4.3 Принципы построения информационного обеспечения
В период рыночных отношений предприятия и организации динамично развиваются, информационные потоки характеризуются неустойчивостью, поэтому система управления непрерывно изменяется, совершенствуется.
Исходя из этого можно, сформулировать следующие основные принципы построения информационного обеспечения:
- полнота отображения динамики состояний управляемой системы;
- обеспечение необходимой достоверности информации в соответствии с требованиями решаемых задач и запросов пользователей;
- высокая надёжность методов и средств сбора, хранения, обновления, поиска и выдачи данных;
- одноразовая регистрация и однократный ввод в систему каждой порции информации и ее многократное и многоцелевое использование (обеспечение интегрированной обработки информации);
- минимизация дублирования хранящейся базах и банках информации (оптимизация структур базы, банка данных);
- простота и удобство доступа к данным на любой стадии обработки информации;
- организация эффективной системы документооборота, унификация форм документов;
- возможность развития информационного обеспечения путем, наращивания данных и организации новых связей без кардинального изменения существующей информационной системы;
- регламентация доступа к данным и хранение информации;
- регламентация информационного обеспечения с разными уровнями доступа;
- системный подход к организации информационного обеспечения (идентичность информационных баз различных уровней управления, включая региональный и федеральный);
- максимальный учет требований машинной обработки за счет рациональной структуры входной информации;
- типизация и блочность структур баз данных, в соответствии с которой аналогичные в функциональном и содержательном отношении блоки информации строятся по единым типовым правилам.
4.4 Классификация и кодирование информации
Классификация информации и последующее ее кодирование осуществляется с целью упорядочения всей совокупности данных, циркулирующих в организации, уменьшения объема информации в базах данных, упрощения машинной обработки, удобства поиска информации, формирования различных справок.
Под классификацией понимается разделение заданного множества информации на подмножества в соответствие с заданными признаками.
Подмножества, получаемые в результате разделения заданного множества по одному или нескольким признакам классификации, называются классификационными группами (виды, подвиды, семейства, рода и т.д.)
Признаком классификации называют признак, по которому делят заданное множество на подмножества. Каждый этап разделения множества на подмножества называется ступенью классификации. Число ступеней определяет глубину классификации.
Количество знаков в кодовом обозначении называют длиной кода. В результате классификации определяется структура кода.
Максимальное количество объектов, которое можно закодировать называют емкостью кода. Емкость классификатора является важнейшей его характеристикой. Для одноуровневого классификатора емкость будет определяться как
А10 = 10n – 1 , если используются десятичные цифры;
Арусс = 33n , при использовании букв русского алфавита (кириллица);
Алат = 25n , при использовании букв латинского алфавита (латиница);
где А – емкость одноуровневого классификатора;
n – количество знаков в коде.
Тогда по заданной емкости необходимая длина кода определится
n = log B A , ( 1 )
где В – значность основания классификатора.
Для многоуровневого классификатора емкость определится по следующей формуле:
m
Амн = Π Bni , ( 2 )
i=1
где i – индекс классификационной группы, i = 1, m;
m – количество классификационных групп в классификаторе;
ni – количество символов в i-ой классификационной группе;
Вi – значность основания i-ой классификационной группы;
В=10 – при использовании арабских цифр;
В=33 – при использовании букв русского алфавита;
В=25 – при использовании букв латинского алфавита;
В=8 – при использовании цифр восьмиричной системы счисления.
После завершения классификации осуществляют кодирование информации – образование и присвоение условного обозначения (кода) объекту классификации или классификационной группе. С одной стороны кодовое обозначения должно иметь резерв, а с другой – должно иметь минимальную длину для сокращения затрат времени на передачу и обработку информации.
При классификации и кодировании необходимо соблюдать ряд основных принципов:
- минимизация длины кода (меньше ошибок, меньше трудоемкость);
- логичность признаков классификации (для легкости запоминания);
- система кодирования должна быть информативной (то есть соблюдать - естественный порядок изменения состояний объекта кодирования);
- учет существующих общепринятых обозначений (исходную нумерацию групп);
- обеспечение информационной стыковки всех взаимодействующих подсистем ИСУ;
- обеспечение достаточной резервной емкости системы кодирования;
- состав признаков классификации должен удовлетворять требованиям автоматизируемых задач, а также учитывать перспективу.
Различают иерархический, фасетный и смешанный методы классификации.
