Типы отчетов Access: краткий обзор

В нижеследующих секциях перечисляются и описываются разные типы отчетов, которые можно создать с помощью версий программы Access 2002 и 2003. В каждом разделе содержатся ссылки на сведения о средствах и методах создания отчета того или иного типа.

Простые отчеты

Простой отчет содержит элементы управления, которые связаны (соединены) с различными таблицам и запросами. Примером такого отчета может служить отчет, показывающий продукты и категории.

Данные для этих полей взяты из таблицы «Продукты».

Данные для этого поля взяты из таблицы «Категории».

Иерархические отчеты

Иерархический отчет содержит другие отчеты, которые называют подчиненными отчетами. Подчиненные отчеты внедряются, когда требуется отобразить данные из таблиц со связью «один-ко-многим» (Отношение «один-ко-многим». Объединение двух таблиц, в котором значению ключа каждой записи в главной таблице соответствует значение в связанном поле или полях в нескольких записях подчиненной таблицы.). Например, можно сделать отчет «Продовольственные выставки», в который будут включены данные из таблиц «Выставки» и «Сотрудники».

Данные основного отчета, в котором содержится список названий выставок и городов, где эти выставки проводятся, извлекаются из базы данных «Выставки».

Данные подчиненного отчета, в котором содержится список сотрудников, работающих на каждой из выставок, извлекаются из базы данных «Сотрудники».

Дополнительные сведения о создании простых и иерархических запросов см. по ссылкам:

• Создание простого отчета

• Создание подчиненного отчета

• Подчиненные отчеты

• Привязка пустой формы или отчета к одной или нескольким таблицам или запросам

• Создание динамического отчета Access с использованием связанных таблиц (на английском языке)

Отчеты, содержащие отсортированные, сгруппированные записи или записи обоих типов

Записи в отчете можно сортировать и группировать либо в режиме конструктора, либо используя мастер форм.

Отчет, содержащий отсортированные записи

Можно сортировать по одному полю или по нескольким полям в источнике записи и задавать порядок сортировки.

В этом отчете названия продуктов отсортированы в восходящем порядке.

Отчет, содержащий сгруппированные записи

Для записей в отчете можно задать один или несколько уровней группировки и определить порядок сортировки для каждого уровня. Также можно для каждой группы отображать верхние и нижние колонтитулы, подсчитывать итоговые и другие значения.

Записи в отчете сгруппированы по полям «Год» и «Квартал».

Итоговые значения отображены для каждого года.

Дополнительные сведения о создании отчетов с отсортированными или сгруппированными данными см. по ссылке:

Группировка записей по дате/времени в отчете Access

Перекрестный отчет

В качестве данных для отчета можно использовать результаты перекрестных запросов. В перекрестном запросе подсчитывается сумма, среднее значение или другие типы итоговых значений для данных, а результаты группируются по двум полям: значения одного поля становятся заголовками столбцов, а значения другого поля — заголовками строк.

Этот отчет, основанный на запросе на выборку, показывает записи, сгруппированные только вертикально (по сотруднику и категории). Это приводит к увеличению числа записей, что усложняет сравнение итоговых значений.

Этот отчет, основанный на перекрестном запросе, отображает те же самые сведения, но данные сгруппированы как горизонтально, так и вертикально, поэтому таблица данных более компактная.

Дополнительные сведения о создании перекрестных запросов см. по ссылке:

Создание отчета, основанного на перекрестном запросе