Вопросы к гак по дисциплине «Стандарты описания бизнес-процессов» Оглавление
Текстовая, табличная и графическая формы описания бизнес-процессов. Достоинства и недостатки каждой из форм 1
Построение диаграмм потоков данных – DFD 2
Построение диаграмм потоков работ – WFD 5
Методология описания бизнес-процессов IDEF0. Общие положения 6
Методология описания бизнес-процессов ORACLE. Общие положения 9
Методология описания бизнес-процессов BAAN. Общие положения 10
Методология описания бизнес-процессов ARIS. Общие положения 12
Текстовая, табличная и графическая формы описания бизнес-процессов. Достоинства и недостатки каждой из форм
Текстовая форма представляет собой последовательное описание бизнес-процесса. Примером текстового описания фрагмента бизнес-процесса является следующий текст: «Отдел продаж составляет договор и согласует его с Юридическим отделом».
Многие российские компании разработали и используют в своей деятельности регламентирующие документы, часть из которых является процессными регламентами и представляет не что иное как текстовое описание бизнес-процессов.
Но для целей описания, анализа и оптимизации деятельности компании данный вариант не очень подходит. Причина в том, что описание бизнес-процесса в текстовой форме системно рассмотреть и проанализировать невозможно. Текстовая информация воспринимается человеческим мозгом последовательно. Например, когда человек читает длинный текстовый документ, и доходит до его конца, он практически всегда не помнит в точности значительную часть того, что было в начале документа. Второй недостаток текстового представления бизнес-процесса заключается в том, что человеческое сознание устроено так, что оно эффективно может работать только с образами. При восприятии и анализе текстовой информации человеческий мозг раскладывает ее на ряд образов, на что уходя дополнительное время и умственные усилия. Поэтому при использовании текстового описания бизнес-процессов производительность и качество решений по оптимизации деятельности оставляют желать лучшего, что особенно сильно проявляется, когда решение принимается группой людей. Достоинством/преимуществом/ текстовой формы является высокая нормативно-юридическая обоснованность, поскольку такая форма ближе остальных к привычной и понятной юристам форме нормативных документов. По этой причине большинство государственных/бюджетных организаций применяют именно такую форму, например в виде регламентов.
В свое время специалисты по информационным технологиям разработали более структурированный подход к описанию бизнес-процессов. Ими было предложено разбить бизнес-процесс по ячейкам структурированной таблицы, в которой каждый столбец и строчка имеют определенное значение. Данную таблицу читать более просто, из нее легче понять, кто за что отвечает, в какой последовательности в бизнес-процессе выполняются работы, и соответственно бизнес-процесс проще проанализировать. Табличная форма описания бизнес-процессов более компактна и наглядна по сравнению с текстовой и в настоящее время активно применяется специалистами по информационным технологиям для описания бизнес-процессов в приложении к задачам их автоматизации.
Таблица 1. Таблтчная форма представления бизнес-процесса
В последнее время интенсивно стали развиваться и применяться при описании бизнес-процессов графические подходы. Признано, что графические методы обладают наибольшей эффективностью при решении задач по описанию, анализу и оптимизации деятельности компании.
Рисунок 1. Графическая форма представления бизнес-процесса
Оказалось, что графика хороша тем, что графическая информация, расположенная в поле зрения человека, воспринимается его мозгом одновременно, если её, естественно, не слишком1 много. Второе преимущество в том, что менеджер, как и любой человек, и мыслит в виде образов. Любую текстовую информацию он переводит в образы. В случае, когда ему представляется информация в виде графических образов, значительно возрастают его возможности по анализу и принятию решений.
Недостатки графической формы в том, что здесь требуется обучение специальным языкам для описания этих графических форм, как системе условных обозначений, иначе разные специалисты на смогут понять друг друга. Эти языки (сформировавшиеся как проверенные практикой методологии) условно можно считать стандартами описания бизнес-процессов.
Второй недостаток графической формы, вытекающий из первого – низкая нормативно-юридическая обоснованность, которая, впрочем, далеко не всегда востребована извне.