Возможен ли в России аутсорсинг документооборота?

В числе трендов развития мирового рынка документооборота эксперты называют растущую популярность аутсорсинга. Примеры такого рода проектов можно найти и в нашей стране, однако здесь они пока скорее исключение, чем правило. Аутсорсинг документооборота в России находится на стадии зарождения, и ожидать активного развития этого направления можно не раньше, чем через несколько лет.

Аутсорсинг подразумевает передачу сторонним организациям на управление (обеспечение доступа к документам, защита, обновление и т.д.) существующей инфраструктуры или бизнес-процессов компании. Аутсорсинг документооборота включает в себя достаточно широкий круг услуг, связанных с управлением контентом, массовым вводом, печатью и сканированием документов. Модели аутсорсинга могут различаться (SaaS, передача на аутсорсинг части и всего спектра задач по делопроизводству и документообороту, аутстаффинг и т.д.), однако идеальный результат, который при этом желает получить заказчик, предполагает возможность сконцентрироваться на развитии бизнеса, снизить расходы на владение СЭД за счет готовой инфраструктуры, сократить количество сотрудников, занятых в процессе.

Доверие надо заслужить

Одной из основных причин того, что сегодня аутсорсинга документооборота в России де-факто не существует, является отсутствие доверия со стороны заказчиков к тому, что исполнитель сможет обеспечить необходимый уровень защиты конфиденциальной информации, а также качество обслуживания. Даже компаниям с обширным портфолио трудно убедить заказчика передать важнейшую часть его бизнес-процессов на внешнее управление. На Западе эти вопросы проработаны в большей степени.

Казалось бы, уровень предъявляемых требований и наличие соответствующих лицензий и сертификатов должны снимать сомнения заказчиков, однако это не так. Напомним, что от компании, представляющей услуги аутосорсинга документооборота, требуют соответствия требованиям законодательства, в том числе и в области ИБ. В частности, это сертификация поставщика СЭД-решений в соответствии со стандартами SAS 70 Type II и PCI DSS (для финансовой информации), необходимость организации процессов проверки личных данных сотрудников, заключения с ними договоров о неразглашении конфиденциальной информации, подготовки работников и организации контроля над исполнением требований к защите документов. Дополнительно SaaS-решения в области СЭД должны поддерживать шифрование, постоянное сохранение резервных копий и регламент восстановления после сбоя. Для России этот список включает сервис преобразования документов, реализация которого обеспечивала бы целостность цифровых документов, полученных после преобразования бумажных. Критериями являются защищенность доступа, шифрование, регулярное резервное сохранение информации, и, помимо этого, существуют ГОСТы и сертификация продуктов ФСБ.

"Привычка и менталитет соотечественника, - говорит Павел Плотников, руководитель департамента продвижения решений и продуктов корпорации "Электронный Архив", - не позволяют ему хранить стратегически важную информацию или (и) сведения, содержащие коммерческую тайну, не у себя "под замком". Эксперт рассказал об одной российской нефтяной компании, которая создала архив документов за границей для пользования всеми подразделениями и дочерними предприятиями. Эта история еще раз подтверждает то, что де-факто "облачных" СЭД в России нет. Кроме того, в России очень немного организаций, которые готовы хранить бумажные документы в сервисных компаниях по хранению бумаги. Проблема "облачных" систем напрямую связана с реализацией аутсорсинговых проектов. В частности, крупные телекоммуникационные компании предпочитают хранить документы и электронном, и бумажном виде на аутсорсинговых площадках.