Теория организации

Понятие об организации. Трехуровневый подход к теории организации. Законы организации и законы для организации. Три формы проявления законов. Организация может быть определена как: 1) искусственная (синоним – организованная) система, созданная человеком по определенному плану (проекту); 2) активный, относительно независимый элемент общественной системы, через который преломляются интересы индивида и общества. Организация – это самая распространенная форма человеческой общности, первичная ячейка социума. Она не существует без общества, и общество не может существовать без организаций, которые оно ради своего существования и создает. Организация – объект и субъект общества. Но будучи самостоятельной подсистемой общества, организация имеет специфические потребности, интересы, ценности, предлагает обществу продукты своей деятельности, свои услуги и предъявляет ему определенные требования. В значительной мере и индивидуальное, и групповое поведение людей определяется их включенностью в организации. Особенно значима роль организаций в регулировании совместной деятельности людей. Организация является основной функцией управления, суть которой – осуществление определенной структурированности, внутренней упорядоченности, согласованности взаимодействия относительно автономных частей в системном объекте. В исследовании организаций применяются системный, комплексный и аспектный подходы. Системный подход требует учета всех ключевых элементов (внутренних и внешних), влияющих на принятие решений. Системный подход предусматривает рассмотрение объекта в качестве системы, состоящей из многих взаимосвязанных подсистем (элементов), имеющих вход, выход, связь с внешней средой, обратную связь. Комплексный подход требует составления приоритетов ключевых элементов и учета наиболее важных элементов. Аспектный подход довольствуется учетом отдельных ключевых элементов при анализе или синтезе организационных образований. Системный подход требует наибольших затрат ресурсов и времени. Если это оправдано, то его использование целесообразно. Соответственно комплексный и аспектный подходы более дешевые, но увеличивается погрешность при обработке недостаточных данных и в результатах решения. Законы играют решающую роль в теории организации, в том числе образуют теоретический фундамент, способствуют переходу от эмпирического подхода к профессиональному, позволяют правильно оценить возникающую ситуацию и анализировать зарубежный опыт. Законы организации по важности делятся на 2 уровня: первого уровня (законы синергии, самосохранения, развития); второго уровня (информативности-упорядоченности, единства синтеза и анализа, композиции и пропорциональности, специфические законы социальной организации). Три формы проявления законов: динамические, статические, вероятностные.

Понятие и закон синергии. Механизм образования эффекта синергии. Любая организация характеризуется следующими основными элементами: производительность; микроклимат в коллективе; заинтересованность; кадровый, научный, технический потенциал; отношение к внешней среде; перспективы развития; имидж. Все эти элементы определяют потенциал организации, ее способность к деятельности. Процесс существенного усиления или ослабления потенциала, какой то материальной системы носит название синергии. Закон синергии: в любой организации существует такой набор элементов и их взаимосвязей, при котором ее потенциал всегда будет либо существенно больше простой суммы потенциалов входящих в нее элементов, либо существенно меньше. Измерение эффекта синергии в настоящих условиях трудно осуществимо. Однако производится накопление статистических данных влиянии синергии, формируются простейшие модели условий ее достижения.

Закон информированности. Управленческая информация – это данные, несущие в себе полезность при принятии управленческого решения. Различают два класса информации: объективная, которая овеществлена в товаре; субъективная, которая отражена или организована людьми. Категория «информации» имеет смысл лишь тогда когда есть источник (информатор) и когда есть получатель информации (информант). Характеристики информации: 1) Объем, характеризуется значением символов, данных информации. 2) Достоверность – это процент реальных сведений к общему объему информации. 3)Ценность, характеризуется снижением уровня затрат ресурсов на принятие правильного решения. 4)Насыщенность – это соотношение полезной и фоновой информации. 5) Открытость, характеризуется возможностью предоставления информации разным контингентов людей. Закон информированности-упорядоченности: чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого функционирования.

Закон самосохранения. Теоретической основой для анализа общего состояния организации является закон самосохранения. Закон самосохранения: каждая материальная система стремится сохранить себя и использует для достижения этого весь свой потенциал. , где Ri –потенциал (ресурс) организации в области i (экономика, политика и т. д.), способствующий её развитию; V1i – ресурс внешнего разрушительного воздействия; V2i – ресурс внутреннего разрушительного воздействия. Левая часть данной формулы носит название «энергия удерживания» (У), а правая – «энергия ликвидации» (Л). Таким образом, энергия удерживания должна быть больше энергии ликвидации. Для анализа положения организации важен показатель уровня самосохранения. Показатель уровня самосохранения – УР.

