2.4.2 Завдання на практичну роботи
2.1 Ознайомитися з теоретичними відомостями.
2.2 Виконати завдання за варіантом, що наведене в додатку А.
2.3 Оформити звіт.
2.4.3 Зміст звіту
Тема практичної роботи.
Мета практичної роботи.
Короткий хід виконання практичної роботи.
Відповіді на контрольні запитання.
Висновок по виконанню практичної роботи.
2.4.4 Контрольні запитання
Чим відрізняється текстовий редактор від текстового процесора?
Дайте визначення поняттю текст?
Дайте визначення поняттю редагування тексту?
Дайте визначення поняттю форматування тексту?
Дайте визначення поняттю шаблон?
Як можна створити новий документ?
Які засоби надає текстовий процесор для форматування символів, абзаців і сторінок?
Створення списків.
Створення малюнків.
Створення таблиць.
Створення стилів.
Створення макросів.
Захист документу.
Можливості авто вставки і автозаміни.
2.5 Практична робота № 5. Робота у табличному процесорі ms Excel
Тема: робота у табличному процесорі MS Excel.
Мета: навчитися вводити, редагувати і форматувати дані у середовищі табличного процесора, використовувати формули і функції в електронних таблицях, створювати і модифікувати діаграми, розглянути на практиці такі поняття, як сортування і фільтрація даних.
Обладнання та програмне забезпечення: персональний комп’ютер з встановленою операційною системою Windows та Microsoft Office Excel.
2.5.1 Короткі теоретичні відомості
1. Введення даних і форматування таблиць у середовищі табличного процесора.
Після запуску Excel на екрані відкривається так зване головне вікно програми. Шляхом змін в меню Вид або використовуваних програмою за умовчанням параметрів в діалоговому вікні “Параметры” можна задати відображення або заховання окремих елементів вікна. Під час першого звернення до Excel це вікно буде схоже на представлене на наступному малюнку (рисунок 2.5.1). На малюнку показані всі основні компоненти робочого вікна MS Excel і вікна документа MS Excel.
Рисунок 2.5.1 – Вікно програми MS Excel
Введення даних здійснюється в три етапи:
виділення клітинки;
введення даних;
підтвердження введення (натискувати клавішу Enter).
Після того, як дані введені, їх потрібно представити на екрані в певному форматі. Для представлення даних в MS Excel існують різні категорії код форматів. Для редагування даних у клітинці необхідно двічі клацнути на ній і зробити редагування або виправлення даних.
До операцій редагування відносяться:
видалення і вставка рядків, стовпців, клітинок і листів;
копіювання і переміщення вічок і блоків клітинок;
редагування тексту і чисел у клітинках.
До операцій форматування відносяться:
зміна числових форматів або форми представлення чисел;
зміна ширини стовпців;
вирівнювання тексту і чисел у вічках;
зміна шрифту і кольору;
вибір типа і кольору кордону
заливка вічок
Введення тексту:
Щоб ввести текст, виділить клітинку і наберіть текст з клавіатури. Клітинка може вміщати до 255 символів. Якщо потрібно ввести деякі числа як текст, то для цього виділить клітинку, а потім виберіть команду Формат / Ячейка. Далі виберіть вкладку “Число” і в списку форматів, що з'явився, виберіть Текстовий.
Якщо текст не поміщається у клітинці, то необхідно збільшити ширину стовпця або вирішити перенос по словах (Формат / Ячейка, вкладка Виравнивание).
Введення чисел:
Числові дані – це числові константи: 0 - 9 +, -, /,*, Е %, крапка і кома. При роботі з числами необхідно уміти змінювати вигляд чисел, що вводяться: число знаків після коми, вигляд цілої частини, порядок і знак числа.
Excel самостійно визначає чи відноситься введена інформація до числа. Якщо введені у вічко символи відносяться до тексту, то після підтвердження введення у вічко вони вирівнюються по лівому краю вічка, а якщо символи утворюють число – те по правому краю вічка. Числа в Excel відображуються в категоріях Числовой, Экспоненциальный, Финансовый, Денежный, Процентный, Дробный.
Введення послідовних рядів даних:
Під рядами даних маються на увазі дані, що відрізняються один від одного на фіксований крок. При цьому дані не обов'язково мають бути числовими.
Для створення рядів даних необхідно виконати наступне:
1. Ввести у клітинку перший член ряду.
