- •Міністерство надзвичайних ситуацій україни
- •Кафедра вищої математики та інформаційних технологій
- •Лекція 4.1. Загальні відомості про табличний процесор ms Excel
- •1. Основні можливості електронних таблиць
- •2. Основна термінологія
- •3. Особливості роботи з табличним процесором
- •Міністерство надзвичайних ситуацій україни
- •Кафедра вищої математики та інформаційних технологій
- •Лекція 4.2. Робота з формулами
- •1. Будова формули
- •2. Використання функцій
- •3. Введення та копіювання формул
- •4. Умовне форматування
- •Міністерство надзвичайних ситуацій україни
- •Кафедра вищої математики та інформаційних технологій
- •Лекція 4.3. Побудова діаграм та графіків
- •1. Робота з майстром діаграм
- •2. Редагування діаграм
- •3. Побудова графіка заданої функції
- •Міністерство надзвичайних ситуацій україни
- •Кафедра вищої математики та інформаційних технологій
- •Лекція 4.4. Розв’язування типових математичних задач засобами табличного процесора
- •1. Задача підбору параметрів
- •2. Використання надбудов
- •Міністерство надзвичайних ситуацій україни
- •Кафедра вищої математики та інформаційних технологій
- •Лекція 4.5. Робота з базами даних в ms Excel
- •1. Загальні положення
- •2.Створення бази даних
- •3.Використання фільтра та сортування даних
- •4.Пошук записів бази даних 1, с. 416-418
- •5.Формування підсумкових даних
- •6.Зведені таблиці
Міністерство надзвичайних ситуацій україни
Академія пожежної безпекиім.Героїв Чорнобиля
Факультет пожежно-профілактичної діяльності
Кафедра вищої математики та інформаційних технологій
ЗАТВЕРДЖУЮ
Начальник кафедри
ВМ та ІТ
к.ф-м.н., доц.,
полковник с.ц.з.
_______ І.П. Частоколенко
“___”______2011р.
Навчальна дисципліна: Інформатика та комп’ютерна техніка
1-й курс (стаціонар, курсанти).
ЛЕКЦІЯ
Тема № 4. Табличний процесор Microsoft Excel.
Час: 54, з них 10 години лекцій, 24 години практичних занять, 20 годин самостійної роботи
Тема лекції: № 4.5 Робота з базами даних в MS Excel.
Навчальна мета: Розглянути теоретичний матеріал у відповідності з темою лекції.
Виховна мета: Переконання в необхідності вивчення матеріалу лекції для майбутньої професійної діяльності, формування матеріалістичного світогляду, виховання культури та дисципліни мислення.
Матеріально-методичне забезпечення: Дошка, крейда.
Розробив:
старший викладач
кафедри ВМ та ІТ О.М. Слободянюк
Лекція обговорена та схвалена на засіданні кафедри
Протокол №____від “__”_____________2011р.
Лекція 4.5. Робота з базами даних в ms Excel
1. Загальні положення
Табличний процесор Excel забезпечує, поряд із власне обробленням електронних таблиць-аркушів, формування ділової графіки, створення, оброблення і підтримку нескладних, але великих баз табличних даних.
База даних — певний набір даних, призначений для зберігання інформації з якоїсь предметної сфери.
У цьому плані Excel можна розглядати як нескладну СУБД реляційного типу. Реляційні бази даних подаються у формі звичайних двовимірних електронних таблиць-відношень (relation); в останніх версіях Excel їх називають просто списками. База даних (список) в Excel — той самий робочий аркуш із його стовпцями і рядками, текстом, числами й іншими елементами, але сформований за певними правилами.
Структурними компонентами будь-якої бази даних є записи, поля і заголовний рядок.
Запис — вичерпний опис конкретного об'єкта, що містить низку різнотипних, логічно пов'язаних між собою полів, наприклад:
10 АлмазовО. М. 1968 Інженер Харків 86
Кожний запис — це рядок бази даних. Усі записи мають однакову фіксовану довжину, їх кількість, у принципі, не обмежена.
Поле — певна характеристика об'єкта або окремий елемент даних у запису. Кожне поле має унікальне ім'я, йому відповідають дані одного стовпця. Для ефективного пошуку, селекції та сортування даних бази доцільно записи поділяти по полях, що містять найдрібніші елементи даних. Так, замість одного поля «Прізвище, ім'я, по батькові» краще задати три: «Прізвище», «Ім'я» і «По батькові». Єдину адресу клієнта можна розділити на поля «Поштовий індекс», «Місто», «Вулиця», «Номер будинку» і т. п.
Заголовний рядок розташовується на самому початку бази-списку і має імена полів, тобто заголовки стовпців робочої книги. Імена мають бути інформативними, лаконічними та розміщуватися в одному рядку.
Рис. 2.104. Загальний вигляд бази даних «Замовлення»
Загальні правила формування бази даних:
у базі даних, як правило, розміщуються тільки поля початкових даних. Поля, що обчислюються, шапку документа і підсумкові рядки до бази не включають, їх формують на етапі створення документа-звіту;
заголовний рядок має відрізнятися від рядків-записів кольором, шрифтом або обрамленням. У разі монохромного друку його краще взяти в рамку;
після заголовного рядка мають іти рядки записів; розділяти їх навіть порожніми рядками не рекомендується;
в однойменних полях записів розміщують дані тільки одного типу: числа, тексти або дати. Не треба розпочинати поля з пропусків;
текстові дані краще розпочинати з великих літер, розширюючи таким чином можливості пошуку та сортування даних;
фон сусідніх записів доцільно чергувати: при цьому поліпшується сприйняття даних користувачем;
на одному аркуші бажано розміщувати тільки одну базу даних. Інші дані краще розташувати на інших аркушах. Поєднання різнорідних баз даних можливе, якщо відокремити їх порожніми рядками і стовпцями.
Формати файлів баз даних
Базу даних, створену засобами Excel, можна зберегти не тільки у стандартному форматі книги (.xls), а й у звичному для баз даних форматі, наприклад, dbf-файлі. У цьому випадку програма коректно визначає типи полів (текст, числове, дата) та їхні довжини (для тексту) на підставі наявних даних. Для створення dbf-файлу достатньо вибрати значення DBF 4 (dBASE IV) (*.dbf) у полі Тип файлу діалогового вікна Збереження документа, яке викликається командою Файл/Зберегти як...
Excel дає змогу також працювати з dbf-файлами та файлами баз даних системи керування базами даних (СКБД) Microsoft Office Access. Для відкриття таких файлів у полі Тип файлу діалогового вікна Відкриття документа треба, відповідно, вибрати значення Файли dBase (*.dbf) або Бази даних Access (*.mdb; *.mdb). Іншим способом відкриття таких файлів є використання команди Дані/Імпорт зовнішніх даних/Імпорт даних....
Для побудови запитів до баз даних, створених спеціалізованими СКБД (наприклад, SQL Server, MS Access, Paradox, FoxPro), в Excel є спеціальний засіб - програма MS Querry, яку активізують командою Дані/Імпорт зовнішніх даних/Створити запит.... Перевага використання запитів полягає в тому, що в Excel переноситься лише потрібна (відфільтрована) частина записів з бази даних.