- •1.Понятие документа и делопроизводства
- •2. Документирование договорно – правовых отношений экономической деятельности
- •2.1.Подготовка проекта договора
- •2.2. Проверяем контрагента!
- •2.3Согласование проекта договора.
- •2.4.Заключение договора (подписание и заверение печатью)
- •2.5. Регистрация договоров
- •2.6. Передача подписанного договора контрагенту
- •2.7. Выдача оригиналов и копий договоров.
- •2.8. Учет документов контрагентов
- •Хранение договоров
2. Документирование договорно – правовых отношений экономической деятельности
Договор — соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (в соответствии со статьей 420 ГК РФ).
Правильно налаженная система договорной работы на предприятии может предотвратить ненужные ошибки и недоразумения, которые оттягивают на себя людские и финансовые ресурсы. Кроме того, она поможет избежать многих судебных споров.
Например, простейшая ошибка в договорной работе способна привести вашу организацию не только в арбитражный суд, но и стать причиной возбуждения «налогового» уголовного дела. Это, в свою очередь, может сказаться на репутации организации, а в случае проведения тендеров отрицательно повлиять на их результаты.
Мы подробно рассмотрим:
подготовку проекта договора;
его согласование;
заключение договора (подписание и заверение печатью);
регистрацию (включая государственную регистрацию);
учет и оперативное хранение, выдачу копий (оригиналов) договоров;
формирование базы по документам контрагентов;
организацию исполнения договоров;
подготовку договоров к сдаче в архив.
Главное — принцип!
На первоначальном этапе построения системы договорной работы необходимо определить принцип, по которому она будет строиться:
централизованный или
децентрализованный.
Для этого следует провести обследование бизнес-процессов и методов работы предприятия. На основании полученной информации можно решить вопрос о том, кто будет ответственным за организацию договорной работы:
конкретное структурное подразделение (при выборе централизованного принципа) или
отдельные работники в разных структурных подразделениях (при выборе децентрализованного принципа).
Проанализировав опыт договорной работы в России, можно сказать, что в большинстве мелких и средних компаний документооборот договоров «разорван» — разделен между отдельными работниками. Ответственный исполнитель готовит проект договора, организует его согласование, секретарь или делопроизводитель регистрирует, а хранение договора осуществляет либо ответственный исполнитель, либо главный бухгалтер предприятия, либо кто-то еще.
В крупных компаниях, как правило, используется принцип централизации: ответственный исполнитель готовит проект договора и сдает его в службу делопроизводства (или договорный отдел), которая осуществляет согласование, заключение, регистрацию, учет и хранение договоров, выдачу их копий.
На сегодняшний момент организация договорной работы по централизованному принципу является наиболее оптимальной для крупных компаний с сетью территориально удаленных подразделений.
2.1.Подготовка проекта договора
Подготовка проекта договора (составление своего проекта договора либо рассмотрение поступившего от контрагента) осуществляется ответственным исполнителем того структурного подразделения, которое инициирует заключение договора, вместе с юристом.
Согласно статье 161 ГК РФ сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения.
На согласование и подписание проект договора представляется в следующем количестве экземпляров:
как правило, по количеству сторон;
для договоров, действующих с даты регистрации его уполномоченным органом государственной власти или местного самоуправления, (например, договоров аренды) — по количеству сторон + 1 экземпляр для регистрирующего органа.
В структуре любого хозяйственного договора рекомендуется предусмотреть следующие разделы, которые в ряде случаев могут быть объединены или разделены:
Преамбула.
Предмет договора.
Права и обязанности сторон.
Стоимость и порядок осуществления расчетов.
Особые условия договора.
Ответственность сторон.
Изменение, расторжение и прекращение договора.
Конфиденциальность.
Разрешение споров.
Обстоятельства непреодолимой силы.
Срок действия договора.
Адреса и реквизиты сторон.
Подписи сторон.