1)Особливості складання розпорядчих документів

Організовування тексту розпорядчих документів

Чіткість організації текстової частини виявляється на всіх рівнях. Показовим у розпорядчих документах є членування тексту, а саме: чітке виокремлення констатуючої (вступної) та розпорядчої (основної) частин. Просторово виокремлені, логічно розмежовані, вони характеризуються певною автономністю від тексту загалом.

Вступ спрямовує думку реципієнта, дає обґрунтування пропонованих дій, вказує на те, що спричинило виникнення повідомлення, одначе основної інформації не розкриває.

Структура вступу:

• анотація — перелік проблем, викладених в основному тексті;

• прагматичність — опис цільової установки наказу;

• концептуальність — деякі теоретичні і методологічні та інші положення, покладені в основу документа;

• енциклопедичність — опис робіт, що передували цій роботі, — на змістовому рівні виявляється у висвітленні трьох ключових аспектів констатуючої частини: підстави, мети, причини видання наказу.

Зв’язок між повідомлюваними подіями у констатуючій частині здебільшого виявляється усталеними прийменниковими конструкціями, дієприслівниковими зворотами тощо.

Утім, констатуючої частини може не бути, якщо дії, пропоновані до виконання, не потребують роз’яснення.

Рубрикація тексту — неодмінна умова розпорядчих документів. Пункти і підпункти розпорядчої частини наказу нумеруються арабськими цифрами в такий спосіб: 1; 1.1; 1.2; 1.3; 2; 2.1; 2.2; 2.3; 3…

Дієслово у неозначеній формі (що зробити?) — визначальний елемент за обсягом інформації і виконуваною функцією кожного пункту розпорядчої частини, концептуальне ядро в складі цілого комплексу повідомлення. Залежні слова пояснюють, на що спрямована дія, створюють чітку єдність повідомлення.

Розпорядчі документи потребують організації матеріалу залежно від ситуації спілкування:

• якщо час визначено іншими документами, скажімо, інструкціями, правилами, термін може не зазначатися;

• якщо виконавець наказу один, то інформація про виконавця в кожному пункті може не зазначатися, а фіксується наприкінці окремим пунктом;

• виконавець може подаватися узагальнено (наприклад: керівникам відділів, технікам-оглядачам);

• термін виконання в пунктах і підпунктах розпорядчої частини наказу не вказується, якщо доручення мають постійний або нормативний характер і їх виконання пропонується на весь період дії цього розпорядчого документа;

• кількість виконавців кожного пункту (підпункту) не обмежується.

Іноді текстова частина містить термін чинності розпорядчого документа, що оформляють окремим пунктом:

«Наказ набирає чинності з 1 січня 2008 року.»

Логічної та структурної завершеності розпорядчій частині наказів надає її останній пункт, який набуває таких граматичних форм:

• Контроль за виконанням наказу покласти на… (посада, прізвище, ініціали відповідального виконавця наказу в цілому);

• Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

___________________________________________________________

2)Відмінювання прикметників. Особливості використання прикметників у ділових паперах.

1. ВІДМІНЮВАННЯ ПРИКМЕТНИКІВ

Прикметники м'якої і твердої групи розрізняються кінцевим приголосним основи.

Відмінкові закінчення прикметників твердої групи в однині: -ий, -е, -ого, -ому, -им, -ому- в чоловічому і середньому роді; -а, -ої, -ій, -ою, -ій- у жіночому роді.

Відмінкові закінчення прикметників м'якої групи у непрямих відмінках (крім знахідного і орудного)- такі ж, але після попереднього м'якого приголосного, що на письмі позначається м'яким знаком:

Якщо основа м'якого прикметника закінчується м'яким приголосним й, у цьому випадку м'який знак не ставиться, а сама м'якість звучання передається буквами я, ю, є, ї

(край® безкраїй, безкрая, безкрає, безкраю).

Перед голосним о приголосний й зберігається (край® безкрайого, безкрайому, безкрайою).

У знахідному відмінку однини прикметники чоловічого роду можуть мати залежно від форми іменника закінчення називного або родового відмінків (кого? що?- приємне враження, вірного друга).

Прикметники твердої і м'якої груп чоловічого і середнього роду в місцевому відмінку однини, крім закінчення -ому, можуть закінчуватися як на -ому, так і на -ім (на світлому- світлім, на білому- білім).

2. Особливості використання прикметників у професійних текстах

1. Перевага надається прикметникам книжного походження: автобіографічний, балансовий, валютний, дезорієнтований, еквівалентний, ідеальний, конфіденційний.

Треба уникати вживання прикметників із розмовної, зниженої лексики, двозначним змістом, суфіксами збільшеності, зменшеності й пестливого забарвлення, стягнених повних та усічених форм, замінюючи їх однозначними, неемоційними прикметниками або розгорнутими пояснювальними конструкціями з інших частин мови.

2. У використанні ступенів порівняння окремих якісних прикметників перевага надається аналітичним формам, які утворюються за допомогою прислівників: дуже, надто, більш, менш та ін.

Треба правильно узгоджувати просту форму вищого ступеня: фірма стала набагато перспективніа – фірма стала набагато перспективнішою. Форми вищого ступеня порівняння прикметників поєднуються із знахідним відмінком іменників та займенників за допомогою прийменника -за або сполучника -ніж: фотоплівка Фуджі дешевша від фотоплівки Кодак – фотоплівка Фуджі дешевша за фотоплівку Кодак; це порушення було більш серйозним, чим попереднє – це порушення було більш серйознім ніж попереднє.

3. Складена форма вищого й найвищого ступенів порівняння утворюється за допомогою прислівників: більш, найбільш, менш, найменш, але слід уникати вживання суфікса -іш-

4. Прикметник достовірний уживається тільки тоді, коли стосується двох сторін у значенні – особа, група осіб, організація, яка представляється в певному відношенні іншій особі, особам, організації. Поєднується зі словами: договір, угода, домовленість, співробітництво, відносини, взаємини, стосунки, зустрічі, зв'язки, обов'язки.

5. У формах місцевого відмінка однини чоловічого та середнього роду слід використовувати закінчення -ому.

6. Замість розмовної форми треба користуватися конкретним визначенням.

7. Слово "самий" на означення вищого ступеня ніколи не вживається із прикметниками. Його заступає частка -най.

8. Уникають вживання присвійних прикметників, замінюючи їх іменниками або відповідними прикметниковими формами. Якщо потрібне точне означення, іменник-прізвище, посада, звання тощо ставлять у родовому відмінку, це ж стосується таких випадків, коли є кілька однорідних членів.