4

ТЕМА «ТЕХНОЛОГИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА»

ЦЕЛИ

• Формулировать определение документооборота и его объема

• Определять категории организаций в зависимости от объема документооборота

• Относить документы к определенным потокам

• Располагать в хронологической последовательности операции с документами входящего, исходящего и внутреннего документопотоков

• Определять пути и необходимые действия для реализации основных задач документооборота

ДОКУМЕНТООБОРОТ

И СТАДИИ ПРОХОЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В УЧРЕЖДЕНИИ

! гост

Документооборот - движение документов в организации с момента их получения или создание до отправки или завершения исполнения.

Документооборот (ДО) в учреждении осуществляется в виде трёх потоков:

Объём документооборота определяется количеством документов трёх потоков (внутренних, исходящих, входящих) за определённый промежуток времени, например, за год.

Документопотоки

Входящий Все входящие документы (поступившие в организацию)

Исходящий Все исходящие документы (созданные в данном учреждении и отправленные адресату

Внутренний Все внутренние документы (созданные в данном учреждении и предназначенные для внутреннего использования)

В зависимости от годового объёма документооборота все организации и учреждения делятся на 4 категории:

1 - свыше 100 тыс. документов;

2 - от 100 тыс. до 25 тыс. документов;

3 - от 25 тыс. до 10 тыс. документов;

4 - до 10 тыс. документов.

Увеличение объёмов и сложности задач, поставленных перед организацией, ведёт к увеличению документов, а значит увеличению времени на их исполнение, что в свою очередь тормозит работу предприятия.

Задачи документооборота:

• уменьшение его объёма

• рациональная организация документооборота, обеспечивающая быстроту прохождения всех инстанций с наименьшей затратой времени и труда на обработку документов.

Документооборот включает основные этапы работы с документами (см.схемы с.),

.Пути уменьшения объёма документооборота

1. Сокращение количества создаваемых документов

• Создание унифицированных систем, устанавливающих состав документных форм и правила их использования (унификация всей системы документационного обеспечения и отдельных групп документов. Применение инструкции по делопроизводству, альбома форм документов.

• Разработка хорошо отлаженных информационно-поисковых систем (нет дублирования документов, использование компьютерных сетей)

• Замена письменных сообщений телефонными и личными переговорами

2. Уменьшение физического размера документа (экономия бумаги) достигается:

• использованием угловых бланков (экономия 1/5 листа);

• использованием бланков формата А5

• уменьшением объёма текста путём его унификации, деления его на чёткие структурные части (5% экономии);

3. Копирование документов строго в необходимом количестве, ,для чего необходим контроль работы множительной службы

Требования к организации документооборота:

1. Прохождение документов должно быть оперативным (быстрым) и целенаправленным. Для этого

• заранее продумывают маршруты прохождения документов в учреждении

• составляют наиболее рациональные схемы прохождения документов для потоков отдельно, а также и для групп документов (схемы являются приложением к инструкции по делопроизводству).

Документооборот представляет собой движение документов между пунктами

Пункты технической обработки документов: Машбюро Типография Экспедиция Множительная служба

Пункты обработки информации: Руководитель специалисты

2. Прохождение документов должно быть оправданным (прямоточным). Главный принцип - однократное пребывание документа в одном подразделении или у одного исполнителя

• надо исключить или ограничить возвратные или повторные перемещения

• чёткое и правильное распределение функций, прав и ответственности между исполнителями, структурными подразделениями и руководителем).

3. Прохождение документов должно быть единообразным:

• Использовать нормативные документы организации и схемы прохождения документов

4. Прохождение документов должно контролироваться (чем лучше работа контрольной службы, тем быстрее документ проходит свой путь).

5. Прохождение документов должно быть автоматизированным.

• Необходимо использовать ЭВМ и соответствующее программное обеспечение

Существуют 3 формы организации работы с документами

Централизованная	Децентрализованная
Смешанная	При выборе форм учитывают: Объем документооборота Характер работы учреждения Территориальное расположение подразделений Структуру учреждения Техническую оснащенность

Операции документопотоков

Упражнение 1

Выбрать правильное определение документооборота

1. Прохождение документами всех инстанций с момента создания до момента исполнения

2. Количество документов 3 потоков в организации

3. Движение документов в организации с момента их получения или создания до отправки или завершения исполнения

4. Этапы работы с документами с момента их создания до момента хранения

Упражнение 2

Назвать документопотоки

Название документопотоков
Начальный этап работы с документами конечный	1 Создание Отправка	2 Создание Исполнение	3 Получение Исполнение

Задание 3

Назвать документопоток и поставить в хронологической последовательности операции с документами

1.

1. Первичная обработка

2. Регистрация

3. Распределение документов для передачи на резолюцию

4. Прием

5. Распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые

6. Исполнение

7. Хранение

8. Контроль

9. Передача нерегистрируемых документов по принадлежности

1	2	3	4	5	6	7	8	9

2.

