27. Ділова атрибутика

Візитні картки.

Ділові подарунки.

. Діловий одяг.

28. Ділові подарунки.

В діловому світі, як і в повсякденному житті, прийнято робити пода%

рунки, підносити речі з фірмовими знаками або в фірмовій обгортці.

Однак необхідно знати, що тут потрібні міра, такт і виконання суворих,

розроблених протягом багатьох років, правил. Вартість подарунка ніякого

значення не має і залежить тільки від ваших можливостей. Виняток – до%

рогі речі: пам’ятайте, що, даючи своєму партнерові такий подарунок, ви

тим самим ризикуєте поставити його в незручне становище. З одного боку,

він може відчути, що не заслуговує його, а з іншого – змушений відповіда%

ти таким же дорогим подарунком, а це не завжди відповідає його бажанню

або можливостям. Однак не слід віддавати перевагу дрібним сувенірам, бо

в цьому випадку ви можете здатися надто бережливими. Найбільш опти%

мальним подарунком є той, який відповідає бажанню і стилю партнера,

несе відбиток вашого до нього ставлення.

147

При діловому візиті можна дарувати художньо оформлені вироби –

скульптури, гравюри, пам’ятні медалі, настінні тарілки, грамплатівки, які

нагадують про вашу країну або ще краще – про вашу фірму. Одним із

найбільш універсальних подарунків вважають книгу, яку можна принести

кожній людині і з будь%якого приводу. Намагайтеся вибрати подарункове,

гарно оформлене видання, з урахуванням інтересів вашого партнера.

При досить тісному знайомстві можливі й такі подарунки як напої, со%

лодощі, тютюнові вироби та речі для паління, вироби з металу. Однак па%

м’ятайте, що жінці, навіть тій, яка палить, ніколи не дарують речі для палін%

ня, тютюнові вироби, а також міцні напої. Можна дарувати як виняток шам%

панське, колекційне десертне або сухе вино, але не молодим дівчатам.

Непристойно дарувати також предмети туалету (шкарпетки, сорочки,

капелюхи, парфумерію, виняток – краватка, яка входить до числа допус%

тимих сувенірів).

29. Ділове спілкування визначається як специфічна форма контактів і взаємодії людей, які представляють не лише самих себе, а й свої організації. Воно включає обмін інформацією, пропозиціями, вимогами, поглядами, мотивацією з метою розв'язання конкретних проблем як всередині організації, так і за її межами, а також укладення контрактів, договорів, встановлення інших відносин між підприємствами, фірмами, організаціями.

Ділове спілкування на відміну від його інших видів має певні особливості, а саме:

наявність певного офіційного статусу об‘єкту;

спрямованість на встановлення взаємовигідних контактів підтримку зв'язків між представниками взаємозацікавлених організацій;

відповідність певним загальновизнаним і загальноприйнятим правилам;

передбачуваність ділових контактів, які попередньо плануються, визначається їх мета, зміст і можливі наслідки;

конструктивність характеру взаємовідносин, їх спрямування на розв'язання конкретних завдань, досягнення певної мети, як правило, не виходячи за рамки певного кола;

взаємоузгодженість рішень, домовленість та подальша організація взаємодії партнерів;

значущість кожного партнера як особистості;

безпосередня діяльність, якою зайняті люди, а не проблеми, що бентежать їх внутрішній світ.

Людина, яка спрямовує інформацію (комунікатор), і людина, яка її приймає (реципієнт), у діловому спілкуванні постійно міняються місцями, завдяки чому у людей, що спілкуються, має бути однакове розуміння не тільки значень, а й змісту слів.

Ефективне ділове спілкування — це не стільки обмін значеннями, скільки обмін думками. Більше того, це пошук спільного рішення.

30. Вербальні засоби комунікації утворюють знакову систему, найменшою предметно-значущою одиницею якої є слово (вислів), поєднане з іншими словами за правилами цієї самої знакової системи. У своїй сукупності слова, вислови є засобом розуміння думки того, хто говорить, й одночасно — засобом аперцепції (сприйняття на основі свого життєвого досвіду) змісту його думки.

