2.2. Виды инвентаризаций
По периодичности проведения в соответствии с учетной политикой организации различают:
1. Плановая инвентаризация, которая проводится в соответствии с планом контрольно-ревизионных работ органа внутрихозяйственного контроля (ревизионной комиссии, внутреннего аудита) и учетной политики организации, а также тогда, когда проведение инвентаризации обязательно согласно законодательству. К плановым инвентаризациям относятся также и ежегодные инвентаризации, проводимые перед составлением годового отчета.
2. Внеплановые (внезапные) инвентаризации (проведение которых не предусмотрено в учетной политике и плане контрольно-ревизионных работ, а также их проведение не носит обязательный характер) проводятся внешними аудиторами при прошении аудита (обязательного или инициативного) в данной организации, внутренними ревизорами ревизионной комиссии, аудиторами аудиторской службы, инвентаризационной комиссии организации при выявлении фактов нарушений законности, по сигналам персонала, при обнаружении сомнительных хозяйственных операций и др.
По полноте охвата имущества и обязательств организации различают:
1. Полная инвентаризация − это проверка в натуре всего имущества организации и ее обязательств на определенную дату. Полная инвентаризация проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при реорганизации экономического субъекта и т.д.
2. Частичной (выборочной) инвентаризацией является каждая отдельная проверка в натуре объектов определенных видов (инвентаризация материалов на складе, инвентаризация денежных средств в кассе и др.).
По обязательности проведения:
Обязательная инвентаризация проводится в обязательном порядке в соответствии с законодательством РФ.
Инициативная − по решению руководства организации.
По методу проведения:
1. Натуральная инвентаризация состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера и т.д.
2. Документальная инвентаризация заключается в проверке документального подтверждения наличия объектов.
2.3 Подготовительная работа
Вся работа по проведению инвентаризации возлагается на ревизионную комиссию, рабочие или постоянно действующие комиссии. В состав комиссии включаются представители администрации, работники бухгалтерии, а также другие специалисты (инженеры, экономисты, техники). В комиссию могут входить и представители службы внутреннего аудита организации или независимых аудиторских организаций.
Суть работы инвентаризационной комиссии − сравнение фактического наличия ценностей в натуре с данными бухгалтерского учета. Результаты инвентаризации отражаются в сличительной ведомости, также в ней отражается порядок регулирования инвентаризационных разниц. За правильное документальное оформление инвентаризации несет ответственность главный (старший) бухгалтер.
Этапы подготовительной работы:
1. Инвентаризационная комиссия составляет календарный план проведения инвентаризации и распределяет работу между отдельными промежуточными группами (бригадами) комиссии. Каждая промежуточная группа (бригада) в зависимости от объекта проверки разрабатывает подробную программу проведения инвентаризации конкретных объектов и распределяет работу между членами группы (бригады). В каждой группе назначается (выбирается) старший (бригадир), а для инвентаризационной комиссии в целом из ее членов избирается председатель комиссии.
2. Руководитель организации и главный (старший) бухгалтер проводят инструктаж членам комиссии о целях, задачах и порядке проведения инвентаризации.
3. Бухгалтерия организации подготавливает все необходимые бланки документов для проведения инвентаризации (инвентаризационные описи, сличительные ведомости, промежуточные акты и т.п.).
4. К началу инвентаризации все записи и остатки по счетам в регистрах аналитического и синтетического учета должны быть тщательно выверены, а все данные документов записаны в регистры. Проверка материально-производственных ценностей, денежных средств и внеоборотных активов производится по месту их нахождения, обязательно в присутствии лиц, на ответственности которых находятся проверяемые ценности.
О
бщий
порядок проведения инвентаризации и
оформления, ее результатов определен
Приказом Министерства финансов РФ от
13 июня 1995 г. № 49, а Постановлениями
Госкомстата России от 18 августа 1998 г. №
88 и от 27 марта 2000 г. № 26 утверждены
унифицированные формы учета результатов
инвентаризации.
Порядок проведения инвентаризации в организации оформляется в виде приложения к приказу об учетной политике, которое включает в себя:
график проведения плановых и внеплановых инвентаризаций (в том числе обязательных) в отчетном году;
даты проведения плановых инвентаризаций;
перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой инвентаризации.
Объектами инвентаризации выступают: основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства, прочие финансовые активы, кредиторская задолженность, кредиты банков, займы, резервы.
Для проведения инвентаризации в организации могут создаваться также рабочие и разовые комиссии.
Рабочие комиссии непосредственно проводят плановые инвентаризации материальных ценностей и денежных средств в местах их хранения. Они обычно создаются при большом объеме работ или территориальной разобщенности имущества для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств.
Разовые комиссии (в каждом конкретном случае состав комиссии утверждается руководителем организации при проведении инвентаризации по мере необходимости) проводят проверки и выборочные инвентаризации.
Существенное правило для всех инвентаризаций: при отсутствии хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
До проведения инвентаризации важно убедиться, что в организации четко организованы складское хозяйство и контрольно-пропускная система. Для этого инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить следующие факты:
осуществляется ли охрана территории организации, оборудованы ли помещения пожарно-охранной сигнализацией;
заключены ли фактически и правильно ли оформлены договоры о полной индивидуальной или бригадной материальной ответственности с работниками, которым переданы ценности для сохранения и использования;
соответствуют ли должности материально ответственных лиц утвержденному перечню должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности;
созданы ли материально ответственным лицам условия для обеспечения сохранности материальных ценностей, имеются ли закрываемые складские помещения, шкафы, сейфы, емкости для хранения ценностей;
существует ли контроль над порядком вывоза ценностей из организации и выдачей доверенностей на их получение;
хранятся ли товарно-материальные ценности, принадлежащие третьим лицам, отдельно;
назначена ли приказом руководителя постоянно действующая комиссия для проверки сохранности материальных ценностей.
Перед тем как начать проверку фактического наличия имущества, инвентаризационная комиссия должна получить все приходные и расходные документы или отчеты о движении денежных средств и материальных ценностей. Приходные и расходные документы материально ответственные лица сдают в бухгалтерию под расписку, а затем документы передаются инвентаризационной комиссии.