть предоставлена третьим лицам в соответствии с федеральными законами и (или) по решению суда.

7. Срок исполнения обязанностей по соблюдению конфиденциальности информации, составляющей профессиональную тайну, может быть ограничен только с согласия гражданина (физического лица), предоставившего такую информацию о себе.

8. Запрещается требовать от гражданина (физического лица) предоставления информации о его частной жизни, в том числе информации, составляющей личную или семейную тайну, и получать такую информацию помимо воли гражданина (физического лица), если иное не предусмотрено федеральными законами.

9. Порядок доступа к персональным данным граждан (физических лиц) устанавливается федеральным законом о персональных данных.

40. Понятие информации ограниченного доступа и работа с ней.

Свободный доступ к информации может быть ограничен только на основании закона. Основаниями для ограничения информационных прав могут послужить:

защита основ конституционного строя,

защита нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц,

обеспечение обороны страны и безопасности государства,

обеспечение общественного спокойствия в целях предотвращения беспорядков и борьбы с преступностью,

предотвращения разглашения конфиденциальной информации15,

обеспечение авторитета и безопасности правосудия,

условия чрезвычайного положения, установленные по закону.

Государственная тайна - защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

Установлены три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, и соответствующие этим степеням грифы секретности для носителей указанных сведений: "особой важности", "совершенно секретно" и "секретно".

Порядок оборота сведений, составляющих государственную тайну, устанавливается соответствующим государственным органом, определенным законодательством Российской Федерации.

Для должностных лиц и граждан, виновных в нарушении законодательства Российской Федерации о государственной тайне, предусмотрена уголовная, административная, гражданско-правовая или дисциплинарная ответственность.

Коммерческая тайна - режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

Коммерческую тайну могут составлять производственные, технические, экономические, организационные и другие сведения организации, в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере. Обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, может быть юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем. Право на отнесение сведений к информации, составляющей коммерческую тайну, принадлежит обладателю, ему же принадлежит право установления порядка оборота этой информации.

Документы, содержащие коммерческую тайну, маркируются грифом "Коммерческая тайна" с указанием ее обладателя (для юридических лиц - полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей - фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

Режим коммерческой тайны не может быть установлен в отношении следующих сведений:

содержащихся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;

содержащихся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;

о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;

о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом;

о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест;

о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам; о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;

об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;

о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица.

Нарушение положений федерального закона "О коммерческой тайне" влечет за собой дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Служебная тайна - защищаемая по закону конфиденциальная информация, ставшая известной в государственных органах и органах местного самоуправления только на законных основаниях и в силу исполнения их представителями служебных обязанностей, а также служебная информация о деятельности государственных органов, доступ к которой ограничен федеральным законом или в силу служебной необходимости.

Профессиональная тайна - общее название группы охраняемых законом тайн, необходимость соблюдения которых вытекает из доверительного характера отдельных профессий. Профессиональную тайну следует отличать от служебной тайны, обязанность соблюдения которой вытекает не из доверительных отношений, а из интересов службы. Объектами профессиональной тайны являются следующие виды тайн.

Врачебная тайна - информация о факте обращения за медицинской помощью, состоянии здоровья гражданина, диагнозе его заболевания и иные сведения, полученные при его обследовании и.

Тайна связи - тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных, электронных и иных сообщений.

Нотариальная тайна - сведения доверенные нотариусу в связи с совершением нотариальных действий.

Адвокатская тайна - сведения, связанные с оказанием адвокатом юридической помощи своему.

Тайна усыновления - сведения об усыновлении.

Тайна страхования - полученные страховщиком в результате своей профессиональной деятельности сведения о страхователе, застрахованном лице и выгодоприобретателе, состоянии их здоровья, а также об имущественном положении этих лиц.

Тайна исповеди - сведения, которые стали известны священнослужителю из

К пользователям профессиональной тайны могут относиться суды, судьи, прокурор, органы следствия, налоговые органы, органы регистрации факта усыновления. В настоящее время государственные органы и их должностные лица не могут получить доступ к адвокатской тайне и тайне исповеди.

41. Роль правовой информированности в профессиональной деятельности юриста

ПРАВОВАЯ ИНФОРМИРОВАННОСТЬ — обусловленная интересом личности степень восприятия и осознания правовой информации, выраженная в понятиях, суждениях, представлениях и взглядах о праве, его институтах и учреждениях. С учетом этого правовая информированность структурно охватывает следующие элементы: интерес личности к праву, правовые знания, понимание права. Кратко эту структуру можно обозначить триадой «интересуюсь — воспринимаю — понимаю». Центральным звеном правовой информированности служат правовые знания, уровень которых позволяет составить представление о степени и характере ее развития.

