Состав и содержание «дела процесса»

А.1 В подборке документов «Дело процесса» должны присутствовать следующие составные части:

- титульный лист "Дело процесса «Название процесса»";

- Лист регистрации документов в «Деле процесса»;

- СТО по менеджменту процесса;

- Карта (методика) оценки результативности процесса (если она не входит в состав СТО по менеджменту процесса);

- Методика измерения удовлетворенности потребителей (если она не входит в состав СТО по менеджменту процесса);

-процедура анализа процесса, разработки мероприятий по улучшению процесса с оценкой их результативности (если она не входит в состав СТО по менеджменту процесса);

- систематически дополняемые результаты анализа процесса (см. п. А.2).

А.2 Оформление результатов анализа процесса

Результаты анализа процесса должны содержать следующие составные части:

 перечень «сбойных» ситуаций произошедших в процессе за анализируемый период;

 расчет значений показателей результативности и эффективности (рекомендуется) процесса;

 результаты экспертной оценки полученных результатов;

 результаты выполнения мероприятий по совершенствованию процесса, запланированных ранее;

 предложения по совершенствованию процесса;

 предложения по уточнению состава процессов, показателей, методики и критериев их оценки (при необходимости).

А.2.1 Перечень «сбойных» ситуаций произошедших в процессе за анализируемый период, включает:

- несоответствия, выявленные в ходе внешних и внутренних аудитов;

- замечания к соблюдению участниками процесса предписанных процедур при мониторинге процесса со стороны руководства;

- замечания со стороны участников процесса о ресурсном обеспечении процесса;

Инв. № подл.		Подпись и дата н/к	№ изм.	№ извещ. об изм.		Дата введения:	Лист: 5
ОАО «БАРК»	Система менеджмента качества				СТО СМК.ХХХ-09
	Менеджмент процесса «…»

- замечаний контролирующих и инспектирующих органов;

- случаи, когда результат процесса не соответствует запланированному уровню (например, выпуск несоответствующей продукции, несвоевременность поставки, ошибки в проекте, недостаточность квалификации сотрудника и т.п.);

- замечания со стороны потребителей результатов процесса и других заинтересованных сторон.

Данные о «сбойных» ситуациях приводятся в произвольном виде. Допускается ограничиться ссылками на документы, в которых эти сбойные ситуации зарегистрированы.

По каждой «сбойной» ситуации должен быть проведен анализ и указаны проведенные или запланированные действия по её устранению.

Наличие претензий внешних потребителей, а также несоответствий в СМК, выявленных в ходе аудита, требует обязательной разработки корректирующих мероприятий, направленных на анализ причин возникновения «сбоя» и проведение действий по их устранению для исключения появления аналогичных ситуаций.

А.2.2 Расчет значения показателей результативности и эффективности процесса проводится по методикам, установленным в СТО (карте процесса) и отражается в таблице или карте мониторинга процесса.

А.2.3 Результаты экспертной оценки полученных результатов. Оценку показателей следует проводить по установленным критериям.

Если показатели процесса ухудшились по сравнению с предыдущим периодом или вышли за установленные критерии — следует указать факторы и причины, которые привели к снижению результативности процесса по данным показателям, и вырабатывать корректирующий действия.

По возможности, следует оценить динамику показателей. При устойчивой отрицательной динамике следует вырабатывать предупреждающие действия.

Если показатели процесса не достигают целевого значения к концу отчетного периода, то следует вырабатывать действия по улучшению (совершенствованию) процесса

При анализе процессов, где это целесообразно и приемлемо, следует применять статистические методы.

А.2.4 Результаты выполнения мероприятий по совершенствованию процесса, запланированных ранее.

