Інструктаж за змістом занять і організації робочого місця, охорона праці

Поняття про організацію секретарської служби як складову частину процесів керування. Історія розвитку діловодства та секретарської служби. Діловодство в державних установах. Організація робочого місця. Нормування документацій них робіт. Планування робочого дня секретаря. Обладнання та гігієна.Загальні вимоги єдиної державної системи документального забезпечення управління. Основні напрями уніфікації та стандартизації документів. Вимоги до оформлення документів.

Нормативні документи. Форми організації діловодства. Види та призначення інструкцій з ведення діловодства в установах. Стандарти з діловодства. Кваліфікаційний довідник посад службовців.

Учні повинні вміти:

- Вести діловодство, виконувати різні операції із застосуванням комп’ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення і подання інформації для підготовки і прийняття рішень. Приймати документи і особисті заяви на підпис керівником підприємства. Перевіряти правильність оформлення підготовлених проектів документів, що передаються керівникові на підпис, забезпечувати якісне їх редагування;

- За дорученням керівника складати листи, інші документи. Виконувати роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення, порядок денний, ведення їх реєстрації), вести і оформляти протоколи засідань і нарад;

- Здійснювати контроль за виконанням працівниками підприємства виданих наказів та розпоряджень, а також за додержанням термінів виконання вказівок і доручень керівника підприємства, що взяті на контроль. Вести контрольно-реєстраційну картотеку;

- Організовувати проведення телефонних переговорів керівника, записувати за його відсутності одержану інформацію і доводити до його відома її зміст, передавати і приймати інформацію на приймально-переговорних пристроях (телефакс, телекс і ін.), а також телефонограми, своєчасно доводити до його відома інформацію, одержану каналами зв’язку;

- Забезпечувати робоче місце керівника необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям. Друкувати за вказівкою керівника службові матеріали, необхідні для його роботи. Організовувати приймання відвідувачів, формувати справи, забезпечувати їх зберігання і в установлені строки здавати до архіву. Копіювати документи на персональному ксероксі;

- Виконувати функції, що включають організаційно-технічне забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника підприємства. Приймати кореспонденцію, яка надходить на розгляд керівникові, передавати її, згідно з прийнятим рішенням до структурних підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей.

Програма ms Power Point

Ефективність проведення масових заходів (зустрічей, зборів, обговорень тощо) суттєво підвищується, якщо учасники користуються гарним, вражаючим роздатковим та ілюстративним матеріалом, який допомагає візуально представити думки та ідеї виступаючого. Інтелектуальну та практичну підтримку цьому виду забезпечення СР надають програмні засоби підготовки презентацій. До найвідоміших з них належать MS PoverPoint, Macromedia Flash, MS Demo.Shield, Lotus Freelance Graphics, Charisma,

Harvard Graphics та ін. Програма MS PoverPoint включена до ППП MS Office, постійно оновлюється, доступна і може бути рекомендована для використання у практиці СР.

Презентація, створена за допомогою MS PoverPoint, являє собою комплекс підготовлених для показу аркушів (слайдів), які містять основні положення виступу, пояснюючі схеми, таблиці, діаграми та малюнки. Матеріали можна також оформити у роздатковому варіанті у вигляді сторінок формату А4, які містять зменшені копії слайдів. Для допомоги доповідачу існує режим сторінок нотаток, в якому на екран виводиться їхній текст. MS PoverPoint допомагає вибрати потрібний зміст з набору шаблонів, а користувач повинен адаптувати текст вибраного абзацу, додати ілюстративний матеріал, розробити дизайн, тобто підібрати кольорову гаму, графіку, музичне оформлення та анімаційні ефекти. Останнє передбачає перехід до наступного слайда або процес побудови слайдів зі складових об'єктів, або вставку активного об'єкта, який може "жити власним життям". Це може бути відеокліп або об'єкт, підготовлений самою програмою. Існують готові шаблони дизайну. Користувач може створити власний шаблон. Як і інші програми, розроблені Microsoft9, MS PoverPoint підтримує OLE-технологію. Тому дані, подані в табличному вигляді, можна готувати в MS Word або в MS Excel, а ілюстрації — у графічних редакторах, а потім — зв'язувати чи впроваджувати ці документи в MS PoverPoint.

Кожну зі складових частин презентації — слайди, нотатки, структуру презентації можна роздрукувати й розмножити. Найбільший ефект досягається за наявності мультимедійного проектора, що дає змогу подати комп'ютерне зображення у збільшеному масштабі на проекційному екрані, як у кіно. Якщо обладнання комп'ютера має апаратні засоби мультимедіа (звукова карта, привід компакт-дисків, відеоплата з 3£)-прискорювачем, мікрофон і процесор з додатковим набором команд (ММХ)*), то презентація може бути озвучена. За наявності підсилювальної апаратури захід набуває масовості. Підготовлені в MS PoverPoint слайди можна роздрукувати на плівку і демонструвати через звичайний слайдпроектор.

Технологія мультимедіа (від англ. multimedia — багато середовищ) дає можливість перетворити комп'ютер на міні-відеостудію, електромузичний інструмент, диктофон для запису виступу, аудіо-комплекс або телевізійний приймач. Для цього додатково потрібні відеокамера, мідіклавіатура, плата TV-тюнера і відповідне ПЗ. За допомогою мультимедійного комп'ютера можна змонтувати фонограму і створити відеофільм, використовуючи при цьому широкий спектр прийомів цифрової обробки аудіо- і відеоінформації.