30) Инвентаризация и документация как элементы метода бухгалтерского учета

Документация – письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции или праве на ее совершение. Каждая хозяйственная операция оформляется документами типовых и специализированных форм. Документ служит не только основанием для фиксирования хозяйственной операции, но способом первичного наблюдения и регистрации их. Документация служит целям контроля, дает возможность проводить документальные проверки, обеспечивает сохранность имущества.

Инвентаризация – способ проверки соответствия фактического наличия хозяйственных средств организации данным учета. Как элемент метода бухгалтерского учета – это средство наблюдения последующей регистрации явлений и операций, не отраженных первичной документацией в момент их совершения.

Документация и инвентаризация являются приемами первичного наблюдения за объектами бухгалтерского учета.

Документация

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы.

Документ - это любой материальный носитель данных, который позволяет юридически доказательно подтвердить хозяйственные факты и право на их совершение.

В бухгалтерском учете документации как средству первичного наблюдения и контроля за объектами учета придается исключительно большое значение и ни одна запись не может быть сделана без оправдательных документов.

Часть учетных документов поступает на предприятие извне, от сторонних лиц и организаций: от поставщиков предприятие получает счета к оплате за приобретенные у них ценности или услуги; из банков поступают выписки, сообщающие о состоянии и движении денежных средств на расчетном и других счетах предприятия, и т.д. Другие документы предприятие выписывает само и направляет своим деловым партнерам: счета покупателям за отгруженную им продукцию, платежные поручения банку на перечисление средств в погашение задолженности предприятия поставщикам, бюджету, другим кредиторам. Некоторые документы оформляются и используются только внутри предприятия, например накладные на внутреннее перемещение материалов при передаче их со склада в производство основных средств и др.

С помощью инвентаризации сопоставляется и уточняется фактическое наличие средств и состояние расчетов с данными бухгалтерского учета. Инвентаризация материалов, готовой продукции, товаров и другого имущества, имеющего вещественно-натуральную форму, проводиться путем проверки их количества, качества и технического состояния в местах хранения и эксплуатации. Расхождения между бухгалтерскими данными и фактическим наличием и состоянием материально-производственных запасов могут возникнуть из-за нарушения режима хранения или вследствие естественной убыли, из-за ошибок при измерении количества при поступлении на склад, из-за ошибок в документах, в результате хищений или других злоупотреблений.

В ходе инвентаризации могут быть обнаружены явления, которые не могли быть ранее зафиксированы и документально оформлены: излишки материалов или их недостача, порча или естественная убыль продуктов и т.д. Таким образом, инвентаризация выступает и как способ первичного наблюдения объектов учета в дополнение к документированию.