У своїй комунікативній практиці людина здійснює внутрішнє і зовнішнє мовлення, які становлять певну єдність, що не виключає специфічності кожної з форм мовленнєвої діяльності. Своєрідним його видом є дактильне мовлення — ручна абетка, яка замінює усне мовлення під час спілкування глухих людей між собою та особами, знайомими з дактилологією (спілкуванням глухонімих з допомогою пальців рук). Дактильні знаки замінюють букви овнішнє мовлення поділяють на усне (звукове) і писемне, які різняться за формою, способом використання мови як системи, механізмами породження і сприймання. Відмінність між ними переважно функціональна.

Усне мовлення — засіб безпосередньої комунікації в присутності обох мовців чи обох сторін, яка відбувається завдяки сприйманій органами слуху артикуляції мовних звуків і розрахована на передавання інформації іншим людям з метою впливу на їхню поведінку й діяльність.

Усне мовлення може відбуватися і за перебування співрозмовників на значній відстані один від одного (за допомогою технічних засобів). У зв'язку з цим за ситуативними ознаками його поділяють на прямо-контактне (виступи, доповіді, лекції, розповіді та ін.) і опосередковано-контактне (монологічне мовлення по радіо, телебаченню, комунікація у комп'ютерних мережах). Писемне мовлення — засіб комунікації між людьми, які перебувають чи перебували в різних обставинах, у різних місцях, живуть або жили в різні історичні періоди, через умовне відображення цих звуків на письмі.

Кожна із форм мовлення має свої переваги, що не дає змоги вважати жодну з них багатшою чи виразнішою. Попри спільний основний словниковий склад і граматичну будову, їх використовують по-різному.

31.невербальне. Незважаючи на те, що обличчя залишається головним джерелом розуміння природи емоційних реакцій, тіло, кінцівки і зап”ястки рук також відіграють важливу роль у комунікації. Кінесика - це спосіб комунікації за допомогою рухів тіла і жестів. Вона являє собою культурно обумовлені системи поводження, що засвоюються шляхом імітації рольових моделей. Оскільки таке поводження засвоюється, головним чином, несвідомо, більшість людей не усвідомлюють, що активно користуються складною системою жестів і рухів.

У число невербальних фізичних способів комунікації входять жести і пози. Згідно Руешу і Кесу, жести використовуються з метою ілюстрації, підкреслення, указівки, чи пояснення переривання, а виходить, вони не можуть бути ізольовані від вербальної комунікації. Жести детерміновані побудовою людського тіла, однак розвиваються і конкретизуються вони в міжособистісних і соціальних відносинах. З одного боку, вираження подиву, розпачу, гніву, тривоги, задоволення і презирства приблизно однакові у всіх країнах світу і у всіх культурах. З іншого боку, розуміння їхнього змісту залежить від знайомства з комунікативною системою даної конкретної культури. Жести необхідні в тих випадках, коли неможлива вербалізація (наприклад, через мовний бар'єр і проблеми зі слухом). Крім того, жести часто використовуються тоді, коли вербальні вираження вважались би соціально неприйнятними. І, нарешті, зовсім інше враження роблять “жести” тих людей, що страждають від захворювань, що супроводжуються мимовільними рухами і жестами.

Людині, що відчуває тривогу, властиві швидкі, неспокійні рухи рук і ніг, тремтіння в кистях рук. Подавлена людина рухається дуже повільно, немов кожен рух дається їй надзвичайно складно. Ще один важливий фактор - фізична дистанція, яку людина підтримує між собою й іншими людьми. Замкнута людина звичайно не відводить рук далеко від свого тіла і не піднімає голови. Вчені Ган і Маклин з цього приводу зауважують: “Тілесні пози, напруга і розслаблення мускульних систем, руху голови, рук і ніг, - усе це має в нашій культурі загальноприйняту символічну цінність як способи комунікації” (1955 p. ).

32. спілкування з іноземними партнерами. Отже, необхідно враховувати

загальні основи прояву цих моральних засад у кожній з країн спілкування.

