Планирование

Еще одним важным сетевым средством повышения продуктивности является планирование в рабо­чих группах. Они пригодны как для индивидуального, так и для группового планирова­ния рабочего дня. Планирование – это расширение электронной почты, позволяющее коллективу пользователей совместно работать в сети с еженедельниками и календарями. Планирование позволяет устанавливать сроки выполнения задания, собраний, определять время, когда свободны пользователи, а когда заняты. Большинство программ планирования в рабочих группах, таких как Microsoft Schedule+, имитирует страницы обычного печатного еженедельника. Данные программы обычно имеют календарь с разбив­кой по дням, сигнальные уведомления и список текущих дел. Уведомления дают визуальный и/или звуковой сигнал, предупреждая пользователей о предстоящих мероприятиях. Сетевые планировщики или программы планирования в рабочих группах автоматически находят время, когда свободны все участники намечаемых встреч, собраний и других коллективных меро­приятий.

Групповое программное обеспечение

Термин «групповое программное обеспечение» (groupware) охватывает любой механизм коллективного взаимодействия, превышающий по сложности электронную почту. Вот лишь несколько примеров систем коллективного пользования: Электронные доски объявлений, Новости Internet, Интерактивные конференции, Microsoft Exchange, Lotus Notes. Групповое программное обеспечение использует сетевые технологии связи для управления в реальном времени централизованно хранящимися документа­ми, улучшает выполнение нескольких процес­сов, в которые вовлечено множество пользователей (включая маршрутизацию и кон­троль за ходом самого процесса). При использовании группового программного обеспечения рабочие группы од­новременно имеют доступ и к информации, и друг к другу.

Об­ласть применения ГПО продолжает расширяться, однако уже сейчас они поддерживают:

• маршрутизацию и совместное использование информации;

• координацию проектирования и составления документов;

• контроль над ходом проектов;

• управление групповыми процессами;

• проведение совместных дискуссий;

• автоматизацию различных деловых задач;

• учет запросов клиентов;

Групповое программное обеспечение превращается в основное сетевое средство, быстро проникает во все сферы общественной деятельности, включая научные иссле­дования, проектирование, производство, образование и работу правительства. Усовершенствованные почтовые системы, которые работают под управлением груп­пового программного обеспечения, могут обмениваться сообщениями с большин­ством стандартных систем электронной почты. Это означает, что сотрудники, занятые в проекте с применением группового программного обеспечения, могут связываться с другими сотрудниками, не участвующими в этом проекте, но имеющими доступ к стандартной системе электронной почты.

Основные производители группового программного обеспечения включают в свои продукты новейшие технологии, которые значительно расширяют диапазон примене­ния электронных коммуникаций. Например, современные системы группового про­граммного обеспечения поддерживают мультимедиа, т.е. совмещают в одной системе разнообразные типы данных и информации: сканированные изображения; факсимильные сообщения; речь; звук и др.

Среди продуктов группового программного обеспечения признаны два основных — Microsoft Exchange и Lotus Notes^®. Существуют и другие программы, которые могут быть отнесены к групповому программному обеспечению, поскольку они имеют неко­торые средства групповых коммуникаций.

Microsoft Exchange

Фирма Microsoft, объединив лучшие возможности систем обмена информации и элек­тронной почты, создала продукт, использующий преимущества технологии «клиент-сервер» - Microsoft Exchange Server — это семейство клиент-серверных продуктов обработ­ки сообщений. Он предназначен для работы с существующими программами и сетями и позволяет всем сотрудникам предприятия эффективно обмениваться данными, со­вместно использовать разнообразную информацию. Microsoft Exchange Server использует технологию, перенесенную с хост-систем на локальные сети, для обеспечения в архитектуре «клиент-сервер» пяти основных функ­ций и услуг (базирующихся на передаче сообщений):

• планирование, оно экономит пользователям рабочее и личное время, помогает эффективнее организовать работу и координировать совместные действия.

• использование служб сообщений, они отвечают за передачу данных, их доставку, маршрутизацию; включают в себя службы каталогов.

• групповое совместное использование информации, оно позволяет помещать информацию на доску объявлений, от­слеживать счета клиентов из разделяемой базы данных и получать доступ к информа­ции о продуктах из справочной библиотеки.

• использование форм, позволяет администраторам представлять информа­цию в различном виде.

• создание приложений (с применением или без применения программирования) для автоматизации решения задачи любым пользователем.

Lotus Notes

Система Notes, созданная для установки в конфигурации практически любого разме­ра, — это семейство «истинных» продуктов группового программного обеспечения. Основные службы поддерживают: защиту; управление; тиражирование; службы каталогов; службы связи. Эти службы могут обмениваться информацией через различные сетевые среды и операционные системы, в том числе через Microsoft Windows NT, TCP/IP, NetWare, UNIX и другие.

Усовершенствованное ГПО часто объединяет различ­ные компьютерные платформы, поэтому члены групп могут продолжать работать на имеющемся оборудовании, если оно соответствует требованиям, которые предъявля­ют участники проекта к сетевой связи. Групповое программное обеспечение может функционировать в среде с различ­ными операционными системами, в том числе: Microsoft Windows NT; Microsoft Windows 95, 98; Microsoft Windows 3.1; OS/2; UNIX; Macintosh; NetWare.

Совместно используемые приложения. Такие приложения, как текстовые процессоры, базы данных и электронные таблицы, подобно любым другим ресурсам, могут совместно использоваться в сети. Это имеет как минимум два достоинства: прикладные программы обходятся дешевле и существует гарантия, что версия приложения у всех одна и та же. Чтобы сделать приложение совместно используемым, администратор должен выпол­нить следующие действия: 1.Создать на сервере подкаталог. 2.Установить приложение в этот подкаталог. 3.Сделать подкаталог разделяемым. После этого приложение становится доступным пользователям.

Требования, выдвигаемые приложением Администратора сети всегда должен беспокоить один вопрос: способна ли сеть под­держивать новые ресурсы? Например, имеется ли на жестких дисках сервера достаточ­но свободного пространства для установки нового приложения и данных, которые оно будет создавать? Даже если на сервере достаточно места, может ли он обслуживать запросы к новому приложению? Требует ли новое приложение подключения перифе­рийных устройств? Для нового текстового процессора, например, может потребовать­ся новый принтер. Чтобы избежать проблем, которые часто возникают при установке в сети приложений, администратор сети должен вести журнал программного обеспечения, используемого в сети. В этом журнале надо указать следующие данные: дату установки; номер версии; даты обновлений и номера версий; процедуры установки, включая командные файлы; настройки и модификации; уровни доступа, предоставленные пользователям и группам; даты обучения пользователей. Администратор сети поступит весьма дальновидно, если будет хранить архивные копии оригинального программного обеспечения (на случай, если придется восста­навливать систему). Необходимо также хранить резервные копии командных файлов и файлов конфигурации.