- •3.1. Делопроизводство на предприятии
- •3.2. Регламентация общего делопроизводства
- •3.3. Формат бумажных носителей и формат документа. Бланки предприятия и основные реквизиты
- •3.5. Основные виды документов
- •3.5. Технология работы с документами
- •3.5.1. Организация документооборота
- •3.5.2. Регистрация документов
- •Журнал регистрации входящей почты
- •3.6.3. Контроль исполнения документов
- •3.5.4. Группирование исполненных документов, формирование и систематизация дел
- •Дело № 25 Документы о приеме и сдаче имущества
- •3.5.5. Номенклатура дел предприятия
- •3.5.6. Подготовка документов к архивному хранению
- •4. Порядок выполнения работы
- •Заявление
- •Заявление (для юридических лиц)
- •Структура
- •Утверждаю
- •Трудовой контракт
- •1. Предмет контракта
- •Общее описание трудовых обязанностей работника (трудовая функция)
- •3. Обязанности общества
- •4. Рабочее время и время отдыха
- •5. Меры поощрения и взыскания
- •6. Материальная ответственность
- •7. Особые условия
- •8. Условия расторжения контракта
- •9. Заключительные положения
- •10. Юридические адреса сторон:
- •Заявление
РАЗРАБОТКА КОМПЛЕКТА ДОКУМЕНТОВ
ПРЕДПРИЯТИЯ
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
к лабораторной работе
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА
РАЗРАБОТКА КОМПЛЕКТА ДОКУМЕНТОВ
ПРЕДПРИЯТИЯ
Цель работы
Целью лабораторной работы является приобретение практических навыков разработки и оформления организационно-правовых документов предприятия и подготовка номенклатуры дел предприятия.
Задание
2.1. Учреждение условного предприятия, документирование его регистрации, производственно-хозяйственной деятельности, формирование условных коллективов учредителей, процедуры прохождения документа на разных инстанциях, регистрации и отправки адресату.
2.2. Разработка комплекта документов с необходимыми реквизитами и формирование их в папку с названием «Дело».
Теоретическая часть
3.1. Делопроизводство на предприятии
Составной частью практической деятельности является документирование событий, фактов и процессов этой деятельности, то есть подготовка и оформление соответствующих документов. В реальных условиях действующего предприятия документы выполняют самые разнообразные функции, в том числе: учетно-отчетные, контрольные, правовые, исторического свидетельства и т.д., служат ценным источником новой информации.
Производственные процессы и задачи управления ими требуют постоянной обработки поступающей информации и создания множества документов, как по статусу самого предприятия, так и по организации его производственно-хозяйственной деятельности. Руководители и специалисты предприятий от 50 до 90 % рабочего времени заняты работой с документами или их созданием. В России эта деятельность исторически получила название «делопроизводство».
Делопроизводство – это деятельность по разработке, учету, систематизации и хранению документов для ускорения их поиска и исполнения.
Суть делопроизводства составляют процессы документирования разнообразной информации и работа с документами.
Документирование – это запись информации о процессах, фактах и событиях на материальном носителе и обеспечение ее элементами-идентификаторами, называемыми реквизитами.
Документирование процессов и событий отражает их взаимосвязи, обеспечивает их сравнимость, преемственность и возможность оперативного корректирования положения дел. Документирование различных состояний дела создает основу для управления процессами производственно-хозяйственной деятельности организаций в целях обеспечения динамики их развития. Постоянное и систематическое документирование производственно-хозяйственной деятельности – гарантия качества управления, непрерывности и устойчивости развития предприятия.
Документ – это информация, зафиксированная на бумажном или любом другом носителе, имеющая реквизиты.
Реквизиты – это опознавательные элементы документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия.
Реквизиты документа подразделяют на постоянные и переменные.
Постоянные реквизиты – это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом.
Переменные реквизиты – это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления.
Документация – это комплект документов, сгруппированных по какому-либо признаку. Комплекты документов могут быть сгруппированы по наименованиям и названиям (номинативный признак), по предметному, отраслевому, географическому, хронологическому или другому признаку. Это могут быть комплекты служебной переписки, плановых и распорядительных документов, документов статистической и бухгалтерской отчетности. Это могут быть комплекты технической документации: конструкторских чертежей и технологических карт, технических условий, инструкций по эксплуатации сложной техники, правил предоставления услуг, сопроводительных документов на продукцию или грузы. Группировка, систематизация и хранение документации относятся к деятельности, называемой делопроизводством.
С производственной и технологической точки зрения делопроизводство на предприятии – это часть организационно-управленческих процессов, все чаще называемых документационным обеспечением управления (ДОУ).
С юридической точки зрения делопроизводство на предприятии - это документирование производственно-хозяйственных и трудовых правоотношений.
Общее и специальное делопроизводство. Общее делопроизводство охватывает документы, обязательные для любых видов предприятий независимо от их статуса, ведомственной принадлежности или формы собственности. Документы общего делопроизводства хранятся в папках с названием «Дело».
Дело – это папка с документами, имеющая номер, название, указание на принадлежность, год начала ведения и срок хранения.
В специальное делопроизводство выделяют документы ограниченного доступа или характерные только для отдельных видов предприятий. Это может быть конструкторская, технологическая, законодательно-правовая, архивная, социально-культурная и др. документация. Документация специального делопроизводства может быть помещена в папку, сброшюрована или переплетена.
Для учета Дел составляется их перечень, называемый номенклатурой.
Номенклатура дел предприятия — это систематизированный перечень номеров и названий Дел, с указанием количества их томов, сроков хранения и статьи из документа, определяющего эти сроки.
Большое количество документов в качестве корреспонденции находится в движении, образуя документооборот.
Документооборот – это движение документов внутри предприятия и между предприятиями с момента их создания до отправки на хранение или на уничтожение.
Важную часть делопроизводства составляет организация хранения исполненных, но имеющих временную или историческую ценность документов. Хранятся документы в архивах.
Архив – это место долговременного хранения документации со специальной организацией массивов документов, гарантирующей возможность доступа к ним по определенным правилам.
Архивное дело – это составная часть делопроизводства, обеспечивающая организацию систематизированного долговременного хранения документов.
Функция документирования процессов и событий - главная. В первую очередь – документирование создания предприятия и организации его производственно-хозяйственной деятельности.