Корректировка структуры таблицы

Корректировка структуры таблицы выполняется в режиме Конструктор. Поля таблицы можно перемещать, удалять, вставлять, добавлять. Кроме того, можно изменять их имена, типы, свойства.

Задание 1.

В таблице СВЕДЕНИЯ поле ФИО студента переименуйте на поле ФИО и измените его размер с 15 на 17.

• В окне БД для таблицы СВЕДЕНИЯ задайте режим Конструктор.

• В окне конструктора таблицы СВЕДЕНИЯ в имени поля ФИО Студента выделите ту часть, которую надо удалить и сделайте это. В части этого окна Свойства поля в размере поля цифру 15 измените на 17.

Задание 2.

В таблице СВЕДЕНИЯ поле Что окончил переместить на новое место – поставить перед полем Семейное положение.

• В окне конструктора таблицы СВЕДЕНИЯ выделить поле Что окончил, щелкнув в столбце маркировки поля напротив данного поля.

• Установите указатель мыши в выделенной строке слева так, чтобы он превратился в белую стрелку, и перенесите поле Что окончил на строку поля Семейное положение.

Задание 3.

Из таблицы СВЕДЕНИЯ удалить поле Что окончил.

• В окне конструктора таблицы СВЕДЕНИЯ выделите данное поле, а затем либо с помощью клавиатуры либо на панели инструментов нажать на кнопку Удалить строки, подтвердив удаление.

Задание 4.

В таблицу СВЕДЕНИЯ вставить перед полем Дата рождения новое поле со следующим описанием:

ПОЛ	ИМЯ ПОЛЯ
Текстовый	ТИП ДАННЫХ
3	РАЗМЕР ПОЛЯ

• В окне конструктора таблицы СВЕДЕНИЯ выделите строку Дата рождения, а затем нажмите на кнопку Добавить строки на панели инструментов.

• Во вставленной пустой строке введите имя и тип нового поля, а в части Свойства поля задайте его размер.

• Войдите в режим таблицы, используя либо строку меню либо панель инструментов.

• В окне таблицы СВЕДЕНИЯ заполните поле соответственно значениями (МУЖ, ЖЕН).

ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ПО ЗАПИСЯМ.

Перемещение по записям таблицы осуществляется в режиме таблицы следующими способами:

• С помощью полосы вертикальной прокрутки (если записей больше, чем может отображаться в окне).

• При помощи кнопок перехода, расположенных внизу окна таблицы (Запись).

• В соответствии с номером записи, вводимой с клавиатуры.

Задание.

В таблице СВЕДЕНИЯ переместитесь к 9-й записи.

В таблице СВЕДЕНИЯ переместитесь к 6-й записи.

• Для этого откройте таблицу СВЕДЕНИЯ. В окне таблицы внизу слева имеются кнопки перехода по записям. В поле номера записи дважды щелкните мышью, после чего наберите нужный номер записи и нажмите клавишу Enter.

ПОИСК КОНКРЕТНЫХ ЗНАЧЕНИЙ В ПОЛЕ.

Задание.

В таблице СВЕДЕНИЯ в поле Дата рождения найти дату 04.07.81.

• Для этого в окне таблицы СВЕДЕНИЯ выделите поле Дата рождения, щелкнув по имени. Нажмите на панели инструментов на кнопку Найти. В окне Поиск в поле введите искомое значение и нажмите кнопку Найти в этом же окне.

ЗАМЕНА КОНКРЕТНЫХ ЗНАЧЕНИЙ В ПОЛЕ.

Замена осуществляется в таблице СВЕДЕНИЯ, выбрав в меню Правка/Заменить. В окне Замена в поле Образец введите заменяемое значение, а в поле Заменить на – заменяющее, затем снять флажки у команд Только поле целиком, Только в текущем поле и последовательно кнопки нажать Найти далее, Заменить, Закрыть в этом же окне.

СОРТИРОВКА ЗАПИСЕЙ ПОЛЕЙ.

Сортировка осуществляется в окне таблицы СВЕДЕНИЯ. Для этого необходимо выделить то поле, которое подвергается сортировке и соответственно нажать кнопку сортировки по убыв. или возраст., закрывая окно таблицы подтвердите сохранение изменений.

ОТБОР ДАННЫХ С ПОМОЩЬЮ ФИЛЬТРОВ.

Фильтр временно разделяет записи в таблице на два подмножества, одно из которых будет показано, другое – нет. Фильтры бывают трех типов: фильтр по выделенному фрагменту; обычный фильтр; расширенный фильтр.

Задание 1.

Из таблицы СВЕДЕНИЯ отобрать сведения только о студентах холостых, воспользовавшись фильтром по выделенному фрагменту.

• Для этого в поле Семейное положение выделить значение холост и на панели инструментов выбрать кнопку Фильтр по выделенному и вы увидите результат фильтра. Отменить результат фильтра можно нажав на кнопку Удалить фильтр. на панели инструментов.

