1.2 Учет движения материально-производственных запасов

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы, фиксирующие факт совершения операции и события. Первичные документы по поступлению и расходу материальных запасов являются основой организации их учета.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету материалов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 30.10. 1997 г. №71а (с изменениями от 21.01.2003 N 7).

Учет поступления материалов может быть организован в двух вариантах: с использованием счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей», и без их использования, согласно утвержденной учетной политики предприятия.

Материалы поступают в организацию по договорам купли-продажи или договорам поставки с поставщиками. МПЗ могут закупать работники организации на основании выданной им доверенности формы М 2а. Доверенность применяется для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного субъекта при получении материальных запасов. Доверенность оформляет бухгалтерия и выдает под расписку получателю. В этом случае работник является подотчетным лицом и представляет в бухгалтерию авансовый отчет в установленные сроки. Для регистрации выданных доверенностей и расписки о их получении применяется Журнал учета выданных доверенностей.

Оприходование материальных запасов производится на основании документов поставщика (накладных, счетов-фактур). При этом составляется Приходный ордер формы М-4. Если появляются расхождения с данными поставщика, составляется Акт о приемке материалов М-7. Материальные запасы принимаются к учету по фактической стоимости приобретения за исключением сумм НДС. Синтетический учет поступления материалов на предприятии ведётся на счете 10 «Материалы».

Таблица 1

Бухгалтерские проводки при поступлении МПЗ

дебет	кредит	Содержание операции
10	60	Оприходованы МПЗ
19	60	Выделен НДС по приобретенным МПЗ
68	19	НДС принят к возмещению из бюджета

НДС принимается к вычету только если есть счет-фактура от поставщика.

Если в организацию поступили материалы от поставщика без сопроводительных документов, то такие материалы считаются неотфактурованными поставками. Организация оприходует их на склад, при этом составляется Акт о приемке материалов в 2-х экземплярах и приходный ордер. Второй экземпляр акта направляется поставщику.

В бухгалтерском учете такие материалы учитываются на счете 10 субсчет «неотфактурованные поставки» до получения расчетных документов на них от поставщика:

Таблица 2

Бухгалтерские проводки при поступлении МПЗ без сопроводительных документов поставщика

дебет	кредит	Содержание операции
10/1	60	Поступление материалов без расчетных документов поставщика
10/1	60	Сторнирована стоимость материалов после получения расчетных документов от поставщика
10-1	60	Отражена стоимость материалов по документам поставщика
19	60	Отражена сумма НДС по поступившим материалам

При поступлении материалов из других источников могут быть сделаны записи по дебету счета 10 и кредиту соответствующих счетов:

-20 «Основное производство» - на стоимость возвратных отходов;

-26 «Общехозяйственные расходы» - на расходы по доставке материалов собственным транспортом и на фактическую себестоимость материалов собственного производства;

-71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на стоимость материалов, оплаченных из подотчетных сумм;

• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - на стоимость услуг, оплачиваемых транспортным организациям;

• 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» и 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» - на сумму начисленных процентов за кредиты и займы, использованные на закупку материалов».

При выдаче материалов на нужды производства оформляется:

- требование-накладная ф. М-11;

- лимитно-заборная карта ф. М-8;

- накладная на отпуск материалов на сторону ф. М-15;

- путевой лист легкового автомобиля ф. №3;

Списание материальных запасов отражается бухгалтерскими записями:

Таблица 3

Бухгалтерские проводки при списании МПЗ

Дебет	Кредит	Содержание операции
20	10	Списаны материалы в производство
26	10	Списаны МПЗ для управленческих нужд
44	10	Списаны МПЗ в качестве расходов на продажу

Учет материалов на складе осуществляют кладовщики, являющиеся материально ответственными лицами. С кладовщиком заключается типовой договор о полной материальной ответственности. Учет движения и остатков материалов осуществляется в карточках учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении. Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов в день совершения операции. После каждой записи выводит остаток материалов.

В действующих организациях инвентаризация материалов осуществляется в соответствии с Положением по велению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме запасов, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года), а также с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 г. Проведение инвентаризации обязательно также в следующих случаях: [7]

- при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

- в случаях пожара, стихийных бедствий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации.