2. Визначте область, де буде розташований ряд. Для цього потрібно підвести покажчик миші до маркера заповнення, і у цей момент, коли білий хрестик переходить в чорний, натискувати ліву кнопку миші. Далі, утримуючи такою, що натискує кнопку миші, треба виділити потрібну частину рядка або стовпця. Після того, як ви відпустите кнопку миші, виділена область заповниться даними.
Можна побудувати ряд даних і іншим способом, якщо вказати крок побудови. Для цього потрібно ввести уручну другий член ряду, виділити обидва вічка і продовжити виділення до потрібної області. Два перші вічка, введені уручну, задають крок ряду даних.
Формат даних:
Дані в MS Excel виводяться на екран в певному форматі. За умовчанням інформація виводиться у форматі Общий. Можна змінити формат представлення інформації у виділених клітинках. Для цього виконаєте команду Формат / Ячейка.
З'явиться вікно діалогу “Формат ячеек”, в якому потрібно вибрати вкладку “Число”. У лівій частині вікна діалогу “Формат ячеек” в списку “Числовые форматы” (рисунок 2.5.2) приведені назви всіх використовуваних в Excel форматів.
Рисунок 2.5.2 – Вікно формату клітинок
Для формату кожної категорії приводиться список його код. У правому вікні “Тип” ви можете проглянути всі коди форматів, які використовуються для представлення на екрані інформації. Для представлення даних ви можете використовувати вбудовані коди форматів MS Excel або ввести свій (призначений для користувача) код формату. Для введення коди формату виберіть рядок (всі формати) і введіть символи коди формату в поле введення “Тип”.
2 Використання формул та функцій в електронних таблицях.
Введення формул:
За допомогою формул можна виконувати обчислення і аналіз даних робочого аркуша. У полі імені рядка формул представлена адреса або ім'я активної клітинки. Поле імені використовується також для привласнення імен діапазонам клітинок або для переходу до пойменованих діапазонів. Імена діапазонів знаходяться в списку, що відкривається клацанням миші на кнопці із стрілкою, розташованою праворуч від поля імені.
У полі імені можна вказати адресу клітинки (або діапазону клітинок) і швидко перейти до потрібної клітинки або виділити діапазон клітинок. У полі вмісту рядка формул відображує вміст активної клітинки. Введення вмісту клітинки виконується, як правило, безпосередньо в самомій клітинці. Після клацання мишею в рядку формул (у рядку формул буде представлений курсор введення) вміст клітинки може бути змінений і в рядку формул.
Як вміст клітинки, в якому поміщена формула, в полі вмісту рядка формул відображує формула, тоді як в самій клітинці представлений результат обчислення формули.
Формули практично завжди містять посилання на клітинки, вміст яких використовується в обчисленнях.
- Розмістіть курсор миші на клітинку, в якому ви хочете ввести формулу.
- Вкажіть як перший символ знак рівності.
- Введіть частину формули аж до позиції першого посилання. Формулу слід вводити з клавіатури як звичайний текст.
- Задайте посилання на потрібну клітинку або на діапазон клітинок. Посилання на клітинку може бути задана у формулі двома способами: клацанням на потрібній клітинці (метод вказівки) і введенням з клавіатури.
- Введіть частину формули, що залишилася. Завершіть введення формули натисненням клавіші [Enter]. У клітинці представлений результат обчислення формули. Саму формулу можна тепер побачити лише в рядку формул.
Задання посилання на клітинку методом вказівки
- Введіть частину формули аж до того місця, в якому має бути вказана заслання.
- Помістите курсор на клітинку, посилання на яку має бути вказане у формулі, скориставшись навігаційними клавішами або мишею.
У формулі, у клітинці і в рядку формул, представлено відносне посилання на виділену клітинку. Сама клітинка при цьому позначена в робочому аркуші штриховою рамкою, що біжить. У рядку стану при завданні посилання на клітинку методом вказівки відображатиметься повідомлення “Укажите”.
- В міру необхідності при введенні частини формули, що залишилася, задавайте посилання на клітинки/діапазони описаним способом. Завершіть введення формули натисненням клавіші “ Enter “. За допомогою миші задайте у формулі посилання на потрібну клітинку можна, виконавши на ній клацання. При вказівці клітинки, посилання на яку має бути представлене у формулі, натисненням клавіші [F4] можна перетворити відносне посилання на клітинку в абсолютне.
