Этап постановки документов на контроль.
Этап включает в себя следующий типовой комплекс процедур :
выявление документов, требующих контроля исполнения,
запись исходных сведений о документе в традиционную или электронную карточку,
включение карточки в рабочий (предварительный) массив картотеки контролируемых документов,
контроль срока нахождения документов на рассмотрении руководства учреждения,
внесение в экземпляры карточки документа резолюции руководителя или отметки службы ДОУ о направлении документа в структурное подразделение и передача документа,
перемещение одного экземпляра карточки документа из рабочего в основной массив контрольной картотеки службы ДОУ,
включение второго экземпляра карточки в контрольный раздел справочно-контрольной картотеки структурного подразделения.
Этап ведения контроля.
Этап ведения контроля заключается в выполнении действий по предупредительному наблюдению за ходом исполнения документа и регулированию процесса исполнения. Включает следующий типовой состав процедур :
поиск в традиционной или электронной картотеке (разделе) необходимых карточек,
внесение в карточку отметок о передаче документа из одного структурного подразделения в другое, от одного исполнителя другому,
устное или письменное напоминание исполнителю о приближении срока окончания работы над документом (например, за 10, 5 и 2 дня),
внесение записи о состоянии исполнения в зону «Контрольные отметки» карточки,
составление сигнальных перечней документов и заданий, находящихся в структурном подразделении и подлежащих исполнению в текущем или последующем периоде времени (месяце, декаде),
регулярное беззапросное информирование руководителей о ходе исполнения документов, причинах задержек в исполнении, мерах по обеспечению своевременного исполнения документов,
внесение в карточку отметок об изменении срока исполнения документа или задания, состава исполнителей, работающих над документом и т. п., перестановка карточек в традиционной картотеке,
выдача оперативной поисковой и справочной информации о контролируемых документах по запросам руководителей, контролеров и исполнителей,
возвращение карточек в ячейки картотеки (раздела).
Этап снятия документов с контроля.
Этап снятия документов с контроля включает следующий типовой состав процедур :
принятие руководителем решения о снятии документа с контроля и отдача соответствующего распоряжения службе ДОУ или секретарю структурного подразделения,
внесение отметки об исполнении документа в регистрационно-контрольную карточку,
информирование при необходимости службы ДОУ об исполнении документа и полученном распоряжении о снятии его с контроля в структурном подразделении,
перестановка карточки из контрольной картотеки (раздела) в справочную картотеку (раздел) вместо хранившегося там экземпляра карточки,
подшивка контролируемого документа, имеющего отметку об исполнении, и всех относящихся к нему материалов в дело.
4. Этап анализа исполнительской дисциплины.
Этап анализа исполнительской дисциплины включает следующий типовой состав процедур:
сбор необходимой информации по традиционной или электронной картотеке (разделу),
рукописное или автоматическое составление итоговых перечней документов, количественных сводок и справок по результатам контрольной работы за определенный промежуток времени,
распечатка (печатание) итоговых документов контроля,
передача итоговых документов по результатам контрольной работы и материалов анализа исполнительской дисциплины на рассмотрение руководству учреждения и структурных подразделений,
выработка и осуществление мер, стимулирующих высокий уровень исполнительской дисциплины в учреждении.