1. Изготовление проекта документа

2. Составление проекта документа

3. Регистрация

4. Подписание

5. Утверждение

6. Согласование

7. Хранение

8. Исполнение

9. Контроль

1	2	3	4	5	6	7	8	9

3.

1. составление проекта

2. изготовление проекта

3. подписание

4. регистрация

5. согласование

6. утверждение

7. направление копии в дело

8. отправка документа

1	2	3	4	5	6	7	8	9

Упражнение 4

Вставить пропущенное

Задачи документооборота	Пути решения задач	Что предпринять, использовать
1.Уменьшение объема документооборота	Сокращение ________	1.
		2.
		3.
	2.Уменьшение _________ ______________________	1.
		2.
	__________________ _______________в строго необходимом количестве	Усилить _________________ ___________________________
2. Рациональная организация документооборота (уменьшение времени и труда на обработку документов)	Прохождение документов должно быть ______________ _____________________	Продумать ________________________ документов
		1.Составить рациональные ___________________________документов для _____отдельно и для ______________________
	2. . Прохождение документов должно быть ______________________ (однократное пребывание документов у одного исполнителя	Ограничить ______________ _______________ перемещения документов
		2.Распределить _____________ ___________________________ между исполнителями и руководителями (должностные инструкции, положение о структурном подразделении)
	3. Прохождение документов должно быть _____________________	1.Использовать созданные в организации ______________________________________ документопотоков.
	4. Прохождение документов должно _____________________	1._____________________ работу контрольной службы
	5.Прохожждение документов должно быть _____________________	Использовать _________и соответствующее ________________________

Контрольные задания

Задание 1

Исправить определение

Документооборот это движение документов с момента их создания __________________________________________________ или завершения исполнения.

Задание 2

Дополнить

Объем документооборота = + + за

Задание 3

Установить соответствие

	Категории учреждения		Объем документооборота
А	1	1	до10 тыс.документов
Б	2	2	10 – 25 тыс.документов
В	3	3	25 – 100 тыс.документов
Г	4	4	От 100 тыс.документов

А	Б	В	Г

Задание 4

Отнести действия к документопотокам

1. Регистрация

2. Распределение документов для передачи на резолюцию

3. Хранение

4. Составление проекта документа

5. Первичная обработка

6. Прием

7. Контроль

8. Передача на исполнение

9. Передача нерегистрируемых документов по принадлежности

10. Направление копии в дело

11. Отправка документа

12. Изготовление проекта документа

13. Подписание

14. Утверждение

15. Согласование

16. Распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые

Документопотоки

Задание 5

Вставить в таблицу номера соответствующих пунктов

Задачи документооборота	Пути решения задач	Что предпринять, использовать
1.Уменьшение объема документооборота
2. Рациональная организация документооборота (уменьшение времени и труда на обработку документов)

1. Прохождение документов должно контролироваться.

2. Распределить функции, права и ответственность между исполнителями и руководителями (должностные инструкции, положение о структурном подразделении).

3. Составить рациональные схемы прохождения документов для потоков отдельно и для групп документов.

4. Сокращение количества создаваемых документов

5. Усилить контроль за количеством изготовляемых копий.

6. Прохождение документов должно быть прямоточным (однократное пребывание документов у одного исполнителя.

7. Создание унифицированных систем, устанавливающих состав форм документов и правила их использования..

8. Прохождение документов должно быть автоматизированным.

9. Продумать маршруты прохождения документов.

10. .Уменьшение физического размера документа.

11. . Использовать ЭВМ и соответствующее программное обеспечение.

12. Копирование документов в строго необходимом количестве.

13. Угловые бланки, бланки А5.

14. Использовать созданные в организации нормативные документы и схемы операций документопотоков.

15. Уменьшение объема текста (унификация).

16. Четко организовать работу контрольной службы.

17. Прохождение документов должно быть быстрым и целенаправленным.

18. Прохождение документов должно быть единообразным.

19. Ограничить возвратные и повторные перемещения документов.

20. Отладить и использовать информационно-справочную систему.

21. Использовать личные и телефонные контакты.

Задание 6

Распределить документы в АО “Вымпел” по потокам

1. Акт приема-передачи дел

2. Письмо вашего партнера с предложением продолжить работу

3. Докладная записка начальнику отдела о выполнении работы

4. Справка о заработной плате вашего работника

5. Протокол заседания совета директоров

6. Приказ кадровый

7. Письмо-приглашение на семинар в вашей организации

8. Постановление Правительства РФ

9. Инструкция должностная

Входящий	Исходящий	Внутренний

Задание 7

Назввать организационные формы работы с документами

1	3
2

Понятие документооборота

Под документооборотом понимается совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Основными принципами организации документооборота являются следующие:

• прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);

• каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

• порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Иначе говоря, основная задача организации документообо­рота — прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (прак­тики называют эти документы соответственно входящими, ис­ходящими и внутренними документами).

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

• объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;

• структура потока, определяемая разновидностью докумен­тов, авторством и другими классификационными признаками;

• режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).

Учет объема документооборота осуществляется с целью по­лучения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных про­цессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрут­ные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.