Тема 5. Документирование и инвентаризация

5.1 Первичный учет и документирование

5.1.1. Реквизиты и форма документов

5.1.2. Классификация документов

5.1.3. Заполнение и проверка документов

5.1.4. Документооборот. График документооборота

5.2. Инвентаризация. Порядок проведения и отражения результатов в бухгалтерском учете

5.2.1. Порядок проведения инвентаризации. Обязательная инвентаризация

5.2.2. Виды инвентаризаций

5.2.3. Порядок отражения результатов инвентаризации в учете

5.1 Первичный учет и документирование

5.1.1. Реквизиты и форма документов

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, долж­ны оформляться соответствующими документами. Эти докумен­ты принимаются к учету, если они составлены по форме, содержа­щейся в альбомах унифицированных форм первичной документа­ции, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

■ наименование документа;

■ дату составления документа;

■ наименование организации, от имени которой составлен до­кумент;

■ содержание хозяйственной операции;

■ измерители хозяйственной операции в натуральной и денеж­ном выражении;

■ наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

■ личные подписи указанных лиц.

5.1.2. Классификация документов

Для обеспечения правильности применения таких документов используется их классификация по однородным признакам.

По месту составления первичные документы подразделяются на внешние и внутренние.

Внешние документы поступают в организацию из государствен­ных и вышестоящих организаций, банков, поставщиков, покупателей и других организаций.

Внутренние документы составляются персоналом организации.

По назначению документы группируются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат указания о выполнении хозяйственных операций. К ним относятся приказы, распоряжения, чеки, доверенности.

Оправдательными документами оформляются совершившиеся операции. Эти документы заполняются в момент проведения операции. К ним относятся акты приема-передачи основных средств, квитанции, приходные и расходные кассовые ордера и др.

Документы бухгалтерского оформления создаются работниками бухгалтерии для подготовки учетных записей. К ним относятся ведо­мости начисления амортизации, распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, расчеты (например, калькуляции), бухгалтерские справки и др.

Комбинированные документы имеют признаки нескольких видов документов, например, распорядительного и оправдательного и явля­ются одновременно основанием для совершения операции и оправда­нием ее выполнения.

По порядку составления различают первичные и сводные до­кументы.

В первичных документах хозяйственные операции регистрируются впервые. Такие документы являются формальным доказательством ее выполнения. К подобным документам относятся материальные требования, накладные, расписки, приемо-сдаточные акты и др.

Сводные документы составляются на основании первичных и содер­жат данные об операциях, ранее оформленных соответствующими пер­вичными документами. К сводным документам относятся авансовые отчеты, банковские выписки, кассовые отчеты и др. Сводные документы используются для систематизации и группировки сведений первичных документов, получения обобщенных показателей и позволяют умень­шить количество учетных записей на счетах.

По способу охвата операций документы делятся на разовые и нако­пительные.

Разовые документы используются в бухгалтерском учете одно­кратно и после составления передаются в бухгалтерию. К ним относятся платежные поручения, платежные требования, приходные и расходные ордера.

Накопительные документы используются для оформления одно­родных операций, совершаемых организацией многократно в течение непродолжительного времени и составляются с целью уменьшения числа выписываемых разовых документов. К накопительным докумен­там относятся лимитно-заборные карты, табели учета рабочего време­ни, ведомости выполненных работ и др.