Вставка функції:
Для вставки функцій Excel надає в розпорядження користувача майстра функцій. Виконаєте команду Вставка – Функция, або клацніть на кнопці “Вставка функциї” на “Стандартная” панелі інструментів.
Excel запустить майстра функцій і на екрані буде відображене його перше діалогове вікно представлене на малюнку 3.
Виберіть у відповідних полях списку спочатку потрібну категорію, а потім – потрібну функцію. Функції в діалоговому вікні “Майстра функцій” розбиті на окремі категорії відповідно до призначення. Після вибору типа функції натискуйте кнопку “ОК”. На екран буде виведено друге вікно діалогу майстра функцій. Потрібно задати аргументи функції і натискувати кнопку “ОК”. Майстер функцій вставить функцію у клітинку.
Для більшості функцій слід задавати аргументи. Аргументи розміщують в круглі дужки. Окремі аргументи слід розділяти крапкою з комою. Майстер функцій (рисунок 2.5.3) буде автоматично запущений після виконання команди Вставка – Функция.
Рисунок 2.5.3 – Перше діалогове вікно майстра функцій
Якщо потрібна функція в списку відсутня, слід клацнути на елементі “Другие функции”. Майстер функцій розкриє перше зі своїх вікон і надасть вам можливість вибору з повного списку доступних функцій.
3 Створення і модифікування діаграм.
Діаграма використовується для графічного відображення і, аналізу даних робочого аркуша. Діаграму можна упровадити як об'єкт в робочий аркуш. Тим самим дані, на основі яких побудована діаграма, і сама діаграма відображуватимуться поруч і у такому вигляді можуть бути роздруковані. Упроваджені діаграми зберігаються як об'єкти робочого аркуша в робочій книзі.
Створення діаграми за допомогою майстра діаграм.
Для побудови діаграми Excel надає в допомогу користувачеві майстра діаграм, який послідовно в чотирьох вікнах діалогу запрошує необхідну інформацію і створює відповідно до неї діаграму.
1. Виділить в робочому аркуші дані для побудови діаграми. Текстові заголовки даних можна також включити у виділений діапазон. Якщо дані для побудови діаграми розташовані в несуміжних клітинки, то виділить несуміжні діапазони.
2. Клацніть на кнопці “Мастер диаграмм” на панелі інструментів “Стандартная” (рисунок 2.5.4), або виконаєте команду Вставка – Диаграмма. У діалоговому вікні, що з'явилося, “ Мастер диаграмм ” виберіть потрібного типу і вигляду діаграму. Натиніть і утримуючи кнопку “Просмотр результата”, Ви зможете оцінити вибраного типу/вигляду діаграму для виділених даних.
Рисунок 2.5.4 – Вікно майстра діаграм
3. Натисніть кнопку “Далее”. У діалоговому вікні, що з'явилося, перевірте діапазон клітинок, що містять дані для побудови діаграми (рисунок 2.5.5).
При необхідності вкажіть шляхом введення з клавіатури або виділивши в робочому аркуші за допомогою миші інший діапазон клітинок.
Рисунок 2.5.5 – Вікно майстра діаграм крок 2
Визначите, чи розташовані ряди даних в рядках або стовпцях.
4. Натисніть кнопку “Далі”. Задайте параметри діаграми (рисунок 2.5.6). Введіть назву діаграми і назви по осях, наявність і частоту відображення сітки, наявність і місце розташування легенди і так далі
Рисунок 2.5.6 – Вікно майстра діаграм крок 3
5. Натисніть кнопку “Далі”. Задайте позицію створюваної діаграми (рисунок 2.5.7)
Рисунок 2.5.7 – Вікно майстра діаграм крок 4
Якщо будь-які параметри не були задані або їх треба змінити, це можна зробити в пункті меню Диаграмма.
Користувачу надається можливість зміни типу діаграми, вхідних даних, різноманітних параметрів та розміщення.
4 Фільтрація і сортування даних.
Сортування списку.
Ви можете відсортувати список в алфавітному, числовому або хронологічному порядку не більше ніж по трьох полях. Для кожного стовпця можна задати зростаючий і убуваючий порядок сортування.
Для сортування списку помістите покажчик вічка усередині списку і виконаєте команду Данные – Сортировка.
Excel автоматично виділить список і виведе на екран діалогове вікно “Сортировка диапазона” (рисунок 2.5.8), в якому потрібно вказати параметри сортування. Ви можете задати сортування не більше ніж по трьох полях списку і вказати для кожного поля свій порядок сортування. Excel автоматично розпізнає імена полів, якщо формат клітинок, що містять імена, відрізняється від формату клітинок з даними.
