Санкт-Петербургское отделение Института Проектного Менеджмента

Часть 6. Управление стоимостью проекта. Cost management

Управление стоимостью проекта

Планирование ресурсов

Составление сметы

Вход.

Иерархическая структура работ.

Историческая информация.

Определение содержания.

Описание общего фонда ресурсов.

Организационная политика.

Оценки продолжительности работ.

Инструменты и методы.

Экспертное заключение.

Определение альтернатив.

Программное обеспечение управления проектом.

Выход.

Потребности в ресурсах.

Вход.

Иерархическая структура работ.

Ресурсные требования.

Единицы измерения ресурсов.

Оценка продолжительности работ.

Оценка различных публикаций.

Историческая информация.

Таблица расчетов.

Риски.

Инструменты и методы.

Вычисление по аналогу.

Параметрическое моделирование.

Оценка «снизу - вверх».

Компьютеризированный инструментарий.

Другие методы определения стоимости.

Выход.

Оценки стоимости.

Сопутствующие детали.

План управления стоимостью.

Управление стоимостью.

У

Вход.

Оценки стоимости.

Иерархическая структура работ.

Календарное расписание проекта.

План управления рисками.

Инструменты и методы.

Инструменты и методы для составления сметы.

Выход.

База стоимости.

Определение сметной стоимости

Вход.

База стоимости.

Отчеты о выполнении.

Требования изменений.

План управления стоимостью.

Инструменты и методы.

Система управления изменениями стоимости.

Измерение хода выполнения.

Дополнительное планирование.

Управление освоенным объемом.

Дополнительное планирование.

Компьютеризированный инструментарий.

Выход.

Пересмотренные оценки стоимости.

Дополнения к смете.

Корректирующие действия.

Смета по завершении.

Закрытие проекта

Накопленные знания.

правление стоимостью проекта включает в себя процессы, необходимые для обеспечения и гарантии того, что проект будут выполнен в рамках утвержденного бюджета.

Основные процессы управления стоимостью проекта.

• Планирование ресурсов – определение, какие ресурсы (люди, оборудование, материалы) и в каких количествах должны быть использованы для выполнения работ проекта.

• Составление сметы - разработка оценки стоимости ресурсов, требуемых для выполнения работ проекта.

• Определение сметной стоимости – контролирование изменений в бюджете проекта.

Планирование ресурсов.

Управление стоимостью проекта включает в себя процессы, необходимые для обеспечения и гарантии того, что проект будет выполнен в рамках утвержденного бюджета.

Основные процессы управления стоимостью проекта.

• Планирование ресурсов – определение, какие ресурсы (люди, оборудование, материалы) и в каких количествах должны быть использованы для выполнения работ проекта.

• Составление сметы - разработка оценки стоимости ресурсов, требуемых для выполнения работ проекта.

• Определение сметной стоимости – контролирование изменений в бюджете проекта.

• Управление стоимостью

Планирование ресурсов включает определение того, какие физические ресурсы (люди, оборудование, материалы) и в каких количествах должны быть использованы для выполнения работ проекта. Планирование ресурсов должно быть тесно скоординировано с составлением сметы.

Ресурсы в проекте. Классификация:

• Люди (человеко-часы)

• Деньги

• Оборудование

• Расходные материалы

• Информационно-методические материалы

Составление сметы включает в себя разработку оценки стоимости ресурсов, требуемых для выполнения работ проекта. Составление сметы включает в себя определение и рассмотрение различных альтернативных затрат. Например, во многих прикладных сферах дополнительная деятельность в течение фазы проектирования широко используется с целью получения потенциала (возможности) для снижения затрат на этапе производства. Процесс составления сметы должен учитывать следующее: не превзойдут ли затраты на дополнительные работы на этапе проектирования ожидаемую экономию.

Единицы измерения ресурсов. Сотрудник или группа сотрудников по составлению сметы должны знать единицы измерения (например, стоимость рабочей силы в час, цену материала за кубический метр) для каждого вида ресурса с целью определения стоимости проекта. Если фактические единицы неизвестны, то следует оценить (вычислить) таковые.

Инструменты и методы для составления сметы.

Вычисление по аналогу.

Вычисление по аналогу, также называемое «оценкой сверху - вниз», означает использование фактических затрат предыдущего похожего проекта в качестве основы для оценки стоимости текущего проекта. Чаще всего этот метод используется для оценки общей стоимости проекта, если подробной информации о проекте недостаточно (в ранних фазах). Вычисление по аналогу есть форма экспертной оценки.

Вычисление по аналогу обычно дешевле других методов, но в тоже время он недостаточно точен. Метод может быть надежен, если он используется для подобных проектов и если сотрудники, проводящие оценки, имеют необходимый опыт.

Преимущества метода вычисления по аналогу	Недостатки
Быстрота	Менее точен
Не требуется конкретного определения заданий	Оценки выполнены на основе ограниченного количества подробных данных и понимания проекта
Стоимость разработки ниже	Для надлежащей оценки требуется значительный опыт
Помогает менеджеру проекта составить мнение об уровне ожиданий руководства	Высшее руководство борется за «кусок пирога», не имея понятия, что это за пирог
Общая стоимость проекта будет «законсервирована»	Чрезвычайно сложен для неопределенных проектов

Параметрическое моделирование.

