Заключение

Вопрос

Ответ

Полное наименование компании

Дата регистрации компании

Адрес, телефон, электронная почта

Контактное лицо для участия в тендере, телефон, электронная почта

Наличие офисов в других городах (данный вопрос может иметь значение только для заказчиков,

имеющих офисы в других городах)

Компании-партнеры

Количество бухгалтеров по расчету заработной платы

Наличие бухгалтеров по расчету заработной платы, владеющих английским языком (только при

необходимости использовать иностранный язык в работе, при общении с сотрудниками материн-

ской компании)

Используемое программное обеспечение для расчета заработной платы

Номер в реестре операторов, имеющих право обрабатывать персональные данные

Наличие системы страхования профессиональной ответственности, страховая компания, «размер»

полиса, лимит ответственности по одному случаю

Возможность организации совместной работы в программе по расчету заработной платы представителями исполнителя и заказчика

Список компаний-клиентов, использующих услугу расчета заработной платы

Участие компании в рейтингах

Членство компании в общественных (профессиональных) организациях

Обязательные условия договора

Наличие

Обязательства по возмещению исполнителем убытков, причиненных заказчику при оказании услуг в результате невыполнения или ненадлежащего выполнения исполнителем своих обязанностей по договору (сроки, наличие предельной суммы возмещения).

Процедура расторжения договора (сроки, процесс передачи документов и выгрузки из базы, штрафы при досрочном расторжении по инициативе заказчика)

Срок уведомления исполнителем об изменении цены и прочих условий договора.

Обеспечение конфиденциальности получаемой и передаваемой информации.

Процедура исправления ошибок в расчетах с персоналом, начисление налогов и составление отчетности, возникших по вине как исполнителя, так и заказчика (сроки и стоимость)

Процедура предоставления ответов на поставленные заказчиком вопросы ( письменно, обязательность ссылок на соответствующие законодательные акты)

Обязательства и сроки информирования заказчика об изменении в действующем законодательстве РФ, касающихся деятельности заказчика в области расчета заработной платы.

Обязательство исполнения не передавать третьим лицам какие-либо права или обязательства по договору – как полностью, так и частично – без предварительного письменного согласия заказчика.

Срок уведомления исполнителем заказчика о невозможности исполнить свои обязательства по договору.

Разрешение с письменного согласия заказчика (или запрет) использования имени заказчика со ссылкой на тип услуги – в рекламных, маркетинговых целях и для развития клиентских отношений.

Порядок сдачи-приемки оказанных услуг, срок возражений и замечаний по качеству и/или объему и/или результатом оказанных услуг.

Процедура обмена информацией (перечень передаваемых данных/документов, сроки).

Список контактных лиц, имеющих доступ к информации, процедура замены контактных лиц, в том числе в случае болезни, отпуска, увольнения лиц, ответственных за расчет заработной платы.

Порядок взаиморасчетов (срок, наличие авансовых платежей, пени при просрочке платежа).

Показатель

Участник

1

2

…

Организация работы

Используемое ПО

Возможность совместной работы в программе

Возможность ведение кадрового учета

Возможность обмена данными без дополнительных доработок с программой по ведению бухгалтерского учета

Возможность доработки программы

Стоимость start-up

Организация работы

Срок start-up

Способ передачи информации о движении кадров (письма в свободной форме, заполнение шаблонных форм)

Способ передачи расчетных листов (по электронной почте контактным лицам, в конвертах, в индивидуальных конвертах, в личном кабинете на сайте)

Наличие системы внутреннего контроля расчета заработной платы/подготовки и сдачи отчетности

Наличие системы онлайн-связи с сотрудниками, ответственными за расчет заработной платы (Skype, ICQ и т.п.)

Возможность замены бухгалтера по расчету заработной платы

Способы предоставления отчетности (курьером, почтой, через телекоммуникационные каналы)

Состав и стоимость (базовая/дополнительная) услуг

Ограничение по количеству начислений в расчетном листке

Подготовка платежных поручений на выплату зарплаты и налогов (файлы для передачи заказчику в системе «банк-клиент»)

Подготовка файлов для банка при наличии зарплатного проекта

Расчет аванса заработной платы

Расчет отпускных

Расчет больничных

Расчет выходных пособий и прочих компенсаций при увольнении

Расчет других выплат, предусмотренных системой оплаты труда заказчика

Расчет вознаграждений по договорам гражданско-правового характера

Расчет прочих выплат работникам в денежной и натуральной формах

Расчет налогов в бюджет и взнос во внебюджетные фонды

Подготовка расчетных листов (ежемесячно)

Подготовка расчетных ведомостей (ежемесячно)

Подготовка сводных отчетов по налогам (ежемесячно)

