Регистры бухгалтерского учета

Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, обязательно накапливается и систематизируется. Учетная информация регистрируется или вручную или с использованием средств автоматизации. С этой целью применяются учетные регистры – таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций. Содержание документов в них группируется по однородным признакам в разрезе установленных показателей учета.

Формы регистров бух. учета разрабатываются и рекомендуются Минфином РФ, федеральными органами исполнительной власти, а также организациями при соблюдении ими общих методических принципов бух. учета.

Хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности. Они группируются по соответствующим счетам. Лица, составившие и подписавшие регистры, несут ответственность за правильность отраженных и них данных. Содержание регистров и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной организации.

Регистры бух. учета могут вестись в специальных разграфленных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограммы, а также на машинных носителях (дисках, дискетах).

Классификация учетных регистров

1. По внешнему виду:

- бухгалтерские книги – сброшюрованные учетные таблицы (листы), заключенные в переплет. Все страницы в книгах нумеруются, брошюруются и визируются в конце подписью гл. бухгалтера с указанием числа страниц. Если книга является хронологическим регистром, то записи в ней ведутся последовательно, не пропуская страниц. В систематических книгах для каждого синтетического или аналитического счета открывается отдельная страница или определенное число страниц в зависимости от предполагаемого объема записей. Такие книги должны иметь оглавление;

- карточки – это отдельные листы, изготовленные из бумаги или картона стандартного размера, что делает возможным их хранение в специальных ящиках. Совокупность карточек однородного назначения называется картотекой. Карточки разбиваются на необходимые разделы картонными разделителями, к которым прикрепляются указатели с обозначением шифра, кода счета и других обозначений, что обеспечивает быстроту нахождения нужной карточки в картотеке. Карточки очень удобны для копировальных записей и группировок учетных данных. Их недостаток в том, что карточку очень легко изъять из картотеки и заменить другой, возможна утеря карточки;

- свободные листы – представляют собой разновидность карточек, но отличаются от них размерами и способом хранения, т.к. они хранятся в папках. В любой момент лист может быть вынут из папки для производства записей и подсчета. Отдельные листы применяются для ведения журналов-ордеров. Это самый распространенный вид учетных регистров.

2. По характеру бухгалтерских записей:

- хронологические – в них записи производятся в порядке поступления первичных документов без разноски по счетам;

- систематические –в них однородные по экономическому содержанию хозяйственные операции группируются на счетах синтетического и аналитического учета;

- комбинированные –в них сочетаются хронологические и систематические записи (журналы-ордера).

3. По объему содержания:

- синтетические- открываются для ведения синтетических счетов (без пояснительного текста, с указанием только даты, номера и суммы бухгалтерской проводки). Записи в них обычно делаются не по отдельным документам, а по совокупности однородных документов, предварительно сгруппированных;

- аналитические –каждая хозяйственная операция записывается с необходимой полнотой, причем по материальным ценностям – как в денежных, так и в натуральных измерителях. В них нередко дается пояснительный текст, раскрывающий содержание операции. Регистры аналитического учета ведутся в развитие и дополнение какого-либо синтетического счета.

3. По способу графления:

- односторонние – это различные карточки для учета материальных ценностей, расчетов и других операций. В них объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей. Учет ведется на одном листе в денежном, натуральном или одновременно обоих измерителях (кассовая книга);

- двухсторонние –применяются при ведении учета в книгах. Счет открывается на двух развернутых страницах книги (на левой странице – дебет, а на правой – кредит). Применяются только при ручном способе ведения регистров;

- многографные –используются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета. Например, учет движения материалов отражается в целом по организации, а также по отдельным материально-ответственным лицам; затраты регистрируются в целом по организации, подразделениям, отдельным изделиям, статьям затрат;

- линейные – являются разновидностью многографных. В них каждый аналитический счет отражается только по одной строке, представляя возможность разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических, что невозможно при вертикальном графлении;

- шахматные- ограничиваются лишь кредитовыми (или дебетовыми) оборотами с группировкой по корреспондентским счетам (журналы-ордера, Главная книга).

4. По способам заполнения:

- заполненные вручную;

- заполненные при помощи ПЭВМ.