42. Механизация и компьютеризация процессов ДОУ (документационное обеспечение в управлении).

Сегодня компьютер позволил кардинально реформировать, сферу управления и теперь является обязательным условием нормального функционирования.

разработаны сотни тысяч различных прикладных программ для всевозможных сфер деятельности.

Наиболее широко применяются программы:

подготовки текстов (документов) на компьютере - так называемые текстовые редакторы - WinWord, Лексикон, WordPerfect и проч.;

обработки табличных данных - табличные процессоры;

подготовки документов типографского уровня - издательские системы, в том числе системы верстки;

обработки массивов информации - системы управления базами данных (СУБД);

подготовки презентаций (слайд-шоу);

экономического назначения - бухгалтерские, программы финансового анализа, правовые базы данных и т.д.;

анимационные, графические редакторы, программы обработки видеоинформации;

программы статистического анализа данных;

компьютерные игры, моделирующие программы и т.д.;

справочники, энциклопедии, в том числе мультимедийные.

В делопроизводстве чаще всего используются текстовые редакторы, табличные процессоры, базы данных, программы подготовки презентаций и (реже) программы верстки и графические редакторы. Экономисту, связанному с делопроизводством, могут быть полезны программы экономического назначения, программы автоматизированного управления предприятием, статистические и математические программы и др.

Программы офисного назначения включают в себя, как правило, текстовый редактор, табличный процессор, программу подготовки презентаций и множество полезных мелочей, облегчающих жизнь как секретарю, так и обычному пользователю. Среди офисных пакетов выделим Microsoft Office, Lotus Smart Suite и Corel Perfect Office.

43. Использование сетевых информационных технологий и их преимущества.

44. Защита данных и основы компьютерной безопасности

Информация - самое главное, что содержится в компьютере.

Она может быть представлена данными разных типов, но всегда имеет основное значение. Утеря данных, создававшихся кропотливым трудом, пожалуй, один из самых страшных ударов для пользователя, который только можно представить. Другой большой неприятностью может быть ознакомление с подготовленными вами документами лиц, для которых они не предназначены. Иными словами, незаконный доступ к вашей информации, носящей конфиденциальный характер, посторонних лиц.

Потеря информации может быть вызвана, как минимум, двумя причинами. Первая - объективная, связанная с выходом из строя аппаратуры, например поломкой жесткого диска с фатальной потерей отдельных секторов; порчей отдельных файлов сложных систем вследствие сбоев электропитания и т.д. Вторая - сугубо человеческая. Здесь могут быть как ваши личные ошибки, так и чьи-то предумышленные действия.

Основы защиты и восстановления данных. Для снижения ущерба и объемов возможных потерь вследствие различных технических сбоев разумно периодически дублировать всю ценную информацию на запасные носители, имеющиеся в вашем распоряжении: начиная от дискет и заканчивая съемными жесткими дисками, стримерами и т.д. Частоту, с которой следует проводить такое резервирование, следует определять самостоятельно.

Программные и аппаратные методы защиты. Большинство современных компьютеров обеспечивает возможность использования пароля для защиты от несанкционированного доступа. Такая парольная защита может быть реализована как на аппаратном, так и программном уровне. В ряде случаев без ввода пароля загрузить операционную систему и сделать доступными жесткие диски с данными практически невозможно для обычного пользователя, и может быть весьма сложным делом для профессионала, особенно при отсутствии времени. В качестве первого уровня защиты можно пользоваться этим.

Более эффективную защиту обеспечивают специализированные программы или аппаратные средства, созданные и служащие исключительно в целях предотвращения несанкционированного доступа. Так, существуют специальные платы, встраиваемые в компьютер.

Достаточно надежными и простыми для пользователя могут быть программные средства. На сегодняшний день существует множество систем, осуществляющих защиту информации, хранящейся на компьютере, программным способом: с помощью шифрования, кодирования, установки паролей и т.д. Степень их реальной защиты в каждом случае различна. Многие программные системы защиты способны уберечь только от пользователя среднего уровня, но не профессионала. Дело в том, что в определенных секторах жесткого диска хранится служебная информация, содержащая некоторые сервисные сведения. Эти сектора недоступны для записи обычных файлов, но ряд защитных программ пользуется этой частью диска. При некотором умении и наличии специальных программных средств к ней можно легко получить доступ, например, загрузившись с системной дискеты, и затем внести определенные изменения и т.д., которые позволят обойти защиту и открыть доступ к хранящейся на диске информации.

45. Электронная подпись и проблемы, возникающие при ее использовании.

Электронная цифровая подпись является наиболее перспективным и широко используемым в мире способом защиты электронных документов от подделки и обеспечивает высокую достоверность сообщения. Законы дают возможность использования систем ЭЦП для обмена финансовыми и другими критическими для делопроизводства документами.

