Тема 2. Организация как функция и объект управления
1.Сущность организации. Современное управление категорию «организация» интерпретирует следующим образом.
Организация – это процесс, в результате которого создается и сохраняется определенная социальная структура, имеющая общую цель существования |
Организация – это определенным образом структурированная система целей, задач, принципов, функций и других элементов, объединенных совместным трудом процессов |
Организация – это организованная группа людей с общими целями и корпоративной культурой |
Таким образом, организация является как структурой, так и процессом, в котором работники организуют совместный труд для достижения социально приемлемых целей.
Это значит, что термин «организация» используется в двух смыслах: 1) для обозначения предприятия, учреждения, группы людей и т. п., в рамках которых или которыми управляют;
2) Как одна из важнейших функций управления.
Существует и более широкое толкование термина «организация» как определенным образом структурированного взаимодействия живых индивидов (биологических систем).
Организация как процесс представляет собой функцию, которая наиболее очевидно и непосредственно связана с систематической координацией многих задач и, соответственно, формальных взаимоотношений людей, их выполняющих.
Организация как функция – это процесс создания определенной социальной структуры, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для реализации обозначенной организацией миссией |
Реализация организационной функции состоит в создании формальной целевой структуры, включающей звенья, уровни и связи, а также в эффективном распределении имеющихся ресурсов. В самом общем виде это изображено на рис. 3.1.
Важное место в организационном процессе принадлежит созданию различных служб и отделов организации. Этот процесс в менеджменте называется департаментация (departament – отдел). Департаментация может производиться по функциям (финансы, маркетинг и т. д.), по продукту (радио, телевизоры, запчасти), по потребителю, по регионам, по времени, по количеству работников.
Определение миссии, формулировка целей и постановка задач организации
Определение конкретных процедур и действий для достижения поставленных целей и решения задач в рамках обозначенной миссии
Оценка имеющихся и требуемых ресурсов (человеческих, материально-технических, финансовых, временных, информационных, интеллектуальных, правовых)
Группировка однородных видов деятельности (работ, процедур и других действий) в функции и построение организационной структуры управления
Оптимизация ответственности и полномочий по каждому работнику, подразделению и уровням управления
Правовое оформление организационного процесса и структуры управления (устав, положение, должностные инструкции, нормы и нормативы)
Рис. 1. Алгоритм организационного процесса
2.Признаки организации как структуры.
Организацию, в принципе, можно определить как некую социальную совокупность, набор элементов. Но в таком случае любая группа людей будет именоваться организацией. Следовательно, элементы совокупности должны быть систематизированы, упорядочены. Такое требование подходит под понятие системы, т. е. совокупности организованных элементов в некоторое самостоятельное образование. Но не всякая система – организация. Системы бывают техническими, биологическими, астрономическими. Организация как система имеет следующие отличительные признаки.
В первую очередь, она социальна по своей природе, т. е. состоит из людей со своими целями, интересами, ценностями и запросами.
Это определяет второй существенный признак – целевое назначение организации, которое выражается в ее миссии, т. к. свойство целеполагания присуще только человеку. Без четко очерченных, определенным образом структурированных целей, организация немыслима. При этом нужно знать, что цели должны совпадать или, по крайней мере, не противоречить целям общества.
Иерархичность как отличительный признак организации выражается в наличии лидера (руководителя) и последователей (подчиненных). Этот признак социального устройства является одним из самых важных. Во всех организациях как раннего, так и современного периода признак иерархичности являлся определяющим для установления вертикальных и горизонтальных властных полномочий.
Любая организация не может функционировать без организующего начала, что является следующим отличительным ее признаком. В качестве такового может быть или единоличный руководитель, коллективный орган управления, или же общая, т. е. объединяющая идея.
Следующий признак организации – ее относительная обособленность, выражающаяся в замкнутости внутренних процессов и отношений, что обеспечивается наличием границ, отделяющих организацию от внешнего окружения.
Осуществление деятельности организации на основе принципа саморегулирования, который предполагает возможность в определенных рамках самостоятельно решать те или иные вопросы организационной жизни и по-своему с учетом конкретных обстоятельств реализовывать внешние команды, является также важным отличительным признаком. Однако саморегулирование довольно относительный процесс, который так или иначе связан с внешними ресурсами.
Организационная культура как свойство социальной структуры представляет собой совокупность установившихся традиций, символов, ценностей, верований, которые во многом определяют характер взаимоотношений и направленность поведения людей. Этот феномен затрагивает не только духовно-нравственную сферу организационного устройства, но и ее организационно-целевую направленность, а также эффективность достижения целей.
3.Делегирование полномочий.
Делегирование как важнейший инструмент использования властных полномочий широко применяется в современной управленческой деятельности. По своей семантической сути делегирование есть не что иное, как предоставление прав.
Делегирование означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя обязательства по их выполнению |
Оно представляет собой средство, при помощи которого руководство распределяет среди сотрудников задачи, которые должны быть выполнены для достижения целей всей организации. Если существующая задача не делегирована другому человеку, руководитель вынужден будет выполнять ее сам.
Эффективное делегирование – это правильный выбор, во-первых, диапазона передаваемых прав на использование организационных ресурсов и, во-вторых, определение тех должностных лиц, которые с наибольшим результатом для организации их могут выполнить.
Полномочия представляют собой ограниченное должностью право использовать ресурсы организации и направлять свои усилия на выполнение организационных задач. Это право всегда передается от вышестоящего уровня нижестоящему |
Необходимо различать такие понятия, как полномочия и власть. Полномочия определяются как делегированное данной должности право использовать ресурсы организации. В отличие от этого власть представляет собой реальную способность действовать или возможность влиять на ситуацию. Можно иметь власть, не имея полномочий.
Полномочия определяют делегированные в рамках должности права. Власть определяет, что это лицо может делать, даже вне зависимости от того, делегирована она или же получена другим путем |
Как правило, полномочия классифицируют на линейные и аппаратные.
Линейные полномочия – это передаваемые свыше права, позволяющие принимать управленческие решения по своему усмотрению в пределах установленных границ. Чем выше уровень управления, тем больше полномочий, и наоборот. Только они дают право принятия решений.
Аппаратные (штабные) полномочия позволяют осуществлять деятельность по обоснованию, координации, согласованию, подготовке, анализу и другим процедурам, связанным с принятием, контролем исполнения или оценкой эффективности принимаемых решений. Но они никак не связаны с принятием управленческих решений. Такие полномочия всегда сосредоточены в специальных структурах, называемых штабами. В реальной управленческой практике это советы, коллегии, консилиумы и другие аналитико-консультативные структуры.