Подготовка сводных проводок (ежемесячно, при необходимости)

Подготовка статической отчетности (при необходимости)

Подготовка налоговых карточек по учету доходов и налога на доходы физических лиц по форме 1-НДФЛ (ежегодно)

Подготовка индивидуальных карточек учета сумм начисленных выплат и вознаграждений, взносов во внебюджетные фонды

Подготовка отчетности во внебюджетные фонды и налоговую инспекцию, включая персонифицированный учет и 2-НДФЛ

Подготовка лицевых счетов (ежегодно)

Подготовка дополнительных управленческих отчетов (при необходимости)

Дополнительные услуги

Стоимость консультаций

Базовая стоимость расчета на одного человека, месяц

Стоимость дополнительных расчетов (так называемый межрасчет), месяц

Стоимость сдачи отчетности, месяц

Стоимость дополнительных услуг, месяц

Средняя стоимость услуг, месяц

Действия

Содержание

Комментарий эксперта

Выбор провайдера

Этап 1.

Первичный отбор по формальным критериям

На адреса, указанные на сайтах, разошлите выбранным провайдерам анкету с кратким сопроводительным письмом

Очень хороший ход. Во-первых, сразу становиться понятно, как провайдер работает с клиентами, во-вторых, задав конкретный срок для ответа, можно получить информацию (конечно, первичную) о том, как компания относится к соблюдению сроков

Положительные факторы:

- Компания является членом профессионального сообщества (Московской торгово-промышленной палаты, Российской торгово-промышленной палаты, различных бизнес-ассоциаций, международных объединений);

- Компания является участником какого-либо официального рейтинга

Выделенные факторы несколько смутили, т.к., по моему мнению, они говорят о хорошем маркетинговом бюджете компании, а не о качестве предоставляемых услуг

Этап 2. Запрос коммерческого предложения и анализа условий договора

У выбранных по итогам первого этапа пяти-шести компаний следует запросить коммерческое предложение и типовой договор. Данный документ важно изучить до важной встречи с представителями провайдера, чтобы она пошла максимально эффективно

Предварительное изучение типового договора сэкономит много времени впоследствии и поможет избежать неприятных сюрпризов

Оценка коммерческого предложения

Абсолютно согласна с тем, что всегда необходимо тщательно изучать документы и составляющие базовой стоимости. Опираться в этом вопросе только «на слова» недальновидно, именно документы (договор и коммерческое предложение) должны быть основными инструментами выбора

Этап 3. Личная встреча с представителями провайдера

Опишите особенности расчета зарплаты в своей компании, а также выясните, смогут ли провайдеры подстроится под бизнес-процессы заказчика и какие готовые решения они могут предложить

К личной встречи с представителями провайдера надо готовиться также тщательно, как и к любым другим переговорам. У вас обязательно должен быть перечень вопросов, на которые нужно получить исчерпывающие ответы. Список, предложенный автором, вполне подойдет, т.к. охватывает почти все важные моменты предстоящего сотрудничества

Этап 4. Оценка процесса оказания услуг и стоимости предложения, окончательный выбор провайдера

Оцените все факторы, влияющие на организацию работы, скорость реализации проекта и конечную стоимость решения

Сведения всей полученной от провайдеров информации в единую таблицу – одно из обязательных условий правильного выбора. Часто мы полагаемся на свою память, впечатление от личности представителя компании и прочих субъективные моменты, что обычно приводит к ошибкам. Поэтому рекомендация автора создать единую таблицу заслуживает внимания

Рекомендации клиентов

Соглашусь с автором. Компании, как правило, представляют потенциальному заказчику тщательно отобранные рекомендации лишь от тех своих клиентов, которые остались довольны услугами. Поэтому, получив письменные рекомендации , если уж вы решили им верить, попросите контактные телефоны лиц, отвечающих за эту работу в организациях, представивших отзыв, и пообщайтесь с ними лично. Вопросы о качестве услуг лучше задавать не представителям провайдера, а клиентам: информация будет более полной и достоверной. Помимо этого, при общении с клиентами компании хорошо иметь список конкретных вопросов, выяснение которых важно для вашего выбора

Этап 5. Заключение договора

Запросить у победителя тендера:

- Окончательный вариант договора со всеми правками;

-Схему перехода на аутсорсинг в письменном виде с указанием сроков и ответственных лиц.

Кроме того, составить приказ о передачи в соответствии с договором на оказание услуг функции расчета заработной платы сторонней организации и ознакомить с ним всех сотрудников под роспись

Казалось бы, самый простой этап. Но часто при заключении окончательного варианта договора «всплывают» несогласованные ранее условия и доплаты. Поэтому на всякий случай необходимо иметь запасной вариант возможного провайдера (из участвующих в вашем тендере)