Задание 2.

Из таблицы СВЕДЕНИЯ отобрать сведения о семейных студентах, воспользовавшись обычным фильтром. Затем отменить результаты фильтра.

• На панели инструментов выбрать кнопку Изменить фильтр и появится окно со списком полей таблицы, в котором очистить выделенный бланк, нажав кнопку Удалить. На вкладке Найти щелкните в клетке Семейное положение и из раскрывающегося списка выберите значение Замужем, затем перейдите на вкладку ИЛИ и из раскрывающегося списка выбрать Женат, и на панели инструментов щелкнуть по кнопке Применить фильтр после чего появится результат фильтра. Отменить фильтр можно нажатием кнопки Удалить фильтр на панели инструментов.

Задание 3.

Из таблицы СВЕДЕНИЯ отобрать сведения только о студентах женатых или замужних и вывести в алфавитном порядке, воспользовавшись расширенным фильтром.

• Для этого выберите команду Записи/Фильтр/Расширенный и появится окно расширенного фильтра, в верхней части которого находится список полей таблицы СВЕДЕНИЯ, а в нижней – бланк фильтра. Очистив его (нажав кнопку Удалить на панели инструментов), необходимо из списка полей таблицы поочередно перенести поля ФИО, Семейное положение, участвующие в условии отбора, в последовательные клетки строки Поле бланка фильтра. Затем в клетке на пересечении столбца ФИО и строки Сортировка выберите из раскрывающегося списка порядок сортировки по возрастанию. В клетке на пересечении столбца Семейное положение и строки Условие отбора щелкните и введите слово женат, а выбрав вкладку ИЛИ ввести замужем.

• Когда введены все условия на панели инструментов щелкните по кнопке Применить фильтр, и результат отобразится.

• После чего можно удалить фильтр.

ИЗМЕНЕНИЕ МАКЕТА ТАБЛИЦЫ.

Для удобства работы с таблицей можно изменить ее представление на экране. Настройка макета выполняется в режиме таблицы. При этом многие операции можно выполнить с помощью мыши. Могут быть использованы также пункт меню Формат и панель инструментов Форматы в режиме таблицы.

Задание 1.

В таблице СВЕДЕНИЯ изменить ширину столбцов и высоту строк с помощью мыши.

• Для этого подвести указатель мыши на границу столбцов, строк и не отпуская левую кнопку мыши изменить размер до желаемых размеров.

• Для удаления столбца необходимо переместить мышью правую границу столбца влево до полного исчезновения столбца.

Задание 2.

В таблице СВЕДЕНИЯ скройте столбец по своему усмотрению.

• Для этого выделить нужный столбец и выбрать команду Формат/Скрыть столбцы. Для отображения скрытого столбца на экране выбрать команду Формат/Показать столбцы, после чего откроется окно Отображение столбцов, в котором установить флажок для того поля, которое необходимо отобразить и нажать кнопку Закрыть в этом же окне.

Задание3.

В таблице СВЕДЕНИЯ расширить столбец ФИО.

• Для этого в окне таблицы СВЕДЕНИЯ задержите указатель мыши на правой границе названия столбца, чтобы указатель принял вид двунаправленной стрелочки, после чего переместить указатель мыши вправо до нужной ширины.

Задание 4.

Изменить для таблицы СВЕДЕНИЯ по собственному усмотрению:

1. тип шрифта, его размер, начертание, цвет;

2. формат таблицы – оформление, цвета фона и линий сетки, вид линий.

• Для установки параметров шрифта введите команду Формат/Шрифт;

• Для изменения формата таблицы введите команду Формат/Режим таблицы.

Все проделанные Вами задания являются ОТЧЕТНЫМИ КОНТРОЛЬНЫМИ ЗАДАНИЯМИ

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 3

Формирование запросов в СУБД Аccess.

Цель: ознакомить с видами запросов, освоить основные приемы конструирования: запросов на выборку с различными критериями отбора данных; конструирования запросов на выборку с вычислениями над полями базы данных, над группами записей с использованием статистических функций; конструирование перекрестных запросов; конструирование запросов на внесение изменений в базу данных.

Запрос – это требование на извлечение данных из таблиц базы, на выполнение вычислений над данными, на внесение изменений в базу данных.

Запрос может служить источником данных для форм, отчетов и страниц доступа к данным. access позволяет создавать запросы трех типов: запросы на выборку, перекрестные запросы, запросы на внесение изменений в базу данных.

1. Запрос на выборку – наиболее часто используемый тип запроса. Его результатом является динамическая таблица, которая может быть просмотрена, проанализирована. Запрос на выборку дает возможность:

• включать в результирующую таблицу поля из одной или нескольких таблиц в нужном порядке;

• выбирать записи, удовлетворяющие условиям отбора;

• осуществлять вычисления над полями базы данных;

• группировать записи и находить для групп записей или для всех записей итоговые значения по некоторым полям с помощью статистических функций: Sum – сумма значений поля, Avg – среднее значение поля, Max – максимальное из значений поля, Min – минимальное из значений поля, Count – число значений поля и др.

