Учет движения наличных денежных средств в кассе

Ведется на основании Постановления Государственного банка СССР №18 от 4 октября 1993 года «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации».

Для осуществления расчетов наличными каждая организация должна иметь кассу (одну или несколько). Все операции с наличными деньгами осуществляет кассир, с которым заключается письменный договор о материальной ответственности. Организация может иметь в кассах наличные деньги только в пределах лимита, установленного обслуживающим банком по согласованию с руководством организации. Хранить деньги сверх установленного лимита можно только для выдачи зарплаты и пособия по социальному страхованию не свыше 3-х дней, включая день получения денег в банке.

Первичными документами по учету кассовых операций являются приходные и расходные кассовые ордера, они оформляются на все операции по кассе. Исключение составляет расчетно–платежная ведомость. Если на всю организацию составляется одна ведомость и нет депонированной (неполученной) зарплаты, расходным первичным документом по кассе в этом случае будет являться сама ведомость.

Приём наличных денег производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером и кассиром. Лицу, сдавшему деньги в кассу, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за теми же подписями, заверенная печатью организации или оттиском кассового аппарата.

Выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам за подписями руководителя и главного бухгалтера. При выдаче денег кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный ордер документ составлен на выдачу денег несколькими лицами, то получатель также предъявляет документ, удостоверяющий личность, и расписывается в соответствующей графе, но в этом случае данные документа в платежном документе не указываются.

Расписка о получение денег может быть сделана получателем только собственноручно с указанием суммы прописью. Приходные и расходные кассовые ордера заполняются бухгалтером вручную или с применением ЭВМ. Исправления в них не допускаются. Выдача кассовых ордеров на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления. При получении кассовых ордеров кассир проверяет правильность их заполнения, подписывает, выдает или получает деньги и ставит на ордере отметку «ПОГАШЕНО» или «ОПЛАЧЕНО».

Регистрами аналитического учета являются:

1. Кассовая книга предприятия. Ведется в одном экземпляре независимо от количества касс. Кассовая книга имеет унифицированную форму, она пронумеровывается, прошнуровывается, скрепляется печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. На каждый операционный день заполняется отдельный лист, записи делаются под копирку в 2-х экземплярах, подчистки и неоговоренности в книге не допускаются. Исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Записи в книге производятся сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги хозяйственных операций за день, выводит остаток денежных средств в кассе и передает в бухгалтерию в качестве «отчета кассира» второй отрывной лист с первичными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Бухгалтер проверяет «отчет кассира» и регистрирует хозяйственные операции в «Журнале учета хозяйственных операций» и Главной книге.

2. Журнал ордер №1 – «Касса».

Регистром синтетического учета является активный балансовый счет 50 «Касса». Дебетовый остаток показывает наличие денежных средств в кассе на начало или конец отчетного периода. По дебиту отражается поступление денежных средств в кассу в отчетном периоде, а по кредиту – их выдача.

Сч 50 «Касса»

	Д-т	К-т
	Сд н
С р/счета	К-т 51	Д-т 51	На р/счет
Выручка от реализации	К-т 90	Д-т 71	Выдача денег подотчет
Возврат ссуды и возмещ. матер. ущерба работником	К-т 73	Д-т 76	Выплата депон. зарплаты
Возврат неиспольз. аванса	К-т 71	Д-т 70	Выплата зарплаты
Оприходование излишка денег в	К-т 91	Д-т 75	Вклад учредителя
кассе		Д-т 73	Выдача ссуды
		Д-т 94	Учет недостачи
	Сд к

Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины

Ревизия кассы проводится в сроки, установленные руководителем организации, но не реже 1 раза в год, а также при смене кассиров. Производится полная сверка денежной наличности и проверка других ценностей, находящихся на хранении в кассе. Составляется комиссия (не менее3 человек), состав которой утверждается руководителем организации. Перед началом ревизии с кассира берется расписка о том, что все приходные и расходные кассовые ордера, полученные им из бухгалтерии, зарегистрированы в кассовой книге и возвращены обратно вместе с «отчетом кассира». Остаток по кассе выведен в соответствии с документами. Комиссия сопоставляет фактическое количество денег и ценностей с остатком, указанным в кассовой книге, и описью.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная росписью получателя на расходном кассовом ордере, а также без оформления последнего, в оправдании остатка наличных денег не принимается. Эта сумма считается недостачей, которая взыскивается с кассира.

Д-т 94 К-т 50 – учет недостачи;

Д-т 73 К-т 94 – недостача относится к возмещению материально-ответственным лицом (кассиром);

Д-т 50 К-т 73 – недостача вносится в кассу.

Наличные деньги, не подтвержденные приходным кассовым ордером, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия. Поскольку в кассе запрещено хранение денег и других ценностей, не принадлежащих предприятию, то оправдание кассира о том, что это собственность работников, оставленная ей на временное хранение, не принимается во внимание, Оприходуется излишек корреспонденцией Д-т 50 К-т 91 (излишек включается в состав внереализационных доходов предприятия)..

Если с кассиром при приеме на работу не заключен договор о материальной ответственности, то оснований для привлечения его к ответственности за выявленную недостачу нет. Если ревизией установлено, что причиной недостачи является отсутствие необходимых условий, обеспечивающих сохранность денежных средств, то материальная ответственность возлагается на руководителя организации.

На каждую ревизию составляется акт произвольной формы в 2-х экземплярах: 1 экземпляр хранится в бухгалтерии, 2-й - вручается кассиру под расписку.

Кроме внутренней проверки, внешнюю проверку ведения операций по кассе осуществляет банк, в котором открыт расчетный счет организации. По результатам проверки составляется акт с указанием всех выявленных нарушений, который направляется в налоговый орган по месту регистрации. На основании акта налоговая инспекция определяет суммы штрафов, налагающихся на руководителя, главного бухгалтера и кассира предприятия.