1.3. Виды документов и их классификация

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на три большие группы:

• Нормативные документы (организационные, распорядительные, информационно-справочные).

• Договорные (договоры, контракты, соглашения).

• Информационные (официальные сообщения).

Классификация документов представлена на рис. 1.

Рис. 1. Классификация документов

Все документы, которые создаются в учреждениях, отражают работу административно-управленческого аппарата. Для того чтобы разобраться в многообразии документов, необходимо классифицировать из по различным признакам.

По видам деятельности различают следующие документы:

• организационно-распорядительные;

• финансово-расчетные;

• снабженческо-сбытовые;

• кадровые или документы по личному составу предприятия.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие ви­ды документов: контракты, коммерческие письма, коммерческие акты, претензии (рекламации), исковые заявления, кассационные

жалобы.

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.д.). Эти документы составляют отдельную группу — норма­тивные документы вышестоящих органов.

Среди документов особую группу занимают заявления, пред­ложения, жалобы, письма граждан.

В зависимости от объективных (профиль предприятия) и субъективных (требования руководителя предприятия или дело­вых партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.

Документы можно классифицировать и по другим признакам:

По происхождению документы бывают служебными и лич­ными.

Служебные документы отражают деятельность учреждения; личные документы — это письма, заявления, составленные отде­льными лицами.

По месту возникновения документы делят на внутренние и внешние.

К внутренним документам относятся такие, которые создают­ся внутри данного учреждения; к внешним — документы, поступающие из других организаций.

По содержанию документы бывают простыми и сложными.

Простыми считаются документы, содержащие один вопрос, сложными — содержащие два вопроса или более. Например, пись­мо, направленное в Министерство строительства РФ по вопросу строительства стадиона, — это простой документ, а протокол от­четно-выборного собрания профкома учреждения — сложный документ.

По срочности различают весьма срочные, срочные и несроч­ные документы.

Обычно срочность указывается в резолюции или на докумен­те проставляется гриф «В. срочно» либо «Срочно», что означает внеочередность и незамедлительность исполнения. С несрочны­ми документами ведут работу по общим правилам и никакого грифа на них не ставят.

По гласности документы бывают секретными, несекретными и для служебного использования.

Секретные документы имеют особую отметку секретности «Совершенно секретно», «Секретно» или «КТ». Работу с секрет­ными документами ведут сотрудники, которые имеют к ним доступ.

Несекретные документы могут публиковаться в открытой пе­чати. Есть несекретные документы, содержание которых пред­назначено для служебного пользования. На таких документах ставится гриф «Для служебного пользования».

До форме документы делятся на индивидуальные и типовые.

Индивидуальными называются документы, текст которых со­здается заново и не повторяется в других документах.

Типовые документы отражают однотипные производственные, управленческие и другие ситуации и составляются на основе тек­ста, взятого в качестве образца.

Типовые документы, имеющие бланк с постоянной перемен­ной (индивидуальной для каждого документа информацией), мо­гут называться трафаретными. Постоянная часть этих документов обычно печатается на бланке, а переменная оформляется от руки или на пишущей машине, а также на ПК, если в памяти заложен шаблон документа.

По срокам хранения документы подразделяются на докумен­ты постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения.

В зависимости от способа воспроизведения документы могут быть текстовыми (рукописные, типографические, отпечатанные на машинке, ПК), изобретательными (рисунки, схемы, диаграммы, чертежи), звуковыми (пластинки, магнитные ленты, электромагнитные кассеты), кино- и фотодокументы (киноленты, фотографии, кино- и фотопленки).

По стадиям создания документы можно представить в виде черновика, оригинала, копии и дубликата.

Черновик — это документ в предварительной редакции.

Оригинал (подлинник) — это первый экземпляр документа, составленный в соответствии с требованиями, предъявляемыми к документу. Подлинник имеет юридическую силу в том случае, если он подписан соответствующими должностными лицами.

Копия — это точное воспроизведение подлинника с пометкой в правом верхнем углу «Копия». Копии могут быть простыми и заверенными (нотариальной конторой, загсом, отделом кадров, директором училища и т.д.). Они имеют юридическую силу, если при заверении был соблюден соответствующий порядок.

Иногда требуется воспроизвести не весь документ, а только часть его. Тогда делают выписку (например, из протокола, при­каза, собрания).

Разновидность копии — дубликат, который выдается в случае утери оригинала какого-либо документа. Он обладает такой же, юридической силой, что и подлинник. Например, в случае утери диплома об окончании учебного заведения дубликат выдает то учебное заведение, которое выдавало оригинал.

Учреждения ведут переписку, в результате которой остаются копии отправленных документов. Такие копии заверяются исполнителем и называются отпуском. С их помощью организуется справочный учет документов.