Водночас треба орієнтуватися на спільні підходи до врахування

особливостей ділового спілкування, що випливають з історії розвитку

ділового спілкування громадян України з іноземцями, їх зумовленості

соціально-культурними особливостями цього спілкування.

По-перше, слід зважати на те, що люди виростають в умовах різних

національних культур. Відмінності культур можуть бути досить істотними і

стосуватися певних елементів спілкування: мови, правил етикету (норм

спілкування, прийнятих у різних країнах чи суспільних групах),

стереотипів поведінки, значення певних форм невербального спілкування.

По-друге, треба враховувати, що Україна тривалий час була суттєво

обмежена в ділових контактах із зарубіжними партнерами. Контакти

реалізовувались, як правило, на державному, офіційному рівні.

Демократизація суспільного життя, зокрема в економічній сфері, значно

розширила можливості для ділового спілкування із зарубіжними партнерами.

Створення спільних підприємств, ділові поїздки за кордон, широкий спектр

міжнародних ділових зустрічей та переговорів потребує знання

особливостей ділового спілкування із зарубіжними партнерами широким

загалом підприємців і ділових людей.

По-третє, деяка відчуженість від культури інших народів з ідеологічних

причин зумовила досить низький рівень загальної культури значної частини

людей, які нині займаються бізнесом. Ітиметься про необхідність вивчення

особливостей ділового спілкування (як усного, так і письмового),

зумовлених традиціями національних культур цих країн.

Отже, як зауважив М. Романов, "шлях до успіху лежить через знання норм і

правил спілкування людей у різних ситуаціях. Ці правила допоможуть

підтримувати ділові стосунки різних країн" [11, с. 7].

33. Дипломатичне листування є надзвичайно важливим аспектом багатогранної повсякденної дипломатичної практики. Як одна із складових дипломатичної роботи, що розкриває сутність останньої, воно вимагає від виконавця високої майстерності, фахового досвіду, бездоганного знання специфіки виконуваної справи.

При підготовці будь-якого дипломатичного документа необхідне добре знання питання, про яке йдеться в документі: його історії, стану проблеми на момент складання документа, юридичних, зовнішньополітичних аспектів проблеми.

Дипломатичне листування є досить консервативною сферою дипломатичної практики, тому, як правило, воно передбачає дотримання традиційних правил дипломатичного протоколу. Вироблені протягом тривалого історичного часу, ці правила є загальноприйнятими в міжнародній дипломатичній діяльності і їх слід розглядати як обов'язкові для використання. Порушення правил ведення дипломатичного листування може призвести до загострення стосунків між сторонами.

На думку відомого британського спеціаліста в галузі дипломатичного протоколу Рональда Барстона, існує чотири основних види документів для ведення дипломатичного листування. Це — ноти, листи, меморандуми та пам'ятні записки. Такий підхід фактично збігається з точкою зору не менш відомих російських знавців дипломатичного протоколу Ф. Ф. Молочкова та А. П. Борункова, праці яких є загальновизнаними і використовуються як посібники в дипломатичних навчальних закладах багатьох країн світу.

Надзвичайно суттєвим компонентом дипломатичного листування є мова, якою складаються дипломатичні документи. Формально міністерство закордонних справ та посольство мають право вести дипломатичне листування мовою своєї країни. Проте, це може спричинити труднощі для адресата з перекладом і, таким чином, загальмувати чи навіть зашкодити вирішенню порушуваного в дипломатичному документі питання. Щоб уникнути такої ситуації, можливе застосування двох загальновідомих варіантів: по-перше, за домовленістю із міністерством закордонних справ або посольством дипломатичне листування може вестися будь-якою третьою мовою, наприклад англійською чи французькою; по-друге, дипломатичне листування може здійснюватися мовою своєї країни, з додаванням до кожного документа його неофіційного перекладу. Ведення посольством дипломатичного листування мовою країни перебування, звичайно, не можна розглядати як помилку. Проте посольству необхідно виявляти обережність у тих випадках, коли в країні перебування існує не одна, а кілька офіційних мов (Канада, Бельгія, Швейцарія, Індія, Нігерія тощо). Ведення листування лише однією із цих мов може в певних політичних ситуаціях призвести до ускладнень у взаємовідносинах між країнами.

