4. Учет труда и заработной платы.
Все организационные вопросы по применению норм оплаты труда, рациональному использованию рабочего времени решаются руководителем предприятия и его службами.
Согласно действующему законодательству предприятие пользуется полной самостоятельностью в выборе форм оплаты труда работников.
В делопроизводстве предприятия должны быть следующие нормативные документы, регулирующие порядок начисления зарплаты:
штатное расписание
расценки и нормы
договоры- подряды (на выполнение разовых работ)
другие трудовые договоры (контракт, авторские и др.)
приказы и распоряжения (на выплату премий, доплат, материальной помощи)
Штатное расписание – это документ, в котором устанавливается перечень должностей и окладов на определенный период (год).
Для учета личного состава, начисления и выплаты зарплаты используются следующие формы первичных учетных документов, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 г №71:
приказ (распоряжение о приеме на работу)
личная карточка – заполняется на каждого работника организации в одном экземпляре
приказ (распоряжение) о переводе на другую работу
приказ (распоряжение) о предоставление отпуска
приказ (распоряжение) о прекращение трудового договора – указывается причина и основание увольнения
табель учета использования рабочего времени и расчета зарплаты
табель учета использования рабочего времени
Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому работнику присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и зарплаты. Сущность табельного номера заключается в ежедневной регистрации явки работника на работу, ухода с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причины, а также часов простоя и часов сверхурочной работы.
Бухгалтерия открывает и ведет по каждому табельному номеру лицевой счет. Это основной документ аналитического характера, в котором за каждый месяц в отдельности регистрируются все сведения о суммах начисленной зарплаты по ее видам, поощрений, компенсаций, удержаний и вычетов и суммах к выдаче на руки (задолженность за организацией). Фактически в лицевом счете создается база для заполнения расчетной ведомости по строке с фамилией и табельным номером данного работника. Т.к. лицевой счет заполняется на основании первичных документов по зарплате, в нем фиксируется количество отработанных часов, дней и прочие справочные данные, которые служат в последствие для различных расчетов, обеспечивая их достоверность.
Каждая организация тщательно формирует состав и численность персонала.
Персонал подразделяется на:
постоянный – работники принятые на работу без указания срока
сезонные – работники, поступившие на работу на сезонный период
временные – работники , поступившие на определенный срок, но не выше 2-х месяцев
Различают понятие:
списочный состав – количество работников, зарегистрированное на каждую отдельную дату
среднесписочный состав- определяется за месяц, квартал, год- путем суммирования списочного состава за все дни месяца, и деления этого показателя на число календарных дней месяца.
Среднесписочная за квартал, год - рассчитывается как сумма среднесписочных значений за этот период, деленная на соответствующее число месяцев. Данный показатель используется в экономических расчетах по определению показателей роста производительности труда, в анализе производственной деятельности и в отчетности.
Весь персонал предприятия распределяется на 3 группы:
промышленно- производственный
непромышленный
работники несписочного состава.
Также выделяются две категории- рабочие и служащие (руководители, специалисты и др.)
Учет использования рабочего времени ведется в табелях учета использования рабочего времени. Табели открываются на предприятие в целом (небольшое предприятие) или по структурным подразделениям и категориям работников. Табели необходимы для учета рабочего времени и контроля за соблюдением установленного режима рабочего времени, расчетов с ним по зарплате и получении данных об отработанном времени.
Табель составляется табельщиком или мастером и передается в расчетный отдел бухгалтерии 2 раза в месяц – для корректировки сумм выплат за первую половину месяца (аванс) и для расчетов зарплаты за месяц. Учет явок на работу и использование рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации, т.е. отметки всех явившихся, неявившихся, опозданий и т.п. путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий). На титульном листе табеля даны условные обозначения отработанного и неотработанного времени. Количество дней и часов указывается с одним десятичным знаком . Отметки в табеле о причинах неявки на работу или режиме работы с неполным рабочим днем и других отклонениях от нормального рабочего дня, должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом ( листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей ).
Зарплата начисляется в лицевом счете, в расчетной ведомости и расчетно-платежной ведомости. На основании данных лицевого счета составляется расчетная ведомость .
Оформленные первичные документы по учету выработки и выполнению работ вместе со всеми дополнительными документами передаются в бухгалтерию. Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят обычно в расчетно-платежной ведомости. В левой части этой ведомости записывают суммы начисленной зарплаты по ее видам( сдельно, повременно, премии и разного радо доплаты), в правой удержания по их видам и сумму к выдаче. На каждого работника в ведомости отводят одну строку. В ряде организаций, особенно крупных, вместо расчетно– платежных ведомостей применяются отдельно расчетная и платежная ведомости. В расчетной ведомости содержатся все расчеты по определению суммы зарплаты, подлежащей выплате.
Платежную ведомость используют лишь для выплаты зарплаты В ней указываются фамилии, инициалы, работников, их табельные номера, суммы к выдаче и расписка в получении зарплаты.
Расчетно - платежная ведомость выполняет несколько функций –функции расчетного документа, платежного документа, и кроме того служит регистром аналитического учета расчета с работниками по зарплате. Расчетно – платежные ведомости составляются по цехам т отделам предприятия. Выплата зарплаты по ним производится только после того, как они будут подписаны руководителем предприятия и главным бухгалтером.
В ведомостях заработок определяется только за один месяц.
На некоторых предприятиях составляют расчетный листок на каждого работника, который содержит информацию – начислено, удержано, к выдаче по конкретному месяцу. На основании этих листков заполняются платежные ведомости для выдачи зарплаты.
Оплата труда выдается работникам в сроки, согласованные предприятием с банком. Обычно за первую половины месяца выдается аванс ( 40% от заработка может быть ), а по окончании производится окончательный расчет. Наличные деньги кассир получает по чеку в банке с расчетного месяца ( Д – т 50 – К – т 51 ) .
При получении денег предприятие предоставляет в банк платежное поручение на перечисление подоходного налога с доходов работников в бюджет. Выдача зарплаты производится в течение 3-х дней. По их истечению кассир подсчитывает суммы выданной и депонированной
зарплаты ( на месте подписи –«депонировано»). На выданную сумму составляется «Расходный кассовый ордер»( РКО). На основании его кассир списывает выданные суммы в расход по «Кассовой книге»:
Д – т 70 – К – т 50.
Невыданная зарплата депонируется:
Д – т 70 – К –т 76/4 “Расчеты по депонированным суммам”.
Эта сумма подлежит сдаче в банк на расчетный счет:
Д – т 51 – К – т 50.
Эта сумма хранится банком отдельно и не может быть потрачена ни на какие другие цели. Последующая выплата депонированной зарплаты производится по РКО: Д – т 76/4 – К – т 50 .
Депонированную зарплату невостребованную работниками в течение 3-х лет, предприятие прибавляет к прибыли как прочие доходы. Делается запись :
Д – т 76/4 – К – т 91/1 “Прочие доходы”.