Інструменти адміністративного контролю
Механізм контролювання включає сукупність інструментів, які використовуються для оцінки процесів і явищ, що відбуваються в системі управління організації. Такими інструментами є: бюджетний контроль, управлінський аудит, статистичне та особисте спостереження, доповіді та наради.
Бюдж контроль На Заході поступово склалися умови для ефективного виконання органами бюджетного контролю їх функцій. А саме: незалежність контролю, що забезпечується підпорядкованістю законодавчому органу, статусом тривалої незмінюваності відповідальних працівників і навіть довічним перебуванням на своїй посаді, високим рівнем їх матеріального утримання; загальність контролю, тобто вільний доступ до документації, охоплення контрольними операціями всіх відомств; комплексність попередніх, поточних і подальших контрольних дій; публічність, тобто відкритість, гласність результатів контрольної діяльності.
Предмет бюджетного контролю – сфера фінансових операцій і руху грошових потоків, пов'язана зі створенням, розподілом і використанням бюджетів і позабюджетних фондів; узагалі фінансовий стан держави з кількісного, формального та якісного поглядів. До завдань контролю входить повне розкриття змісту фінансових операцій, які стосуються його предмета; надання інформації, необхідної для управління формуванням і виконанням бюджетів; здійснення контролю за державними доходами, видатками, позабюджетними фондами, а також державною власністю та іншими активами. Отже, маючи таке коло завдань, бюджетний контроль, крім власне сфери бюджету, торкається досить широкого спектра адміністративних, господарських, правових і етичних питань. Суспільна значущість бюджетного контролю полягає в захисті фінансових і майнових інтересів держави, підтриманні фінансової дисципліни виконання бюджету.
Адміністративний аудит це комплекс експертно-аналітичних, оціночних, перевірочних та інших форм контрольних заходів, спрямованих на діяльність об'єкта контролю та його посадових осіб, пов'язану з ухваленням ними управлінських рішень та виконанням функцій відповідно до нормативно-правових, адміністративних, розпорядчих, інших актів, щодо визначення ефективності діяльності або адміністрування об'єкта контролю та підготовки рекомендацій з удосконалення управлінських процесів залежно від характеру виявленої проблеми.
Об’єктами адміністративного аудиту є підприємства, організації та державні установи, а саме їх: місія, цілі та завдання; стратегії, функції; закони і принципи формування, розвитку і функціонування організації; технології управління; внутрішні та зовнішні комунікації; управлінські рішення; інформаційні технології; системи документообігу.
Адміністративний аудит дає керівникові можливість правильного використання фінансових, матеріальних, енергетичних і людських ресурсів, виділених для створення та функціонування системи управління органів виконавчої влади.
Адміністративний аудит повинен здійснюватися в суворій відповідності з його основними принципами, такими як:
принцип виділення головного, який свідчить, що при проведенні адміністративного аудиту суб'єкт контролю має акцентувати свою увагу на головних, ключових моментах і не відволікатися на вивчення другорядних чинників.
принцип відповідності вимагає, щоб професіоналізм працівника, що становить аудиторський висновок, відповідав ступеню складності зазначеного висновку.
принцип енциклопедичності припускає, що в групі працівників, що проводять аудит, необхідно мати спеціаліста широкого профілю в області формування і функціонування системи управління, здатного зіставити облікові дані з існуючими стандартами.
принцип повноти полягає в наступному: чим точніше і достовірніше потрібно висновок про стан системи управління, тим більше її елементів повинно перевірити.
принцип системності – при проведенні аудиту необхідно враховувати взаємний вплив елементів системи управління.
принцип централізації значення якого полягає в тому, що всі аудиторські висновки по окремих елементах системи управління повинні стікатися до одного фахівця для складання об'єктивного і обгрунтованого загального висновку.
принцип стандартизації свідчить, що за кожною формою контролю елементів системи управління повинен стояти відповідний стандарт.
принцип своєчасного використання контрольованих даних вимагає, щоб аудитору вчасно надавалася достовірна інформація про стан системи управління.
Статистичне спостереження – це планомірне, науково організоване і, як правило, систематичне отримання даних про масові явища та процеси соціальної і економічного життя шляхом реєстрації істотних ознак кожної одиниці їх сукупності [3]. В адміністративному контролі статистичне спостереження використовується для визначення кількості, якості та часу виконання конкретної роботи. Як правило, статистичні дані складаються для того, щоб визначити, скільки роботи було виконано, за який період часу і скільки при цьому було допущено помилок.
Перевага статистичного контролю полягає в тому, що відхилення від норми можуть бути легко встановлені за допомогою простого порівняння показників. Єдина складність при цьому полягає в необхідності обробки значних обсягів інформації. Статистичні дані можуть самі по собі служити підсумковим показником контрольної діяльності, однак найчастіше вони служать інформаційною базою для прийняття управлінських рішень.
Окремі аспекти функціонування системи управління неможливо піддати кількісному вимірюванню. В цьому випадку єдиним способом здійснення контролю є особисте спостереження керівника. Перевага зазначеного способу полягає в тому, що він дає можливість отримати інформацію "з перших рук", а недолік - в тому, що на це йде дуже багато часу
В окремих випадках дієвим інструментом адміністративного контролю можуть служити доповіді співробітників і нижчестоящих керівників. Доповіді можуть бути інформативними (містять тільки фактичну інформацію без коментарів) або аналітичним (містять аналіз зібраної інформації).
Якщо в доповідях міститься інформація про відхилення від встановлених стандартів, то такі доповіді називаються доповідями за відхиленнями від норми.
За способом формалізації доповіді можуть бути усними, письмовими, електронними. Усні доповіді характеризуються високим ступенем оперативності і застосовуються в тих випадках, коли необхідно повідомити або про повсякденні малозначні події, або про серйозні відхилення, виникли несподівано. Письмові доповіді доцільно застосовувати для здійснення рутинного контролю протягом тривалого періоду часу. Електронна форма доповіді застосовується у випадках, коли контролююча і контрольована особа знаходяться на значній відстані один від одного.
Обов'язок складання доповіді зазвичай покладається на керівника робочої групи або іншого структурного підрозділу. У системі адміністративного менеджменту часто застосовуються формалізовані системи контролю, коли чітко розроблені методика складання доповіді та порядок передачі його вищестоящому керівництву.
Будь-яка доповідь повинна містити інформацію: про ідентифікацію, часу виникнення і ступеня виявленого відхилення від норми; про можливі причини виникнення відхилення; про аналіз наслідків відхилення;тпро рекомендації щодо усунення відхилення.
Поряд з доповідями важливу роль в системі оперативного контролю органів виконавчої влади відіграють наради. Наради дозволяють уникнути зайвих витрат робочого часу на складання письмових звітів і надають керівнику групи можливість швидко отримати достовірну оперативну інформацію. Наради є корисними для оцінки таких важливих чинників, як психологічна атмосфера в колективі або імідж організації.