Закон развития (онтогенеза). Развитие – это необратимое, направленное изменение материи, сознания. Выделяют следующие формы развития: эволюционное, которое характеризуется постепенными, количественными и качественными изменениями; революционное, которое характеризуется скачкообразным неосознанным переходом от одного состояния материи к другому, либо скачкообразным изменением сознания без соответствующего изменения базиса; прогрессивное – переход от низшего к высшему уровню; регрессивное – понижение уровня развития той или иной системы. Развитие организации обусловлено следующими факторами: изменениями внешней среды; изменениями внутренней среды; потребностями человека и общества; изменениями экологии; техническим прогрессом; глобальным состоянием мировой цивилизации. Развитие основано на выделении этапов жизненного цикла любой материальной системы. Выделяют следующие этапы жизненного цикла организации: порог нечувствительности; внедрение; рост; зрелость; насыщение; спад; крах; ликвидация и утилизация. Закон развития: каждая материальная система стремится достичь наибольшего суммарного потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла. Закон развития опирается на принципы: принцип инерции (запаздывания) – изменение потенциала системы начинается спустя некоторое время после начала воздействий изменений во внешней или внутренней среде организации и продолжаются некоторое время после их окончания); принцип эластичности – изменения потенциала системы зависят от величины самого потенциала; принцип непрерывности – процесс изменения потенциала системы происходит непрерывно, меняются лишь скорость и знаки изменения; принцип стабилизации – система стремится к стабилизации диапазона изменения потенциала системы.

Закон единства анализа и синтеза. Суть анализа (декомпозиции) заключается в разделении целого на части, представлении сложного в виде простых составляющих. Суть синтеза (агрегирования) заключается в соединении мысленном или реальном, простых составляющих объекта в единое целое. Сам процесс анализа и синтеза в человеческом мышлении сильно переплетаются, поэтому, говоря о единстве анализа и синтеза, следует понимать их неразрывность и взаимодействие в процессе любой мыслительной деятельности. Закона единства анализа и синтеза: каждая материальная система стремится настроиться на более экономный режим функционирования за счет постоянного изменения своей структуры и функций. Данные изменения идут в следующем цикле: разделение – преобразование – объединение – преобразование.

Закон пропорциональности. Гармония – естественный эволюционный процесс, происходящий на всех уровнях мировой цивилизации. Гармонию следует рассматривать только субъективно и она предполагает наличие совокупности элементов, процессов и их соотносительности или пропорциональности. Закона композиции и пропорциональности: каждая материальная система стремиться сохранить в своей структуре все необходимые элементы (композицию), находящейся в заданной соотносительности или в заданном подчинении (пропорции). Сознательная реализация закона требует обязательного использования набора принципов планирования, координации и полноты. Принцип планирования: каждая организация должна иметь обоснованный план деятельности и развития. Принцип координации: каждая организация должна следить за изменениями и вносить соответствующие коррективы в механизм своего функционирования. Принцип полноты: каждая организация должна выполнять весь свой набор функций производства и управления.

