Организация работы кадрового подразделения по составлению статистической отчетности

Кадровая служба предприятия по запросу руководства составляет справку о текучести кадров для отчета и анализа причин текучести кадров. В данном документе обязательно должны быть следующие реквизиты:

- наименование организации и наименование структурного подразделения – составителя документа (если справка составляется для внутреннего пользования); наименование вида документа – Справка; дата и номер; место составления; заголовок к тексту; текст; адресат; подпись составителя; печать (если справка внешняя).

Обычно ответственным за составление данной справки является инспектор по кадрам.

Справку для внутреннего пользования подписывает начальник отдела кадров, для внешнего – руководитель предприятия. Возможно использование как официально утвержденной формы справки о текучести кадров, так и формы, разработанной на предприятии. В форме справки, разработанной кадровой службой, анализ текучести кадров может проводиться только по факту увольнения работников, без отражения сведений о приеме и переводах внутри предприятия.

Для составления статистической отчетности требуются такие сведения, как списочная численность, средняя численность и среднесписочная численность работников.

Списочная численность работников приводится на определенную дату, в нее включаются наемные работники, работающие по трудовому договору (срочному, бессрочному, на полный и неполный рабочий день, неделю), и собственники предприятия, работающие и получающие заработную плату на данном предприятии.

Личная карточка работника – основной документ по учету личного состава, она заводится на всех работников предприятия, принятых на работу на условиях трудового договора независимо от того, является ли работа основной или по совместительству, постоянной, временной или сезонной. Данная карточка ведется на всех предприятиях независимо от форм собственности в продолжение всего периода трудовой деятельности работника на данном предприятии и закрывается при увольнении работника.

С утверждением Правительством РФ Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей ведение личных карточек формы N Т-2, утвержденной Госкомстатом России, обязательно.

Поскольку названные Правила относятся к актам трудового законодательства, неисполнение отделом кадров их требования о занесении в личную карточку записей, внесенных в трудовую книжку работника, и об ознакомлении работника с каждой внесенной записью квалифицируется как нарушение трудового законодательства, вне зависимости от причин неисполнения (в том числе и в случае неисполнения этого требования по причине отсутствия личных карточек).

Личные карточки по новой унифицированной форме, введенной Постановлением Госкомстата России N 1, должны заводиться на работников, принимаемых на работу после 4 апреля 2004 г. Личные карточки, заполненные до этого времени по формам, утвержденным ранее, замене не подлежат.

Предоставление отпуска

Отпуск является одним из видов времени отдыха, предусмотренных в 107 статье ТК РФ. Право на отдых каждому человеку гарантированно Конституцией Российской Федерации. В 5 пункте 37 статьи Конституции Российской Федерации закреплено следующее:

«Работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск».

Согласно статье 114 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск - это ежегодно предоставляемое время для отдыха работника с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков предусматривает, что оплачиваемый отпуск согласно статье 122 ТК РФ должен предоставляться работнику ежегодно. Это значит, что отпуск предоставляется за каждый рабочий год, который, в отличие от календарного, исчисляется не с 1 января, а с даты принятия работника на работу. Так, если работник принят на работу 1 апреля 2006 года, то первый рабочий год у него истечет 31 марта 2007 года.

Порядок исчисления продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска определяется законодательством. Нужно понимать, что самостоятельно работодатель ничего вычислять не имеет права. Существуют правила об очередных и дополнительных отпусках от 30 апреля 1930 года. В полном объеме этот документ уже не так хорошо воспринимается. Многое изменилось, кроме самой методики расчетов. Раскроем принцип проведения расчетов. У нас с вами 40-часовая рабочая неделя, независимо от того, 5-ти или 6-дневная. Следовательно, нам известен баланс рабочего времени за месяц, за квартал, за год. Отпуска предоставляются за отработанное время, таким образом, менять при пятидневке правила расчета отпусков не имеет смысла. Дело в данном случае не столько в оплате, сколько в том, что необходимо предоставить сотруднику возможность отдохнуть за отработанное время. Баланс рабочего времени по году и у пяти -, и у шестидневки, одинаковый. Исходя из этой главной посылки, строится вся последующая схема. Начинаем считать субботы. Основной отпуск может быть минимальным и удлиненным. Минимальный – это 24 дня, а удлиненный – сколько угодно. Удлиненный отпуск не рассчитывается как 24 дня плюс еще какие-то дни. Рассчитывается сразу весь массив. Например, отпуска для несовершеннолетних — 31 день. Если перевести в рабочий дни, получится 28, поскольку календарные дни считаются с выходными и праздничными днями, то есть если отпуск попадает на праздничные дни, он просто продлевается на это время. Невыгодно брать отпуска в календарных днях, потому что тогда праздничные дни поглощаются, и отпуск не увеличивается. Если речь идет о преподавателях, научных сотрудниках, то 48, 36 рабочих дней — это та база, меньше которой не может быть по закону.