18.Функции и задачи службы доу.

Структура службы ДОУ и задачи соответствуют технологической цепочке операций, проводимых с документами (от приема до сдачи документов в архив организации).

Задачи службы ДОУ:

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования;

- обеспечение единого порядка работы с документами;

- контроль за исполнением документов;

- хранение документов;

- унификация форм документов;

- сокращение по возможности документооборота;

- методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;

- внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

Функции службы ДОУ:

- разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

- обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа;

- доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись руководству;

- контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки;

- изготовление и размножение документов;

- разработка номенклатуры дел, хранение дел;

- контроль за работой с документами в структурных подразделениях;

- организация работы архива;

- повышение квалификации работников службы ДОУ.

26.Функции секретаря.

В профессиональные задачи секретаря входит организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя. Секретарь: • проводит предварительную сортировку документов, поступающих руководителю на рассмотрение и подпись;

• собирает, обрабатывает и систематизирует информацию, необходимую руководителю для работы;

• ведет деловую переписку руководителя - составляет, оформляет проекты писем и вносит в них изменения;

• осуществляет контроль за правильностью составления, оформления и написания проектов документов, направленных на подпись руководителю; • ведет контроль за исполнением изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;

• организует командировки руководителя, подготавливает для них необходимую информацию;

• организует работу коллегиальных органов с участием руководителя (например, производственных совещаний), документирует их текущую работу, подготавливает и оформляет итоговые документы. В обязанности секретаря входит организация приема посетителей. Он создает комфортную обстановку в приемной, настраивает посетителей на конструктивный и деловой подход к решению проблем, что позволяет сэкономить время и моральные затраты руководителя на психологическую адаптацию собеседника в начале деловой беседы. Секретарь - доверенное лицо организации и руководителя

Даже если в обязанности секретаря руководителя не входит оформление и регистрация документов с ограниченным доступом, объем информации, поступающей к руководителю через секретаря, при комплексном и проведенном соответствующими специалистами анализе позволяет представить все аспекты жизнедеятельности организации, в т. ч. составляющие государственную, коммерческую, служебную и иные виды тайны: ноу-хау, стратегию и тактику завоевания рынка, результаты переговоров с деловыми партнерами, финансовую и личную информацию о постоянных и наиболее платежеспособных клиентах организации и т. п. Эти сведения могут привлечь внимание конкурентов, а их разглашение - нанести значительный материальный и моральный ущерб фирме. Занимаемая должность, расположение рабочего места и доверие, которое обычно оказывает руководитель своему ближайшему (в прямом и переносном смысле) помощнику, обусловливают то, что секретарь оказывается информированным о различных аспектах личной жизни руководителя.

Одна из основных задач секретаря - никогда не забывать об оказанном ему доверии, надежно хранить полученную информацию и ни при каких обстоятельствах не использовать ее во вред организации и руководителю. Несоблюдение этого правила может привести к серьезным конфликтам в коллективе, а также увольнению в соответствии с подп. "в" п. 6 ст. 81 ТК РФ.