Разновидностью запроса на выборку является запрос с параметрами – это запрос, который при выполнении отображает в собственном диалоговом окне приглашение ввести интересующие пользователя значения критерия отбора записей.

2. Перекрестный запрос представляет собой специальный запрос итогового типа. Он отображает результаты итоговых статистических расчетов над значениями некоторого поля в виде перекрестной таблицы. В ней значения одного или нескольких столбцов слева образуют заголовки строк. Заголовки столбцов представляют собой значения определенного поля, на пересечении строк и столбцов находятся итоговые значения.

3. Существуют четыре типа запросов на внесение изменений в базу данных:

• запрос на удаление - удаляет группу записей из одной таблицы или нескольких взаимосвязанных таблиц базы данных, для которых задано каскадное удаление связанных записей;

• запрос на обновление – служит для изменения значений полей таблицы;

• запрос на добавление – производит добавление записей из одной таблицы в другую;

• запрос на создание таблицы – создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц базы данных.

access позволяет создавать запросы с помощью Мастеров и Конструктора. Мастера используются для создания определенных запросов. С помощью Конструктора можно создать любой запрос.

Мастер Простой запрос позволяет лишь выводить нужную часть полей из источника запроса и при необходимости подвести итоги.

Мастер Перекрестный запрос позволяет компактно представить данные в формате, подобном формату электронных таблиц.

Мастер Повторяющиеся записи позволяет найти записи в одной таблице, не имеющие подчиненных записей в другой таблице. Простой запрос, запрос для поиска повторяющихся записей и запрос для поиска записей, не имеющих подчиненных, являются запросами на выборку. При необходимости в режиме Конструктора можно отредактировать запрос, созданный в режиме Мастера.

Создание запроса.

Для этого в режиме Конструктора необходимо выбрать вкладку ЗАПРОСЫ в БД, щелкнуть по кнопке Создать и в появившемся окне Новый запрос выбрать Конструктор. После входа в режим Конструктора запросов появится окно Добавление таблицы. Если оно не появилось автоматически, то необходимо выполнить команду Запрос/Добавить таблицу либо дважды щелкнуть по ее имени и затем выйти из этого окна. В результате появится окно Конструктора запросов, которое разделено на две панели:

• верхняя панель содержит схему данных запроса, которая включает выбранные в качестве источника создаваемого запроса таблицы и запросы. Источники представлены списками полей. Схема данных отображает связи между выбранными таблицами и запросами, а также позволяет устанавливать новые связи между ними;

• нижняя панель является бланком запроса по образцу, который нужно заполнить.

Каждому полю в запросе соответствует один столбец в бланке запроса, для него в бланке запроса предусмотрены следующие строки:

• Поле – указывает имя поля, участвующее в запросе.

• Имя таблицы – указывает, какой таблице принадлежит поле, участвующее в запросе.

• Сортировка – позволяет отсортировать результирующие записи запроса.

• Вывод на экран – позволяет управлять отображением поля в результирующей таблице. Для отображаемых в результирующей таблице полей в этой строке должны быть включены флажки.

• Условие отбора – позволяет задать условия отбора записей по значению поля.

• Или – позволяет объединять условия отбора логической операцией ИЛИ. Эта строка может состоять из нескольких строк бланка запроса.

Для включения нужных полей в бланк запроса необходимо переместить нужное поле из списка полей в верхней панели в первую свободную клетку строки Поле; дважды щелкнуть по имени нужного поля в списке полей; щелкнуть в клетке строки Поле, раскрыть список и из него выбрать нужное поле.

Для перемещения в бланк запроса всех полей сразу можно выполнить одно из следующих действий:

• выделить их, дважды щелкнув по имени нужной таблицы, и перенести их в строку полей;

• перенести звездочку, стоящую на первом месте в списке полей таблицы, в строку полей. В этом случае в списке полей появится только имя таблицы со звездочкой, но в результат выполнения запроса будут включены все поля.

После того как запрос сконструирован, его необходимо выполнить. Находясь в режиме Конструктора запросов, можно выполнить запрос одним из следующих способов:

1. Ввести команду Запрос/Запуск или Вид/Режим таблицы;

2. Воспользоваться одноименными кнопками на панели инструментов.

Результаты выполнения запроса выводятся в виде таблицы. Если они не удовлетворяют пользователя, то он может вернуться в режим Конструктора запросов, в противном случае запрос рекомендуется сохранить для дальнейшего использования. Для этого закрыть запрос и на вопрос Сохранить изменения макета или структуры подтвердить нажатием кнопки "Да", а в поле ввода Имя запроса ввести имя запроса, отражающего его смысл. Сохранение можно производить и с помощью меню Файл/Сохранить.

Практические задания.