28.Генераторы отчетов. Назначение. Классификация

Термин «отчет» понимается в ИС шире, чем это традиционно принято.

Отчет (в ИС) – любой выходной документ: список (например, сотрудников), письмо, адрес, печатающийся на конверте (почтовая этикетка), отчет в традиционном понимании этого слова. Создание отчетов (выходных документов) является одной из наиболее важных функций информационных систем.

Для создания отчетов используются высокоуровневые средства автоматизации - генераторы отчетов.

Генераторы отчетов являются компонентом языков 4-го поколения. Они включены в состав большинство СУБД.

Кроме того, генераторы отчетов представлены и как самостоятельный класс программного обеспечения. Существует даже англоязычный термин «reporting», объединяющий все вопросы, относящиеся к процессу получения отчетов.

Генератор отчётов — программа, позволяющая представить информацию в удобочитаемом структурированном виде. Другими словами сделать из данных информацию (документ, отчёт), который можно распечатать или сохранить в различных электронных форматах.

Могут использоваться как в составе программ, программных систем и комплексов, так и самостоятельно (для анализа имеющихся данных безотносительно формирующих их систем).

Неотъемлемый элемент концепции Business Intelligence (методы и инструменты для построения информативных отчётов о текущей ситуации).

Типичные представители программ генераторов отчётов:

• FastReport

• Crystal Reports

• List and Labels

• GenRep.

• Stimulsoft Reports

Чаще всего, когда отчеты обсуждаются в контексте БД, речь идет об извлечении информации из каких-либо источников (однотипных или разнотипных) и представлении их в виде, удобном для дальнейшего восприятия и анализа. Это делает рассматриваемые вопросы близкими к проблематике OLAP-систем.

Источниками для получения отчетов могут быть не только таблицы баз данных, но и запросы, а также записи, отобранные с помощью фильтров. Некоторые генераторы отчетов позволяют проводить отбор данных, включаемых в отчет, непосредственно пользуясь средствами самого генератора отчетов.

Отчеты позволяют выполнять следующие действия:

• проводить группировку данных;

• вычислять многоуровневые промежуточные и общие итоги по отдельным полям;

• вводить в отчеты вычисляемые поля;

• выводить в отчеты данные из разных источников;

• включать в отчеты данные, отобранные по заданным критериям;

• использовать различные формы представления информации;

• качественно оформлять выводимые данные.

Отчеты имеют много общего с формами. Однако отчеты в отличие от форм не предназначены для ввода и правки данных в таблицах. Они позволяют только выводить данные в различном виде. Вывод отчета может быть осуществлен на экран, на печать, а также в файл.

Классификация отчетов.

1. По форме представления данных:

   1. Отчеты анкетной формы. Данные об одном объекте (сотруднике, товаре и т.п.) обычно размещаются один под другим, причем слева указывается название атрибута (поля), а справа - его значение. После вывода информации об одном объекте выводится информация о следующем объекте. Иногда такой тип документа называют документом в виде формы (действительно, это очень напоминает позаписный вывод информации на экран при использовании экранных форм).

   2. Отчеты табличной формы. Документы табличной формы включают в себя привычные таблицы с названиями атрибутов в заголовках столбцов; данные о каждом объекте представляются в одной строке.

      1. Однотабличные документы. Табличные документы включают в себя одну таблицу.

      2. Многотабличные документы. Табличные документы включают в себя несколько таблиц (обычно разной структуры).

2. В зависимости от объема и выбранного способа оформления: одностраничные и многостраничные отчеты (документы).

В любом документе могут быть выделены самостоятельные разделы (зоны, «полосы», области), выполняющие разную смысловую нагрузку. В реальном документе те или иные из перечисленных ниже зон могут отсутствовать. Различают зоны, относящиеся целиком к документу; это заголовок отчета и примечание документа («итоговая» зона, оформительская часть). Заголовок отчета и примечание отчета могут размещаться на первой и последней страницах отчета соответственно либо выноситься на отдельные листы. Для каждой страницы выделяют верхний и нижний колонтитулы (заголовок и «подножие» страницы). Ну и, естественно, главное место принадлежит области данных. В этой области размещаются данные из БД.

3. По уровню группировки данных: одноуровневые и многоуровневые (иерархические - для каждого уровня группировки могут быть созданы зоны заголовка и примечания группы) отчеты. Группировка обычно используется в целях подсчета каких-либо итоговых показателей для каждой группы (суммы, количества элементов в группе и т.п.).

   1. Итоговые отчеты (включающие только итоговые значения).

   2. Детальные отчеты (имеющие только детальные строки).

   3. Смешанные отчеты (содержащие как детальные строки, так и итоговые).

Генераторы отчетов разных СУБД различаются по своим возможностям и особенностям выполнения идентичных функций. Так, например, в некоторых системах в итоговую зону документа по умолчанию включаются суммарные величины всех числовых полей, включенных в отчет. Необходимо внимательно проанализировать отчет, полученный в результате применения Мастера, и внести необходимые изменения в форму отчета.

Перечни типов отчетов, которые предлагает та или иная СУБД, могут различаться.