22. Класифікація документів

1.За найменуванням ; 2.За походженням: службові та особисті; 3.За призначенням: щодо особового складу, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, організаційні, розпорядні; 4.За місцем виникнення: внутрішні та зовнішні; 5.За напрямком: вхідні і вихідні; 6.За формою: стандартні та індивідуальні; 7.За терміном виконання звичайні безстрокові, термінові та дуже термінові; 8.За ступенем гласності: для загального користування, для службового, таємні, дуже таємні(СБУ); 9.За стадіями створення: оригінали ат копії, роз різновиди копії є – віскус, витяг, дублікат; 10.За складністю: прості та складні; 11.За терміном зберігання: тимчасові(1 до 10 р.), тривалі(понад 10 р.), постійного зберігання; 12.За технікою відтворення: рукописні та відтворенні будь-яким ін. механізмами; 13.За носієм інформації: на папері, диску, флешці.

23. Текст документа. Вимоги до оформлення

Текст – це сукупність речень, об’єднаннях у тематичну і структурну цілісність за правилами певної мовної системи. Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовуються під час складання правил, положення, листів, розпорядчих документів. Форма анкети використовуються під час викладання цифрової або словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших документах.

24. Адресат, адресант. Правила оформлення

Сукупність точних і повних відомостей, згідно з якими документ має бути доставлений за призначенням. Праворуч (на відстані 92 мм) у верхній частині бланка або чистого аркуша паперу. Кожний елемент - назва установи, підрозділу, посада, ініціал (и) й прізвище, поштова адреса пишеться з великої літери. Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні під¬розділи, посадові та приватні особи.

24. Гриф затвердження. Гриф погодження. Правила оформлення.

Гриф затвердження розміщується у правому куті на відстані 104 мм від межі лівого берега першого аркуша документа. Затвердження – спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, то гриф затвердження складається зі: слова ЗАТВЕРДЖУЮ, назви посади, підпису, ініціалу приз віща особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Якщо документ затверджено кількома посадовими особами,їхні грифи затвердження розташований постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається із: слова ЗАТВЕРДЖЕНО, назви, дати, номера затверджувального документа. Гриф погодження, якщо зовнішнє погодження документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформлюється так: ПОГОДЖЕНО Протокол засідання Правління Ощадного банку України 29.02.2012 №3. Якщо зміст документа стосується більше трьох установ, складається «Аркуш погодження», про що робиться відмітка у самому документі на місці грифа погодження: Аркуш погодження додається . Аркуш погодження оформлюють за такою формою: АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ назва документа, Найменування посади, Підпис, Ініціали, прізвище, Дата. Напис, зроблений посадовою особою, яка висловлює згоду або незгоду зі змістом документа. Внутрішнє погодження проекту документа – це його візування. Віза складається з: назви посади особи, яка візує документ; особистого підпису; ініціалу і прізвища особи, дати візування. Зауваження і пропозиції і пропозиції до змісту документа оформлюють на окрему аркуші, про що в самому проекті документа роблять відповідну відмітку.