Рисунок 2.5.8 – Діалогове вікно сортування діапазону
Якщо виконане програмою виділення діапазону не зовсім коректно, встановите перемикач внизу діалогового вікна в потрібне положення (Идентифицировать поля по “подписям (первая строка диапазона)” або “обозначениям столбцов листа”).
Ви можете також задати сортування стовпців діапазону замість рядків. Для цього натискуйте в діалоговому вікні “Сортировка диапазона” кнопку “Параметры” і в діалоговому вікні “ Параметры сортировки” в групі “сортировать” встановите перемикач в положення “столбцы диапазона”.
Фільтрація даних в списку.
Фільтрація даних в списку дозволяє відображувати лише ті записи, які відповідають заданим умовам.
Автофільтр.
При вживанні автофільтру імена полів будуть доповнені списками, що розкриваються, з яких можна вибрати потрібне значення поля або задати призначений для користувача критерій.
Вставка авто фільтру.
1. Помістите покажчик клітинки усередині списку.
2. У підміню Дані – Фільтр виберіть команду “Автофильтр”. Поряд з іменами полів відображуватимуть кнопки із стрілками, натискує які, можна відкрити список.
3. Відкрийте список для поля, значення якого хочете використовувати як фільтр (критерію відбору). У списку будуть приведені значення клітинок вибраного поля.
4. Виберіть із списку потрібний елемент. На екрані відображуватимуться лише ті записи, які відповідають заданому фільтру.
5. Виберіть при необхідності із списку іншого поля потрібний елемент. На екрані відображуватимуть лише ті записи, які відповідають всім заданим умовам фільтрації (умови окремих полів об'єднуються за допомогою логічної операції “І”).
Кнопки відкриття автофільтрів полів, для яких задані умови фільтрації, забарвлені синім кольором.
Якщо перед виконанням команди “Автофільтр” Ви виділили один або декілька стовпців, то списки, що розкриваються, будуть додані лише відповідним полям.
Щоб знову відображувати на екрані всі записи списку, виконаєте команду “Отображать все” з підміню Дані – Фільтр.
Вживання призначеного для користувача авто фільтру.
Застосовуючи призначений для користувача автофільтр, Ви можете з'єднати за допомогою логічних операторів окремі умови відбору записів.
- Вставте в список автофільтр, вибравши команду Дані – Фільтр – Автофільтр.
- Відкрийте список автофільтру для потрібного поля і виберіть в нім елемент (Условие).
- В діалоговому вікні, що відкрилося, “Призначений для користувача автофільтр”вкажіть перший критерій.
- Виберіть логічного оператора (рисунок 2.5.9), об'єднуючого перший і другий критерії.
Рисунок 2.5.9 – Діалогове вікно користувацький авто фільтр.
Ви можете задати для окремого поля в призначеному для користувача авто фільтри один або два критерії. У останньому випадку їх можна об'єднати логічним оператором “І” або “АБО”.
- Задайте другий критерій.
- Натисніть кнопку “OK”. Excel відфільтрує записи відповідно до вказаних критеріїв.
Розширений фільтр
Для завдання складних умов фільтрації даних списку Excel надає в допомогу користувачеві так званий розширений фільтр.
Вживання розширеного фільтру
Після створення діапазону критеріїв можна запустити розширений фільтр і піддати дані списку фільтрації.
1. Помістите покажчик клітинки усередині списку. В цьому випадку Excel автоматично розпізнає діапазон списку і представить посилання на діапазон в діалоговому вікні.
2. Виконаєте команду Дані – Фільтр – Розширений фільтр. Помістите курсор введення в поле “Диапазон условий” і виділите відповідний діапазон в робочому аркуші.
3. Закрийте діалогове вікно натисненням кнопки “ОК”. На екрані тепер відображуватимуть записи, що задовольняють заданим критеріям.
Ви можете застосувати в робочому аркуші лише один розширений фільтр.
Якщо в результаті вживання розширеного фільтру не мають відображувати записи, що повторюються, в діалоговому вікні “Розширений фільтр” встановите прапорець параметра “Лише унікальні записи”.
Щоб після фільтрації задати відображення в робочому аркуші всіх записів списку, виконаєте команду Дані – Фільтр – Відображувати все.