Назначение и виды запросов в Access. Назначение запросов.

Запрос – это требование на получение определенной информации. Запросы позволяют сфокусировать внимание именно для тех данных, которые нужны для решения текущей задачи. Используя запросы, можно проверять данные любым образом, который мы в состоянии представить. Можно отобрать таблицы, поля и записи, содержащие необходимые для просмотра, подведения итогов или использования в вычислениях данные; отсортировать их; создать отчеты и формы для отображения указанной нами информации и даже создать диаграммы для наглядного представления данных. Результат работы запроса называется выборкой. Выборка не сохраняется в базе данных; она создается заново каждый раз при выполнении запроса и уничтожается при его закрытии.

Виды запросов.

• Режим «Конструктор» – «ручное» создание запроса:

Можно создавать в режиме «Конструктор» – «ручное» создание запроса на основе одной или нескольких таблиц. На вкладке «Запросы» нажимаем кнопку «Создать». Выбираем режим «Конструктор»; Выбираем таблицу, связанный с запросом справочник или базу данных и нажимаем кнопку «Закрыть». Они, вместе со связкой по соответствующим полям, появятся в верхней части экрана создания Запроса – схема данных данного запроса (при наличии заранее заданной связки). Например, справочник «Цеха» и База данных «Личные карточки», связанные по полю «Цех». Далее необходимо в колонках Запроса выбрать в каждом столбце:

• таблицу

• поле из таблицы

• вид сортировки

и т.д. Подсчеты по количеству необходимо делать в виде макросов или «выражений». Запуск запроса в работу – кнопка «Открыть». Если не устраивает сортировка данных, можно ее осуществить с помощью выбора поля в столбце и нажатия кнопок <А-Я> или <Я-А> (см. выше – сортировка данных). «S» - указание группировки по данному полю.

• Режим «Простой запрос» –

( Для показа суммирования в одной колонке):

На вкладке «Запросы» нажимаем кнопку «Создать». Выбираем режим «Конструктор»; Выбираем таблицу или Запрос, указываем поля (все или выборочно). Далее нужно указать: подсчет для всех или Итоги. Если интересуют Итоги – нужно нажать на кнопку <Итоги>. Так как цифровых полей нет, то Access сам предложит вариант «Подсчет количества записей KartPers». Необходимо включить флажок. Далее даем название таблице и получаем сумму персонала по цехам (на основе выше описанного сделанного в Конструкторе Запроса).

• Режим «Перекрестный запрос» –

( Для создания всевозможных подсчетов на базе Схемы данных):

Данный запрос строится на основании продуманных заранее взаимосвязей и, обычно, на основе сводной Базы данных.

Сначала необходимо выбрать базу данных. Обычно – основную. В работе с Кадрами - это БД «Личные карточки». Далее нужно выбрать одно – три поля – для организации строк – уровни вложения полей. И одно поле для организации расчетов. В нем необходимо выбрать вид вычислений: Count (подсчет количества – например, персонала по цехам, должностям и т.д.), Sum (сумма – например, сумма окладов, зарплаты и т.д.). Расчеты производятся по выбранным полям.

• Режим «Повторяющиеся записи» –

( для повторов данных в таблицах):

• Режим «Не имеющие подчиненных» –

( для показа записей, не имеющих связей): Например, клиенты, не имеющие заказов.