Все ранее намеченные мероприятия, независимо от того, являются ли они составной частью действий по устранению «сбойной» ситуации, составной частью корректирующих действий или составной частью мероприятий направленных на улучшение процесса должны быть проанализированы в зависимости от ситуации по следующим аспектам:

Инв. № подл.		Подпись и дата н/к	№ изм.	№ извещ. об изм.		Дата введения:	Лист: 6
ОАО «БАРК»	Система менеджмента качества				СТО СМК.ХХХ-09
	Менеджмент процесса «…»

- если срок выполнения не наступил - что делается?;

- если срок выполнения наступил – выполнено или не выполнено?;

- если не выполнено – почему и когда будет выполнено?;

- если выполнено – достигли запланированных результатов или нет?;

- если не достигли запланированных результатов - почему и что делать дальше?

А.2.5 Предложения по совершенствованию процесса. Предложения по совершенствованию следует оформлять в виде плана мероприятий с оценкой их потенциальной результативности (эффективности), указанием сроков, ответственных и ресурсов, требуемых для реализации предложенного плана.

План рекомендуется разбивать на две части. В первую часть включают мероприятия, выполнение которых обеспечивается ресурсами, имеющимися в распоряжении руководителя (владельца) процесса.

Во вторую часть включают мероприятия, для выполнения которых требуется привлечение дополнительных ресурсов (как материальных, так и привлечения к выполнению работ подразделений непосредственно не подчиненных владельцу процесса). Такие мероприятия могут оформляться решениями Координационного совета по качеству и другими отдельными документами.

Допускается в данном разделе ограничиться ссылками на утвержденные и действующие планы мероприятий.

Наличие текущих мероприятий по улучшению является обязательным для процесса СМК. В виде исключения, обусловленного сосредоточением имеющихся ресурсов на улучшении других приоритетных на текущий момент процессов, допустимо приостановка плана мероприятий непрерывного улучшения отдельных процессов на ограниченный период времени. Решение о такой приостановке и ее продолжительности рассматривается на заседании Координационного совета.

А.2.6 Предложения по уточнению состава процессов, показателей, методики и критериев их оценки (при необходимости). Результаты оценки по формализованной методике и критериям следует сопоставлять с результатами субъективной экспертной оценки потребителей процесса и других заинтересованных сторон.

Данное сопоставление производится путем доклада руководителя процесса об основных результатах оценки и предполагаемых действиях по улучшению на Координационном совете, как составной части анализа СМК со стороны руководства.

В случае рассогласования оценок — показатели, методика и критерии результативности и эффективности требуют уточнения.

Инв. № подл.		Подпись и дата н/к	№ изм.	№ извещ. об изм.		Дата введения:	Лист: 7
ОАО «БАРК»	Система менеджмента качества				СТО СМК.ХХХ-09
	Менеджмент процесса «…»

Примечание: Не следует отождествлять текущую работу «Руководителей» и других участников процесса по осуществлению мониторинга, коррекции и корректирующим действиям с описанным в данном разделе анализом. Данные для расчета указанных критериев фактически поступают к участникам процесса и владельцам непрерывно и, по мере поступления информации любые ситуации, приводящие к ухудшению показателей, должны своевременно анализироваться ответственными исполнителями и по ним следует принимать оперативные меры.

Текущая работа может являться составной частью деятельности по управлению процессом, но не может полностью подменить систематическую и целенаправленную деятельность по улучшению процесса в целом.

А.3 Порядок управления «Делом процесса»

А.3.1 Документу «Дело процесса» при разработке присваивается номер:

ДП–N, где

ДП- индекс, указывающий, что данный документ - Дело процесса;

N - идентификационный номер процесса.

Присвоение идентификационного номера и включение документа в единую картотеку СМК производится службой качества.

А.3.2 «Дело процесса» хранится вместе с нормативной документацией системы менеджмента качества у руководителя процесса.

А.3.3 Архивирование

Архивирование завершенного «Дела процесса», а также отдельных замененных листов производится на срок установленный руководителем процесса, но не менее 5 лет. По истечению срока архивирования «Дело процесса» может быть изъято и уничтожено.

Инв. № подл.	Подпись и дата н/к	№ изм.	№ извещ. об изм.	Дата введения:	Лист: 8

ОАО «БАРК»	Система менеджмента качества	СТО СМК.ХХХ-09
	Менеджмент процесса «…»

Приложение Б

(рекомендуемое)