Принципы организации. Принципы организации различаются в зависимости от того, в какой стадии жизненного цикла находится организация. В зависимости от того, на каком этапе ЖЦ находится организация, различают: статические организации; динамические организации. Статическая группа этапов жизненного цикла организаций включает: порог нечувствительности (становление); ликвидация (утилизация). Динамическая группа – включает все остальные этапы жизненного цикла организации – внедрение, рост, зрелость, насыщение, спад, крах. Соответственно различают: принципы статической организации; принципы динамической организации. Принципы организации: 1)Принцип приоритета цели. В системе цель – задача – функция, наивысший приоритет имеет цель, затем задача и далее функция. 2)Принцип приоритета функций над структурой при создании организации. Создание новых организаций осуществляется для реализации определенного набора целей. 3)Принцип приоритета структур над функциями в действующих организациях. В реально действующих организациях со временем отлаживаются взаимосвязи между элементами структуры, лишние постепенно отмирают, а недостающие постепенно появляются. 4)Принцип приоритета субъекта управления над объектом при создании структурного звена (подразделения). При создании организации субъект управления подбирает персонал, определяет характер выпускаемой продукции, местоположения организации и т. д. 5)Принцип приоритета объекта управления над субъектом для действующих организаций. Руководители и главные специалисты организации должны подбираться под конкретные действующие структурные подразделения с учетом их совместимости. 6)Принцип соответствия между поставленными целями и выделенными ресурсами. Каждой цели должен соответствовать набор материальных, финансовых и человеческих ресурсов, призванных обеспечить выполнение набора задач. 7)Принцип соответствия распорядительства и подчинения. У каждого работника должен быть один линейный руководитель и любое количество функциональных. 8)Принцип соответствия эффективности производства и экономичности. Для каждой организации должно быть найдено соответствие между эффективностью и затратами. 9)Принцип прямоточности. Производственные и информационные процессы должны идти по кратчайшему пути с минимальным количеством вспомогательных операций. 10)Принцип ритмичности. Производственные и информационные процессы должны идти равномерно по заранее заданным временным интервалам. 11)Принцип пропорциональности. Производственные и информационные процессы должны идти по графику, чтобы не было простоев и затоваривания. 12)Принцип синхронизации. Среди производственных и информационных процессов необходимо выделить постоянно или временно центр синхронизации, под который должна подстраиваться работа других подразделений. Процесс организации может получить следующие свойства: устойчивость-изменчивость; непрерывность-дискретность; цикличность-однократность. Принципы рационализации. В любой организации постоянно происходят различного рода изменения, либо по инициативе руководства, либо по инициативе рядовых работников, либо по стечению обстоятельств. Принципы рационализации формируют механизм таких преобразований. Рационализм – усовершенствование, формирование более целесообразной организации чего-либо. Рационализация как процесс приводит к новому состоянию организации, новой результативности, то есть к достижению максимально возможного уровня эффективности при существующих, в данный момент, экономических условий. Результатом рационализаторской деятельности является разработка решений/рекомендаций в форме набора проектов направленных на совершение деятельности организации. Принцип рационализации: изменения в рамках организации должны быть рациональны, то есть должны быть направлены на достижение максимально возможного уровня эффективности при имеющихся условиях.

Субъекты организаторской деятельности. Организационная деятельность – это создание или усовершенствование механизма управления организацией в соответствии с целями и задачами организационных систем, представляющих собой совокупность структуры и способов функционирования её элементов. Применительно к социальной системе под организационной деятельностью подразумевают: объединение людей в группы; интеграция деятельности членов коллектива организации; интеграция целей всех членов коллектива. В зависимости от возложенных на них функциональных обязанностей, члены коллектива могут быть как субъектами, так и объектами организационной деятельности. Понятия субъекта и объекта являются относительными, а не абсолютными. Они характеризуют роль членов коллектива в разработке и принятии управленческих решений. Субъект управления – это управляющая подсистема в системе управления или отдельный ее элемент. Субъект управления – это источник управляющего воздействия или лицо, принимающее решение. Субъектом управления может быть, как один человек, так и группа или коллектив организации. Субъектами организаторской деятельности на уровне страны в Российской Федерации являются: Президент, члены Совета Федерации и депутаты Государственной Думы, Председатель Правительства, федеральные министры и т.д. Субъектами организаторской деятельности в компании могут быть отдельные лица (главный механик, начальник цеха и др.), коллективный орган компании (отдел по совершенствованию управления, отдел кадров и др.), внешний орган (пожарная служба города, МЧС и др.). Современная система управленческих функций может быть представлена следующим перечнем задач: координация и интеграция усилий членов организации в направлении достижения общей цели; организация взаимодействия и поддержка контактов между группами и отдельными членами организации; сбор, оценка, обработка и хранение информации; распределение материальных и людских ресурсов; управление кадрами: разработка системы мотиваций, борьба с конфликтными ситуациями, контроль деятельности подчиненных; обеспечение контактов с внешнем окружением; инновационная деятельность; планирование, контроль за исполнением решений и последующая коррекция деятельности. Проблемы управления современной организацией: усложнение структуры организации; развитие средств коммуникации внутри и вне организации; высокая конкуренция; необходимость создания гибкой системы мотиваций работников.

