Тема 9. Систематизация и хранение документов в организации и архиве

1. Общие требования к систематизации документов и формированию дел. Номенклатура дел.

Номенклатура дел. Основные требования к номенклатуре дел. Типовая, примерная и конкретная номенклатура дел. Этапы разработки номенклатуры дел: определение круга документов для включения в номенклатуру дел, составление заголовков дел, расположение заголовков дел в номенклатуре, установление сроков хранения дел, индексация дел. Разделы номенклатуры дел организации.

2. Организация текущего хранения дел и подготовка дел к хранению

Экспертиза ценности документа: отбор и передача дел на последующее хранение или уничтожение. Критерии оценки документов. Экспертная комиссия. Процедура и документирование уничтожения документов. Организация текущего хранения документов, ее цели и задачи. Формирование дел: общие требования. Группировка в дела отдельных категорий документов. Оформление обложки дела. Процедура хранения документов и требования к ней. Электронная форма систематизации и хранения документов.

3. Передача дел в архив. Архивное хранение документов

Понятие архива. Архивная служба Российской Федерации, ее структура и нормативно-правовое регулирование. Порядок передачи дел в архивы. Документы общего и обособленного хранения. Понятие, цели, задачи и процедура оформления законченных дел долговременного и постоянного хранения, передаваемых в архив. Составление описей дел, передаваемых в архив. Риски хранения документов и их нейтрализация. Использование архивных документов в государственных и ведомственных архивах: архивные справки, архивные копии документов, выписки из архивных документов.

Рекомендации к изучению темы

Систематизация документов в организации включает разработку номенклатуры дел. Следует ознакомиться с этим комплексным документом, его видами и структурой, а также этапами его разработки. Типовая номенклатура дел выводится на настенный экран. На основе номенклатуры дел служба ДОУ предприятия организует текущее и длительное хранение документов. Для этого экспертной комиссией проводится экспертиза ценности имеющихся в организации документов по определенным критериям, после чего документы в соответствии с номенклатурой дел группируются в дела, оформленные определенным образом, и хранятся в течение установленного номенклатурой дел срока или подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Систематизация документов включает формирование и оформление дел текущего, продолжительного и постоянного хранения. Следует выяснить различия в организации этих видов хранения документов. В течение хранения документов необходимы доступ к ним (свободный или ограниченный), контроль движения и использования документов (контроль действий, контроль местоположения).

Длительное (свыше 10 лет) и постоянное хранение документов осуществляется в архивах. Архивный фонд Российской Федерации (часть документального фонда страны) состоит из государственного и негосударственного фондов. Важно выяснить назначение, структуру и задачи каждого из них. Затем дать представление о задачах, процедуре и особенностях длительного и постоянного хранения документов, а также формах использования документов в архивах. Важнейшей задачей всех архивов является обеспечение защиты документов от природных и техногенных факторов, доступа посторонних лиц, порчи и кражи документов, достигаемой рационализацией работы и оборудования архивохранилищ. Надо ознакомиться с формами использования документов архивов: архивными справками, архивными копиями документов, выписками из архивных документов, определить условия изъятия документов из архивов.