1.Документ и системы документации

1.Нормативно-правовая база делопроизводства

Документационное обеспечение управления (ДОУ) или делопроизводство (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»), представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство основывается на нормативно-методической базе - комплексе нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними. Нормативное регулирование ДОУ охватывает все уровни управления.

Государственное регулирование делопроизводства осуществляет Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (утв. Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552) и Положением о Федеральной архивной службе России (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. № 1562) осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.

В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база - документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб, подразделений и работников учреждения.

Единые требования ко всем системам документации внедряются путем издания:

• государственных и отраслевых стандартов и инструкций по вопросам ДОУ;

• отраслевых унифицированных систем документации;

• типовых номенклатур дел;

• типовых перечней документов с указанием сроков их хранения.

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях обеспечивается применением:

• ГСДОУ;

• унифицированных систем документации (УСД);

• общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации (КТЭСИ).

ГСДОУ устанавливает и закрепляет единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы со всеми документами в учреждениях в целях:

• упорядочения документооборота;

• сокращения количества и повышения качества документов;

• создания условий применения современных технических средств обработки документированной информации;

• повышения эффективности работы аппарата управления.

Состав управленческих документов организации определяется:

• компетенцией;

• функциями;

• порядком решения вопросов;

• объемом и характером взаимосвязи с другими организациями.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать:

• требованиям ГСДОУ;

• УСД;

• ГОСТ на документацию;

• положениям об организации (уставам) и другим нормативным документам, в т.ч. содержащим правила документирования.

Типология, языковое и композиционное представление управленческой документации закреплены следующими основными документами:

1. Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятым Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Стандарт распространяется на постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Требования стандарта являются рекомендуемыми.

2. Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68).

Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий.

3. Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 6 апреля 2001 г. № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».