Кроме того, для контроля за сохранностью материалов, условиями их хранения и состоянием складского учета в межинвентаризационные периоды целесообразно проводить систематические проверки и выборочные инвентаризации материалов. При этом количество таких инвентаризаций в отчетном году устанавливается руководителем организации.

Инвентаризация материалов осуществляется инвентаризационными комиссиями при обязательном участии материально ответственных лиц. К началу инвентаризации в карточках складского учета должны быть отражены все операции по движению материалов; по каждому из них выведены остатки на день инвентаризации; первичные документы по движению материалов необходимо сдать в бухгалтерию и подвергнуть бухгалтерской обработке. Факт сдачи всех документов в бухгалтерию и отсутствия неоприходованных или несписанных ценностей материально ответственные лица подтверждают письменно.

При проведении инвентаризации комиссия в присутствии материально ответственных лиц осуществляет тщательный подсчет, взвешивание или обмер каждого вида (сорта) материалов и полученные фактические результаты записывает в инвентаризационные описи. Запись производится по каждому отдельному наименованию материалов с указанием номенклатурного номера, вида, группы, артикула, партии, сорта, в единицах счета, массы или меры.

Отдельные описи составляются на материалы, находящиеся в пути, на ответственном хранении на складах других организаций, подвергшиеся порче, ненужные, неликвидные, а также на поступившие или отпущенные во время проведения инвентаризации.

Описи подписываются всеми членами комиссии и материально ответственными лицами, которые подтверждают, что все материалы проверены в их присутствии и претензий к комиссии они не имеют.

Данные инвентаризационных описей используются для составления сличительных ведомостей, в которых фактические данные описей сопоставляются с учетными данными. При выявлении недостач или излишков материально ответственные лица должны дать соответствующие объяснения. При этом составляется Акт о результатах инвентаризации.

Недостачи и хищения относят на виновных лиц по рыночной стоимости ценностей на день обнаружения недостачи (таблица 4).

Таблица 4

Бухгалтерские проводки при списании недостачи МПЗ на виновных лиц

Дебет	Кредит	Содержание операции
94	10	Списание недостающих МПЗ по фактической себестоимости
73-2	94	Недостача отнесена на виновное лицо по фактической себестоимости
73-2	98-4	Недостача отнесена на виновное лицо на сумму разницы между фактической себестоимостью и рыночной стоимостью
73-2	68	Отнесена сумма НДС на стоимость недостающих МПЗ
50, 70	73-2	Возмещение виновным лицом рыночной стоимости недостающих МПЗ
98-4	91	Отражен доход организации

В случае если виновное лицо не было установлено, то ущерб списывается за счет средств предприятия (таблица 5).

Таблица 5

Бухгалтерские проводки при списании недостачи МПЗ за счет средств предприятия

Дебет	Кредит	Содержание операции
94	10	Списание недостачи по фактической себестоимости
91	94	Недостача списана за счет средств предприятия

Этими же проводками списывают МПЗ морально устаревшие, испорченные, списание МПЗ после стихийных бедствий и пожаров.

Излишки материалов приводят к увеличению активов организации и приходуются по рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету (таблица 6).

Таблица 6

Бухгалтерские проводки при оприходовании излишков МПЗ

Дебет	Кредит	Содержание операции
10	91	Оприходованы излишки МПЗ после инвентаризации

Ежемесячно в бухгалтерии составляется оборотно-сальдовая ведомость по движению материалов. Учет операций по расходу материальных запасов, их движении ведется в Журнале-ордере по счету 10, на основании которого заполняются соответствующие строки Главной книги.

Следует отметить, что наиболее эффективно организован учет и использование материально-производственных запасов в организациях, имеющих службу внутреннего контроля.

Основная цель контроля - установить соответствие совершенных операций действующему законодательству и достоверность отражения этих операций в бухгалтерской отчетности. При проведении контроля первичного учета следует обратить внимание на типичные нарушения, приведенные в Приложении 1. Основным средством контроля является инвентаризация и сличение.