Пользоваться подписью очень просто. Никаких специальных знаний, навыков и умений для этого не потребуется. Каждому пользователю ЭЦП, участвующему в обмене электронными документами, генерируются уникальные открытый и закрытый (секретный) криптографические ключи.

Ключевым элементом является секретный ключ, с помощью него производится шифрование электронных документов и формируется электронно-цифровая подпись. Также секретный ключ остается у пользователя, выдается ему на отдельном носителе это может быть дискета, смарт-карта или touch memory. Хранить его нужно в секрете от других пользователей сети.

Для проверки подлинности ЭЦП используется открытый ключ. В Удостоверяющем Центре находится дубликат открытого ключа, создана библиотека сертификатов открытых ключей. Удостоверяющий Центр обеспечивает регистрацию и надежное хранение открытых ключей во избежание внесения искажений или попыток подделки.

В подпись записывается следующая информация:

• имя файла открытого ключа подписи.

• информация о лице, сформировавшем подпись.

• дата формирования подписи.

Пользователь, получивший подписанный документ и имеющий открытый ключ ЭЦП отправителя на основании текста документа и открытого ключа отправителя выполняет обратное криптографическое преобразование, обеспечивающее проверку электронной цифровой подписи отправителя. Если ЭЦП под документом верна, то это значит, что документ действительно подписан отправителем и в текст документа не внесено никаких изменений. В противном случае будет выдаваться сообщение, что сертификат отправителя не является действительным.

46. Проблемы информатизации регионов России.

В последнее время в субъектах Российской Федерации активизировались работы по использованию информационных технологий во всех сферах жизнедеятельности регионов. Этому способствовало проведение федеральными органами государственной власти ряда мероприятий и принятие нормативных документов в сфере использования информационных технологий.

Основными целями региональной информатизации являются:

повышение эффективности управления социально-экономическим развитием региона;

обеспечение доступа населения и организаций к информации о деятельности органов государственной власти;

улучшение качества государственного управления в органах государственной власти.

Среди основных направлений комплексной информатизации региона необходимо отметить следующие:

1) Ключевым направлением региональной информатизации является повышение эффективности функционирования государственного управления и местного самоуправления, создание и развитие архитектуры "электронного правительства" в регионе. В этой связи важно обратить внимание на создание (развитие) следующих автоматизированных информационных систем:

создание (развитие) системы управления бюджетным процессом;

создание (развитие) автоматизированной информационной системы размещения заказов на поставку товаров, работ и услуг для государственных нужд и нужд муниципальных образований региона.

создание системы управления государственным имуществом (в том числе земельными ресурсами) и автоматизации торгов по продаже или аренде государственного имущества, земельных аукционов;

создание (развитие) Интернет-портала(ов) органов государственной власти и местного самоуправления региона; в том числе, размещение в открытом доступе комплексных сведений о регионе, о деятельности органов государственной власти; размещение сведений о нормативных правовых актах и проектах нормативных правовых актов; размещение сведений о приеме на государственную службу; предоставление «Интернет-приемной» для прием и обработка обращений и запросов граждан и организаций в органы государственной власти, и пр.;

создание регионального Интернет-портала об услугах, оказываемых органами государственной власти и местного самоуправления населению и организациям; развитие рынка информационных услуг населению и хозяйствующим субъектам, предоставление предприятиям и гражданам доступа к открытым государственным информационным ресурсам; развитие предоставления государственных услуг в электронном виде, приема бланков документов в органы исполнительной власти региона с использованием ИКТ;

47. Понятие «Персональные данные» и работа с ними.

Персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация17.

Источниками персональных данных служат анкеты, справки, декларации и тому подобное.

Введение правового регулирования процесса обработки персональных данных обусловлено необходимостью обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина. Законодательством предписывается ряд требований к работе с персональными данными:

персональные данные должны быть получены законным способом: либо на основании федерального закона, устанавливающего цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия оператора, либо на основании согласия субъекта, выраженного в письменной форме;

персональные данные накапливаются для заранее определенной цели;

субъект персональных данных имеет право на получение сведений об операторе, о месте его нахождения, о наличии у оператора персональных данных, относящихся к соответствующему субъекту персональных данных, а также на ознакомление с такими персональными данными, за исключением случаев, предусмотренных законодательством;

персональные данные должны актуализироваться;

персональные данные не должны быть избыточны;

хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных;

персональные данные должны храниться не дольше, чем этого требуют цели их обработки, данные подлежат уничтожению по достижении целей;

персональные данные охраняются в режиме конфиденциальности информации.

