14. Адресат (службова особа):

14.1. Керівнику установи:

Директорові Харківського заводу

транспортного обладнання

Шведову М.Г.

61078, м. Харків, вул. Заводська, 5

14.2. Конкретній посадовій особі:

Харківський завод металоконструкцій

Начальникові відділу кадрів

Опаленик Т.К.

62135, м. Харків, вул. Оркестрова, 8

14.3. Кільком посадовим особам;

Президентові ЗАТ «Трансгаз»

Директорові з комерційних питань

Керівникам груп маркетингових досліджень

15. Способи датування документа

15.1.     24.09.2005р.; 24-28.09.2005 р.;

15.2.     24.09.2002; 03.12.2001 – 04.04.2002

15.3.     16 травня 2002 р. (у фінансових документах). При підписуванні документа дата має стояти ліворуч від поля під посадою.

16. Взаємне розміщення ініціалів і прізвища

16.1. На адресуванні, на резолюціях ініціали став­ляться після прізвища:

Стасевичу Р. Ґ.

Проскуріній В. Т.

16.2. При підписуванні документа, його затвердженні ініціали ставляться перед прізвищем:

Н. Р. Малишева

Д. С. Сафонов

16.3. У текстах документів (списки, накази тощо) ініціали ставляться після прізвища:

«…зарахувати Самсонова В.Л. на посаду…»

17. Візи на документі (ставляться в лівій частині аркуша від поля):

Начальник юридичного відділу

(підпис) Б. Юркевич

01.02.2006

Начальник планового відділу

(підпис) С.М. Бодрова

01.02.2006

18. Позначка про виконавця розташовується на лице­вому боці або (якщо немає місця) на звороті останнього аркуша в лівому нижньому кутку (прізвище, телефон):

Мещерський, 22-46-87

19. Позначка про виконання документа й направлення його до справи підписується й датується виконавцем до­кумента чи керівником структурного підрозділу, де його підготовлено. Виконується від руки внизу документа, як правило, ліворуч:

У справу № 09-23.

Питання вирішено під час

особистої зустрічі з юрисконсультом ПП «Степ» Кравцовим С.М.

(підпис) М. Левченко

24.12.2002

20. Позначка про надходження документа розміщується в правому нижньому кутку першого аркуша документа (вказується — від руки або з використанням відповід­ного штемпеля — скорочена назва установи-одержувача, внутрішній індекс, дата надходження):

ВАТ «Скіф»

Вх. № 48

07.11.2002

(підпис)

21. Індексація документів (створених чи одержаних) проставляється на першій сторінці документа ліворуч вгорі:

№ 07 - 12/76:

де: 07 — індекс структурного підрозділу;

12 — номер справи, в якій зберігатиметься документ;

76 — реєстраційний (вхідний чи вихідний) номер.

22. Посилання на індекс і дату вхідного документа,який виконується чи на який дається відповідь:

На № 07- 12/76 від 12.03.2006.

23. Розміщення печатки документа. Кутові штампи на документах ставляться за необхідністю праворуч вгорі. Печатка ставиться так, щоб вона захоплювала 3—4 літе­ри найменування посади особи, яка підписала документ. На службових листах (друкованих та бланках) печатка не ставиться. Відбиток гербової (круглої, що прирів­нюється до гербової) печатки ставиться на гарантійних листах, штатних розкладах та змінах до них, договорах, дорученнях, посвідченнях про відрядження, заявках на обладнання, винаходи тощо.