Организационные отношения в системе менеджмента. Организационные отношения – воздействие, взаимодействие или противодействие между элементами организации внутри и вне ее при создании, функционировании, развитии и разрушении. Организационные отношения могут быть вертикальными (по уровням управления) и горизонтальными (по выполняемым функциям). Принята следующая классификация организационных отношений: структурные и процессорные. Горизонтальное разделение труда – наиболее очевидная черта организации. Разделение единого организационного процесса работ на составляющие и закрепление за ними конкретных работников присутствует даже в самых маленьких организациях. Иерархия же предполагает особое расположение составных частей (элементов) организации – от высшего к низшему. Тем самым один элемент как бы ставится над другим. Горизонтальное разделение труда реализуется по преимуществу в процессах координации, соотносительного развития элементов организации в процессе их взаимодействия. Координация создает эффект согласованного функционирования частей организации, деятельность и совершенствование отдельного элемента имеют место и значение там и тогда, где и когда остальные элементы пропорционально изменяются. Иерархия предполагает не только координацию, но и субординацию во взаимоотношениях элементов – систему подчинения нижестоящих уровней вышестоящим. Координация и субординация характеризуют организацию как совокупность устойчивых связей ее структурных подразделений и уровней управления. Горизонтальные связи обеспечивают их эффективное взаимодействие в осуществляемой последовательности производственной деятельности, это связи между примерно равными в иерархическом отношении элементами. Их специфика заключается, как правило, в организационной неоформленности. Способом формализации горизонтальных связей может быть выделение специального персонала или подразделения, которые осуществляют организацию взаимодействия равностатусных элементов. В линейно-штабных структурах эту роль выполняет штаб организации. Вертикальные связи – атрибут иерархизированных организаций, они соединяют различные их уровни и образуют “вертикаль власти”. В любой организации существует обратная связь между количеством элементов и возможностями их координации: чем больше число относительно самостоятельных подразделений, тем труднее идут процессы координации их деятельности. Разрешить это противоречие можно группировкой, организационным обособлением схожих работ и их исполнителей. Этот процесс в теории менеджмента получил название “департаментизация” . Выделяют ее четыре основных типа, которые реализуются в тех или иных организационных структурах организаций: линейная, функциональная, дивизиональная, матричная.

Организационные процессы: функционирование и развитие. В организации постоянно протекают сложные внутренние процессы, в которых выражается ее функционирование и развитие. Суть функционирования состоит в достижении организационных целей на основе использования и преобразования окружающей среды и ее элементов; при этом организация сохраняет себя как целое в первоначальном виде. Развитие организации заключается в ее постоянном преобразовании в соответствии с изменяющейся внешней и внутренней средой. Путем таких преобразований и перехода к новому состоянию организация пытается восстановить нарушавшееся в результате ее изменений равновесие, в котором она пребывала прежде и без которого ее нормальное функционирование невозможно. В зависимости от стоящих перед организацией целей и способов их достижения ее развитие может быть прогрессивным, нейтральным или регрессивным. Существует два вида внутриорганизационных процессов и функций: поддержание сложившихся отношений и связей для сохранения организации как таковой и решения стоящих перед нею задач с помощью совокупности действий по постановке целей, выработке и принятию решений, распределению прав и обязанностей, ресурсов и т.д.; улучшение существующих и создание новых отношений и связей, обеспечивающих развитие организации в целом, т.е. ее систематическое, планомерное совершенствование. Переход к рыночным отношениям, формирование товарных, финансовых рынков и конкуренция предъявили качественно новые, жесткие требования к управлению предприятиями. Одним из таких требований являются реструктуризация, вследствие которой происходят глубокие изменения структуры и технологии производства, управления внутрихозяйственными процессами, сбытом продукции и финансовыми потоками, что в конечном итоге улучшает финансово-экономические показатели. В реструктуризации заинтересованы все предприятия, стремящиеся адаптироваться к рынку, но не успевшие пока приспособиться к нему и находящиеся в тяжелом финансово-экономическом состоянии. Это объясняется тем, что преобразование товарного и финансового рынков существенно изменило спрос и предложение на товары и услуги, что, в свою очередь, заметно повлияло на структуру активов предприятий. В жестких условиях конкуренции товаров, цен и качества она оказалась неэффективной. Производства с устаревшими основными фондами находятся в худшем положении, не обладая инвестициями для их обновления. Реинжениринг есть фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения существенных улучшений в таких ключевых для современного бизнеса показателях результативности, как затраты, качество, уровень обслуживания и оперативность. Реинжениринг нельзя путать и отождествлять с автоматизацией производства, реструктуризацией и уменьшением размеров фирмы, с реорганизацией, в результате которой уменьшается число уровней управления или осуществляется переход к горизонтальной структуре, с улучшением качества продукции или комплексным управлением качеством. С точки зрения технологии данный процесс означает: 1) более эффективное использование имеющихся у фирмы материально-вещественных ресурсов, 2) возможность применения более совершенных средств производства. Экономический аспект реинжениринга состоит в том, что в результате революционных изменений появляются эффективные компании, имеющие конкурентные преимущества не в силу эффектов от масштаба и разнообразия деятельности.