Инвентаризация имущества организации

Несмотря на то, что основным способом бухгалтерского наблюдения является строгая документация хозяйственных операций, не исключается возможность расхождения учетных записей с фактическим количеством.

Чтобы обеспечить контроль за сохранностью имущества и для полного соответствия данных учета фактическим остаткам, а также для обеспечения реальности показателей бухгалтерского учета проводится инвентаризация, т.е. установление фактического наличия имущества, его источников и произведенных затрат путем пересчета фактических остатков и сопоставления их с учетными записями.

Правила проведения инвентаризации определены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.95г. № 49.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень проверяемых имущества и обязательств устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно:

- при составлении годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально-ответственного лица;

- при установлении фактов хищения или злоупотребления, а также порчи имущества;

- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций;

- при ликвидации или реорганизации организации.

Основными целями инвентаризации являются:

1. Проверка правильности данных текущего учета и выявление допущенных ошибок.

2. Контроль за сохранностью имущества.

3. Отражение неучтенных хозяйственных и финансовых операций.

4. Контроль за полнотой и своевременностью расчетов по хозяйственным договорам и обязательствам, по уплате налогов и сборов.

5. Проверка условий и порядка хранения материальных ценностей.

6. Выявление залежавшихся, неходовых и устаревших ценностей.

7. Проверка соблюдения принципа материальной ответственности.

8. Проверка состояния учета и организации движения товарных запасов.

9. Проверка отражения хозяйственных операций в документах и бухгалтерском учете.

Необходимость инвентаризации обусловлена рядом причин:

1. выявлением ошибок в учете, которые могут привести к серьезным материальным потерям в виде штрафов за недостоверный расчет суммы налогов и сборов;

2. изменением физических свойств товарно-материальных ценностей, т.к. некоторые из них (например, продукты питания) в результате естественной убыли меняют свои физические свойства (массу, объем и т.п.) или приходят в негодность;

3. недоверием к материально-ответственному лицу;

4. требованием судебно-следственных органов.

Инвентаризации бывают:

а) по объему – полная и частичная;

б) по методу проведения –выборочная и сплошная;

в) по назначению – плановая, внеплановая и повторная.

Полная инвентаризация проводится перед составлением годового отчета, аудиторской проверки или ревизии и охватывает все материальные ценности, денежные средства и расчеты с другими организациями и лицами. При этом проверяется не только имущество, находящееся в собственности организации, а также и находящееся в его временном распоряжении и ведении (арендованного, принятого на реализацию или временное хранение).

Каждая отдельная инвентаризация, охватывающая часть средств организации, является частичной инвентаризацией (например, инвентаризация денежных средств в кассе – ревизия кассы, инвентаризация материальных ценностей, связанная со сменой материально-ответственного лица и т.п.).

При выборочной инвентаризации у конкретного материально-ответственного лица проверяют только некоторые ценности на выбор.

Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях организации.

Плановая инвентаризация проводится по графику в указанные сроки, утвержденные руководителем, причем сроки проведения не подлежат оглашению.

Внеплановая инвентаризация проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств (при смене материально-ответственного лица, после стихийных бедствий или хищений).

Повторная инвентаризация проводится, если возникнут сомнения в достоверности, объективности или качестве проведенной проверки.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, состав которой утверждается руководителем организации. В состав комиссии включаются представители администрации, работники бухгалтерии, другие специалисты. В ее состав можно включать представителей службы внутреннего аудита и независимых аудиторских организаций.

До начала проверки фактического наличия имущества комиссия получает последние на момент проверки инвентарные приходные и расходные документы или отчеты и движении материальных ценностей и денежных средств.

Проверяемое материально-ответственное лицо дает расписку в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственное хранение, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход.

Фактическое количество имущества определяется путем обязательного подсчета, взвешивания и обмера, при этом заполняется инвентаризационная ведомость.

После окончания проверки оформляется акт инвентаризации и сличительная ведомость результатов инвентаризации, которые подписываются членами комиссии и проверяемым материально-ответственным лицом.

Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете того месяца, в котором была закончена проверка.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются следующим образом:

1. Имущество, оказавшееся в излишке, подлежит оприходованию и зачислению на финансовые результаты организации от прочей деятельности с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц:

Д-т 08,10,41,43,50 К-т 91.

2. Недостача имущества, выявленная в ходе инвентаризации, оформляется корреспонденцией:

Д-т 94 К-т 08, 10, 41, 43,50.

2.1. Если недостача не превышает установленные нормы естественной убыли, то она по распоряжению руководителя организации списывается на затраты организации:

Д-т 25,26,44 К-т 94.

2.2. Если недостача списывается на возмещение материально-ответственным или другим виновным лицом

Д-т 73 К-т 94,

то возмещение недостачи производится или путем внесения работником денег в кассу

Д-т 50 К-т 73,

или вычета суммы недостачи из его заработной платы

Д-т 70 К-т 73.

3. Если виновное лицо не установлено (например, потеря имущества в результате чрезвычайных обстоятельств), то недостача списывается на финансовые результаты

Д-т 99 К-т 94.