21. Облік та контроль зобов’язань розпорядників коштів бюджету.

Для контролю за використанням бюджетних коштів на органи державного казначейства покладені функції обліку зобов’язань, що бере на себе установа в процесі свої діяльності.

З метою забезпечення контролю за цільовим використанням коштів органи держказначейства здійснюють наступні контрольні функції:

-попередній контроль – на етапі реєстрації зобов’язань розпорядників коштів;

-поточний контроль – у процесі оплати рахунків розпорядників та одержувачів бюджетних коштів.

Такий контроль забезпечується через реєстрацію зобов’язань в держказначействі.

Основний нормативний документ, яким врегульовується облік і контроль за зобов’язаннями бюджетних установ є «Порядок обліку зобов’язань розпорядників бюджетних коштів в органах державного казначейства України», затверджений наказом ДКУ від 09.08.2004р. № 136.

Порядок № 136 виокремлює бюджетні_фінансові_зобов’язання та небюджетні_зобов’язання.

Розпорядники - бюджетні установи – мають право брати бюджетні зобов’язання по загальному та спеціальному фонду (крім власних коштів) в межах бюджетних_асигнувань. При цьому органи Державного казначейства реєструють та обліковують в бухгалтерському обліку виконання бюджетів усі зобов’язання (минулого і поточного бюджетних періодів) розпорядників бюджетних коштів, незалежно від планових призначень, включаючи і ті, що перевищують бюджетні призначення.

Проте розпорядники коштів несуть відповідальність за взяття на облік зобов’язань понад кошторисні призначення та виникнення небюджетної_заборгованості.

Погашення небюджетних фінансових зобов’язань не проводиться, за винятком випадків, передбачених чинним законодавством (списання кредиторської заборгованості, заборгованості за рішенням суду тощо).

Для її уникнення розпорядники можуть на протязі року вносити зміни до кошторису у встановленому порядку для приведення його у відповідність з прийнятими зобов’язаннями.

Розпорядники бюджетних коштів для взяття на облік зобов’язань в Держказначействі, протягом 3 робочих днів з дати його виникнення, але не пізніше останнього робочого дня місяця подають до органу Держказначейства «Реєстр зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів» встановленої форми на паперових носіях (два примірники) та електронному носії, а також оригінали документів або їх копії, що підтверджують виникнення зобов’язання: договори, рахунки-фактури, накладні, акти виконаних робіт.

При реєстрації зобов’язань за договорами на надання послуг реєструється вся сума договору.

При взятті зобов’язань за окремими напрямками видатків (заробітна плата, стипендія, нарахування на заробітну плату, службові відрядження тощо) сума зобов’язань в Реєстрі проставляється розпорядником коштів розрахунково в межах планових показників.

Після перевірки цих документів орган держказначейства повертає їх розпоряднику з відміткою «зареєстровано та взято на облік».

Відповідальність за взяті зобов’язання, їх зміст правильність оформлення та достовірність інформації, включеної до Реєстрів, своєчасність реєстрації зобов’язань несуть розпорядники коштів.

При виникненні фінансових_зобов’язань, тобто, необхідності провести проплату до держказначейства надаються «Реєстр фінансових зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів» на паперових (2 примірники) та електронних носіях, а також оригінали документів чи їх копії, засвідчені в установленому порядку(накладні, акти, рахунки). Термін їх надання – на протязі 3 днів з дати виникнення фінансових зобов’язань, але не пізніше останнього робочого дня місяця.

Подаючи такий «Реєстр» разом з платіжним дорученням здійснюється проплата з реєстраційного рахунку за товари, роботи, послуги.

Органи держказначейства здійснюють платежі на підставі платіжних доручень за дорученням розпорядників коштів у разі наявності в обліку відповідного зобов’язання та фінансового_зобов’язання у межах залишків на рахунках для обліку відкритих асигнувань.

При проведенні платежів казначейство проводить зменшення фінансових зобов’язань установи, тобто погашення кредиторської заборгованості та одночасного зменшення суми асигнувань на ці цілі за кодами економічної класифікації.

Наприклад, на підставі договору організацією «Комп’ютер-сіті» виконано послуги на суму 3450 грн. В орган держказначейства надається Реєстр зобов’язань, договір на підставі яких зобов’язання береться на облік в відділенні держказначейства. При настанні терміну оплати подається акт виконаних робіт, платіжне доручення та Реєстр фінансових зобов’язань, на підставі яких це зобов’язання погашається, тобто, здійснюється проплата.

В бухгалтерії установи взяті зобов’язання обліковуються «Книзі обліку асигнувань та прийнятих зобов’язань».

Книга відкривається на бюджетний рік окремо по загальному і спеціальному_фонду. В ній зазначається обсяги відкритих асигнувань відповідно до кошторису та внесених до нього змін за кодами ЕКВ.

З метою недопущення укладання договорів, що перевищують бюджетні_асигнування, затверджені кошторисом установи у Книзі реєструються кожний укладений договір і в тому числі довгострокові договори минулих років, що передбачають оплату бюджетними коштами у поточному році. Договори, які в поточному році були не проплачені переносяться у Книгу наступного року.

Після кожного зареєстрованого в Книзі договору визначається залишок кошторисних призначень по кожному коду програмної класифікації видатків в розрізі кодів КЕКВ.

При зміні умов договору, а значить зміні зобов’язань, необхідно на протязі 3 днів надати в органи держказначейства Реєстр фінансових зобов’язань та підтвердні документи.

На підставі отриманої виписки з рахунку про проплачені фінансові_зобов’язання вони записуються до «Книги обліку асигнувань та прийнятих зобов’язань» по графі «сплачено за зобов’язанням».

При проведенні операцій в натуральній формі або в іноземній валюті, що здійснюються за розрахунками по загальному і спеціальному фонду, розпорядниками коштів складається Довідка про надходження у натуральній формі або Довідка про операції в іноземній валюті, яка подається до органу держказначейства не пізніше останнього робочого дня місяця.

Щомісяця органи держказначейства проводять аналіз зобов’язань бюджетних_установ. Для цього бюджетні установи надають їм щомісячний звіт «Звіт про заборгованість за бюджетними коштами» ф. № 7-м, 7д. В цьому звіті за даними бухгалтерського обліку та даних «Книги аналітичного обліку асигнувань та прийнятих зобов’язань» бюджетні установи відображають суми дебіторської та кредиторської заборгованості по загальному та спеціальному фонду на звітну дату.

По закінченні бюджетного періоду (31 грудня) розпорядники бюджетних коштів проводять інвентаризацію активів та зобов’язань і за даними обліку визначають суми небюджетних_фінансових_зобов’язань. Інформація про них подається в органи Держказначейства.

Такі зобов’язання не підлягають оплаті за рахунок бюджетних коштів і є бюджетним правопорушенням.