При иерархическом методе между классификационными группами устанавливаются отношения (иерархии) т.е. исходное множество объектов М в начале (на 1-ой ступени) делят на классы М1, М2,…ММ, которые на 2-ой ступени делятся соответственно на подклассы М11, М12 … М14, на третьей ступени М111, М112 …и т.д. Структура иерархического метода классификации приведена на рис. 5.
П
ринципы
разработки классификатора иерархического
типа:
- каждую группировку делить только по одному принципу;
- полученные на каждой ступени классификационные группировки не должны повторятся;
- все множество распределяется таким образом, чтобы сумма подмножеств на всех ступенях составляло делимое множество.
Преимуществом иерархического метода классификации – наглядность, информативность, приспособленность ручной обработки. Основной недостаток – жесткость структуры, обусловленная строгим фиксированием признаков и порядком их следования. При изменении хотя бы одного признака необходимо перераспределять классификационные группы.
Фасетным называют такой метод классификации, при котором множество делится по независимым признакам или их совокупностям – (фасет с франц. – грань).
Для фасетного метода классификации характерна четкость выделения существенных признаков объектов, что позволяет рационально организовать машинную обработку информации, поскольку объекты можно выбирать и сортировать по произвольному сочетанию признаков.
Недостатком фасетного метода является необходимость восприятия кодовых обозначений, большая трудоемкость ручного написания кодов при ручной обработке.
В чистом виде иерархический и фасетный методы классификации применяются редко. Наиболее эффективным являются смешанный метод, когда часть структурной формулы классификации организуется по иерархическому, а часть по фасетному методу, что позволяет реализовать преимущества обоих методов. В настоящее время наиболее широкое распространение получили следующие системы кодирования: порядковая, серийно-порядковая, последовательная.
В тех случаях, когда объект обладает одним признаком применяют порядковую систему кодирования. Например: лето – 01, осень – 02, зима – 03, осень – 04; 01 – плановый отдел, 02 – диспетчерская,…. 21 – отдел главного механика.
При наличие двух признаков (предположим, что один признак зависит от другого) используется серийно – порядковая система классификации, основанная на сочетании иерархического метода классификации и порядковой системы кодирования с постоянным или переменным шагом серии номеров.
Последовательная система кодирования используется при наличии нескольких признаков классификации, построенных по иерархическому методу. Она заключается в поочередном указании в кодовом обозначении признаков классификации.
Недостатком этой системы кодирования являются недостатки, присущие иерархическому методу классификации. Затем по каждому признаку разрабатываются классификаторы, в которых указывается соответствие каждому конкретному значению признака и кода.
Последовательная система кодирования используется при иерархическом методе классификации (при наличии нескольких признаков). При этом последовательно кодируются все объекты по всем признакам.
Параллельная система кодирования используется при наличии нескольких независимых признаков и строится по структурной формуле фасетного метода классификации (при этом кодирование по всем признакам проводится параллельно, независимо). Она используется в тех случаях, когда информация об объекте является устойчивой в течение длительного времени.
Выбор способа классификации и кодирования зависят от технико- экономического содержания решаемых задач и объктов классификации. От рационального построения кодов и правильной классификации в значительной мере зависит эффективность применения вычислительной техники.
Систематизированный свод наименований объектов классификации, признаков классификации или классификационных групп и их кодовых обозначений называется классификаторами. Классификаторы являются справочным материалом для разработки информационного обеспечения ИСУ.
При разработке классификаторов рекомендуется следующая последовательность:
- определяется полный перечень всех объектов классификации;
- устанавливаются границы каждого классификатора и его тип;
- определяются признаки классификации для формирования классификационных групп;
- проводится систематизация внутри каждого классифицируемого множества объектов;
- разработка справочника по каждой классификационной группе;
- определяется емкость и длина кода по каждой классификационной группе с учетом резерва;
- определяется структура кода;
- осуществляется кодирование объектов классификации – разработка кодификатора;
- оформление классификатора; каждый классификатор включает два раздела: введение и кодификатор.
Во введении указывается назначение классификатора, объект классификации, структурная формула, принятые методы классификации и система кодирования, устанавливается схема внесения изменений и дополнений. Кодификатор, представляет собой таблицу, в которой указывается код и сокращенное (стандартное) наименование объекта.
Для защиты кодированной информации к коду добавляется один разряд (контрольный). Значение контрольного разряда рассчитывается по определенному алгоритму, например, путем суммирования.