Письменное согласие субъекта персональных данных на обработку своих персональных данных должно включать в себя:

1) фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных,

2) номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате

3) выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

2) наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес оператора,

получающего согласие субъекта персональных данных;

3) цель обработки персональных данных;

перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;

перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

6) срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его

отзыва.

Обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, не допускается, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

Обработка персональных данных в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке путем осуществления прямых контактов с потенциальным потребителем с помощью средств связи, а также в целях политической агитации допускается только при условии предварительного согласия субъекта персональных данных.

48. Соотношение теории и практики делопроизводства в деятельности юриста.

49. Делопроизводство по устным и письменным обращениям граждан.

В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок.

Существует три основных вида обращения: предложение, заявление, жалоба.

Предложение — вид обращения, цель которого, во-первых, обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений или общественных организаций, а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач.

Заявление — вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, общественных организаций. В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предполагаются способы решения поставленных задач.

Жалоба — вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. Как правило, в жалобе содержатся не только информация о нарушении субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и отдельных граждан

Норматив устанавливает порядок, в соответствии с которым обращения граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса. Жалобы подаются в те органы и тем должностным лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия обжалуются. Государственные и общественные органы и лица, к ведению которых не относятся вопросы, поставленные в обращениях, должны не позже чем в пятидневный Срок направить их по принадлежности, известив об этом заявителя. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба.

Руководители учреждений должны сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях, принятых по их обращениям. Закон устанавливает, что если гражданин не согласен с решением по его вопросу, он имеет право обжаловать это решение . Обращения разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие законодательного изучения — безотлагательно, но не позднее чем через 15 дней. Сроки рассмотрения жалоб могут продлеваться, если та или иная жалоба требует специального изучения и дополнительных проверок.

Делопроизводство по обращениям граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, организациях ведется отдельно от обработки других видов документов.

Установлен пятилетний срок хранения предложений, замечаний, жалоб граждан и всех документов по их разрешению. По мере необходимости экспертная комиссия может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения.

50. Последствия и порядок устранения неточностей и опечаток в судебном решении и иных документах.

После объявления решения суд, который его постановил, не вправе сам его изменить или отменить (ч. 1 ст. 213 ГПК). Допущенные в нем ошибки, вследствие которых оно становится незаконным и необоснованным, выступают основанием для изменения и отмены решения в апелляционном и кассационном порядке (статьи 290, 320 ГПК) и по вновь открывшимся и исключительным обстоятельствам (ст. 347 ГПК).

Субъективные - правильно такие исправления может сделать только суд, который рассматривал дело по существу. Неточность и неясность высказываний в решении может объяснить только тот суд, который допустил такой недостаток. Полный ответ на исковое требование, в которой не было постановлено решение, может правильно сделать тот суд, который его рассматривал. Только суд, рассматривавший дело и решил вопрос о праве, может точно определить размер присужденного, поскольку решение этих вопросов зависит друг от друга

Объективные - определенными законом способами исправления недостатков решения не решается заново разрешен судом правовое требование. Она только разъясняется и уточняется или решается какая-то ее часть, что находится в неотделимом связи с правовым требованием, или же делается лишь ответ по поводу решения требования, которое ошибочно было не занято резолютивной части решения.

Исправления описки и явной арифметической ошибки в решении (ст. 213 ГПК). Опиской называется сделана судом механическая ошибка в определении объекта присужденного, стороны, срока исполнения решения и проч. Ошибкой - неправильность в действиях и заключениях. Это, допущенная вследствие неправильности арифметических расчетов, неточность ъ решении суда в определении суммы, подлежащей взысканию. Поэтому наличие арифметических ошибок основывается на цифровых данных, которые были предметом притязания сторон и исследования суда.

Суд может по собственной инициативе или по заявлению лиц, участвующих в деле, заняться решением вопроса об исправлении описок и явных арифметических ошибок.

Подача заявления в суд об исправлении описки и явной арифметической ошибки в ГПК никакими процессуальными сроками не ограничено, но судебная практика придерживается правила, по которым вопрос о внесении исправления может быть решен судом, если решение не исполнено и не пропущен установленный законом срок для исполнения. Статья 21 Закона «Об исполнительном производстве» (п. 1) предусматривает три года.

Рассмотрение вопроса производится в судебном заседании коллегиальным составом суда с соблюдением порядка рассмотрения гражданских дел. В судебное заседание вызываются лица, участвовавшие в деле, но их неявка не препятствует рассмотрению вопроса о внесении исправления. Они могут пользоваться принадлежащими им правами с учетом специфики предмета судебного разбирательства. Результаты рассмотрения требования об исправлении описки или явной арифметической ошибки закрепляются в постановленные судом постановлении, которое может быть обжаловано и в

46