Дипломатична документація держав є досить різноманітною. Значну частину u становлять документи, що мають виключно відомчий характер. Окрему категорію становлять дипломатичні документи, за допомогою яких здійснюються офіційні зносини між державами і в яких викладається їхня позиція з тих чи інших питань міжнародного життя. Частина таких документів з тих чи інших причин має конфіденційний характер (у дипломатичній практиці зустрічаються навіть «усні послання» та «усні заяви», тексти яких зачитуються, але не передаються адресату).

Значна кількість дипломатичних документів не публікується взагалі з огляду на малозначущість питань, які в них порушуються.

Проте переважна більшість дипломатичних документів, особливо тих, що стосуються важливих питань міжнародного життя, обов'язково оприлюднюються в ЗМІ, і саме за ними можна оцінювати пріоритети і головні напрями зовнішньої політики тієї чи іншої країни.

Крім дипломатичного листування, важливими формами дипломатичної діяльності держав є: участь у міжнародних конгресах, конференціях та нарадах, тобто в періодичних зустрічах представників держав на різних рівнях; підготовка і підписання міжнародних договорів та угод — багатосторонніх чи двосторонніх, які регламентують найрізноманітніші питання міжнародних відносин; постійне представництво держави за кордоном, що здійснюється її посольствами і місіями, ведення ними політичних та інших переговорів із дипломатичним відомством країни перебування; участь представників держави в діяльності міжнародних організацій — універсальних та регіональних; висвітлення у ЗМІ позиції уряду з тих чи інших зовнішньополітичних питань, публікація офіційної інформації, офіційне видання міжнародних актів та документів.

34. Телефонна розмова — це один із видів усного ділового мовлення

Телефон останнім часом став чи не найважливішим засобом комунікації. Ми не уявляємо свого життя без телефону вдома, ні на роботі. Майже не пишемо листів. Навіщо їх писати, коли всі питання можна швидко з'ясувати телефонічно?

Сьогодні по телефону ведуться як особисті розмови, так і ділові бесіди, переговори, узгоджується час ділової зустрічі. Дослідники стверджують, що за останні роки середня тривалість телефонної розмови збільшилася втричі, хоч обсяг інформації, що передається, залишився тим самим.

Психологи вважають, що час телефонних розмов збільшується, зокрема, за рахунок емоційного забарвлення. Збільшення часу телефонної розмови формує мовну нечіткість і неділовитість фраз. Під час такої розмови передача ділової інформації займає дві третини часу, а третина вде на паузи між словами і фразами, прояв своїх емоцій.

Це переконує в тому, що люди не можуть чітко і стисло викласти свої думки. Тому дві третини часу вде на передачу інформації, а решта — на паузи між словами1.

Багато спеціалістів вважають, що в реєстрі безцільної трати ділового часу телефон стоїть на другому місці після неочікуваних візитів.

Зарубіжні вчені відзначають, що серед керівників усіх рангів розповсюдилась хвороба "телефономанія". її симптоми — затягування часу розмови, переконання, що телефон завжди економить час.

Американські психологи прийшли до висновку, що телефон при всіх його перевагах, скорочує життя сучасної людини на 3— 4 роки. І справа не в тому, що по телефону ми отримуємо неприємні новини, а в постійному напруженні нервової системи через чекання дзвінка в будь-яку хвилину.

Розмовляючи по телефону, людина має пам'ятати про культуру спілкування, делікатність (це виявляється у вибаченні за те, що відірвали від справ, у подяці за послугу, у тоні розмови, у вмінні добирати слова, щоб передати своє шанобливе ставлення до співрозмовника тощо).

І все ж, хоч використання телетайпу для міжміських розмов дешевше, найважливіші контакти реалізуються по телефону. Вважається, що добре підготовлена телефонна розмова може замінити чотири ділових листи.

Телефонна розмова — це один із видів усного ділового мовлення.

Оскільки комуніканти не бачать один одного, то жести, міміка, вираз очей не відіграють ролі в діловому спілкуванні.