Параметрическое моделирование – это использование характеристик (параметров) проекта в математической модели для прогнозирования стоимости проекта. Модели могут быть простыми (строительство жилого дома будут выражать в стоимости каждого квадратного метра жилой площади) или сложными (одна модель стоимости разработки программного продукта использует 13 различных регулируемых факторов, каждый из которых состоит еще из 5-7 пунктов).

И стоимость, и точность метода зависят от многих факторов. Этот метод наиболее надежен в случае, если а) для разработки модели используется достоверная историческая информация, б) параметры, используемые в модели, быстро поддаются количественному определению и в) масштаб модели может изменяться (т.е. её можно использовать как для крупных, так и для небольших проектов).

Оценка «снизу – вверх».

Эта технология включает в себя составление сметы на индивидуальные разделы деятельности, далее идет их суммирование с целью вычисления общей стоимости проекта. Стоимость и точность оценки «снизу-вверх» определяется размером индивидуальных элементов деятельности: небольшие размеры элементов повышают как стоимость, так и точность. Команда управления проектом должна сочетать дополнительную точность с дополнительными затратами.

Преимущества оценки «снизу-вверх»	Недостатки
Более точная	Для выполнения этой формы оценки требуется время и дополнительные затраты
Команда получает дополнительные ресурсы	Существует тенденция «раздувания» сметы
Основана на подробном анализе проекта	Требуется, чтобы проект был определен и понятен
Представляет основу для контроля и управления	Соперничество команды за «кусок пирога»

Компьютеризированный инструментарий.

Компьютеризированный инструментарий, такой как программное обеспечение управления проектами и электронные таблицы, широко используются при составлении сметы. Такие продукты могут упростить использование инструментария, описанного выше, и поэтому ускорить рассмотрение многих альтернативных вариантов затрат.

Результаты составления сметы.

Вы должны четко понимать различие понятий оценки стоимости и базы стоимости.

Оценки стоимости – это количественные оценки возможных затрат на ресурсы, требуемых для выполнения работ проекта. Они могут быть представлены как в общем, так и в детальном виде.

Должна быть подсчитана стоимость всех ресурсов, относящихся к проекту. Это включает в себя (но этим не ограничивается) следующее: рабочую силу, материалы, поставки и специальные категории, такие как допуск инфляции или резерв стоимости.

Оценки затрат в общем случае выражаются в денежных единицах (доллары, евро, иены и т.д.) с целью облегчения сравнений как внутри проекта, так и между проектами. Также для облегчения необходимого управленческого контроля могут быть использованы другие единицы, такие как человеко-часы или человеко-дни. Составление сметы обычно включает соответствующее планирование реагирования на риск, например, план на случай непредвиденных дополнительных обстоятельств.

Оценки затрат могут принести прибыль, если они будут пересмотрены во время выполнения проекта, для отражения полученной дополнительной информации.

База стоимости – это бюджет, разделенный на определенные временные фазы, который используется для измерения и мониторинга исполнения стоимости в проекте. База стоимости разрабатывается суммированием вычисленных стоимостей за период времени и отображается в форме S- образной кривой.

Многие проекты, особенно сложные, могут иметь большое количество баз стоимости для измерения различных аспектов исполнения затрат. Например, план затрат или прогноз денежных потоков является базой стоимости для измерения выплат.

План управления стоимостью.

План управления стоимостью описывает то, каким образом будут управляться колебания затрат (например, различная реакция на главные и на менее значимые проблемы). План управления стоимостью может быть как формальным, так и не формальным, высоко детализированным и широко разграниченным, основанным на нуждах стэйкхолдеров проекта. Это составной элемент всеобщего плана проекта.

Управление стоимостью включает:

• Мониторинг исполнения стоимости для обнаружения расхождений с планом.

• Гарантию того, что все необходимые изменения внесены точно в базу стоимости.

• Предотвращение включения в эту базу некорректных, бесполезных или неразрешимых изменений.

• Информирование соответствующих стэйкхолдеров об официально принятых изменениях.

• Приведение ожидаемых затрат в соответствие с существующими лимитами.

Отчет о состоянии:

Отчет о состоянии – полезный метод управления стоимостью. Множество менеджеров проекта знают, какую работу нужно проделать, чтобы попросить команду выполнить оценку доли завершенной работы в процентах для каждого задания. В проектах, для которых эта работа не может быть выполнена, эта оценка является просто догадкой. Подобная работа требует много времени, как правило, потраченного впустую, поскольку такая догадка не дает уверенной оценки доли завершенной работы.

Если проект планировался с использованием иерархической структуры работ, а время выполнения заданий составляет 80 часов, существуют несколько вариантов доли завершенной работы в процентах. В связи с тем, что задания будут выполняться быстрее и более часто, мы можем забыть о доле завершенной работы и использовать следующие правила:

Правило 50/50 – задание считается выполненным на 50%, когда оно начинается и получает кредит на оставшиеся 50% только после завершения.

Правило 20/80 - задание считается выполненным на 20%, когда оно начинается и получает кредит на оставшиеся 80% только после завершения.

Правило 0/100 – задание не получает кредит на частичное выполнение, только после полного завершения.