Вопрос 26.

В Microsoft Office Excel 2007 существует множество способов совместного использования, анализа и передачи деловых сведений и данных. Выбор способа совместного использования данных зависит от ряда факторов, в том числе от того, как другие пользователи будут просматривать данные и работать с ними. Например, нужно ли запретить редактирование важных сведений, или же предоставить пользователям возможность изменять и редактировать эти данные? В некоторых случаях необходимо организовать совместное использование данных с пользователями, у которых нет Microsoft Office Excel или которые используют другие версии приложения Excel. Или же необходимо просто распространить определенную версию книги, например, отправить ее в сообщении электронной почты и напечатать.

Можно использовать Службы Excel для организации совместного использования данных в следующих случаях:

• Имеется доступ к Службы Excel, который является частью Office SharePoint Server с возможностью запуска Службы вычислений Excel.

• Необходимо работать только с одной копией книги или листа на безопасном центральном ресурсе.

• Пользователям нужно анализировать, создавать диаграммы и сводные таблицы, взаимодействовать с данными с помощью обозревателя. Установка приложения Excel на компьютеры пользователей не обязательна.

• Необходимо обеспечить защиту моделей листов, а также защиту данных, которыми заполнены модели. Можно разрешить пользователям только просмотр данных, чтобы пользователи могли просматривать лист в обозревателе, но не могли получить к нему доступ непосредственно с помощью приложения Excel или другого подобного приложения. Кроме того, можно управлять частями листа, просмотр которых в обозревателе разрешен пользователям.

• Необходимо использовать книгу в отчете цифровой панели на веб-странице, где можно быстро просматривать и анализировать важные сведения проекта.

• Необходимо использовать возможности создания отчетов, чтобы оповещать пользователей об обновленных отчетах.

Кроме того, Службы Excel предоставляет администраторам возможность программно или вручную управлять и распределять пользовательские листы Excel на сервере.

Возможно, наиболее доступный способ совместного использования данных Excel — это отправка книг по электронной почте, по факсу и печать с последующим распространением бумажных копий книг. Электронную почту, факс или распечатку для распространения книг целесообразно использовать, если:

• Имеется приложение для работы с электронной почтой, такое как Microsoft Office Outlook 2007;

• Имеется факс или программное обеспечение факсимильной связи и подключение к Интернету;

• Имеется принтер и нужно использовать или распространить бумажные копии данных для справок.