3. Обігові відомості.

Для узагальнення даних поточного бухгалтерського обліку, перевірки правильності записів і визначення оборотів і залишків на рахунках (у відповідних реєстрах) складають обігові відомості за синтетичними й аналітичними рахунками. За побудовою обігові відомості бувають простої і шахової форми.

Шахова обігова відомість побудована за принципом шахової дошки. У ній визначають дебетові і кредитові обороти за рахунками за звітний період (як правило, за місяць).

Прості обігові відомості за синтетичними рахунками – це таблиці з декількох граф. У першій графі записують назви (коди) рахунків, що їх використовують на підприємстві для обліку господарських засобів, коштів, джерел їх утворення і господарських процесів. У подальших графах записують залишки (сальдо) на синтетичних рахунках на початок звітного періоду, обороти по цих рахунках за звітний період та залишки (сальдо) за цими рахунками на кінець звітного періоду. В кінці обігової відомості виводять сумарні обороти і сальдо за всіма відкритими рахунками.

Приклад. Нехай на початок звітного періоду на підприємстві були такі залишки по рахунках:

Матеріали (201) 30000 грн.

Виробництво (231) 100000 грн.

Готова продукція (261) 25000 грн.

Каса (301) 600 грн.

Поточний рахунок у банку (311) 5000 грн.

Розрахунки з покупцями (361) 60000 грн.

Розрахунки з постачальниками (631) 90000 грн.

Розрахунки з оплати праці (661) 800 грн.

Статутний капітал (401) 125000 грн.

Забезпечення майбутніх витрат і платежів (471) 4800 грн.

На підставі наведених у прикладі даних та даних попереднього прикладу побудуємо обігову відомість за синтетичними рахунками (табл. 3).

Таблиця 3

Обігова відомість за синтетичними рахунками

г рн.

Основною властивістю обігової відомості за синтетичними рахунками є рівність трьох пар її підсумків:

1. На початок звітного періоду сумарне сальдо по всіх рахунках за дебетом дорівнює сумарному сальдо за всіма рахунками за кредитом . Ця рівність випливає з рівності підсумків активу й пасиву бухгалтерського балансу.

(1)

2. Сума дебетових оборотів за всіма рахунками за звітний період дорівнює сумі кредитових оборотів за всіма рахунками за цей же період. Ця рівність випливає із суті методу подвійного запису.

(2)

3. На кінець звітного періоду сумарне сальдо за всіма рахунками за дебетом дорівнює сумарному сальдо за всіма рахунками за кредитом .

(3)

Обігові відомості за синтетичними рахунками використовують для перевірки правильності записів залишків і оборотів на рахунках бухгалтерського обліку.

Дані обігової відомості за синтетичними рахунками використовують для заповнення Головної книги та форм бухгалтерської звітності.

За даними аналітичних рахунків також складають обігові відомості. Їхні форми є різними і залежать від того, як ведеться облік на аналітичних рахунках (у грошових чи натуральних вимірниках) і які це рахунки (активні чи пасивні).

В обігових відомостях за аналітичними рахунками відображають дані про залишки й обороти за звітний період по всіх рахунках аналітичного обліку, що належать до відповідного синтетичного рахунку.

Зокрема, обігові відомості аналітичного обліку виробничих запасів (матеріалів, палива) готової продукції, товарів тощо) містять графи для запису кількості і вартості цінностей (див. табл. 4). В обігових відомостях аналітичного обліку коштів і розрахунків (з підзвітними особами, з різними дебіторами за податками і платежами, з оплати праці тощо) міститься інформація тільки у грошових вимірниках. Розглянемо приклад заповнення аналітичної обігової відомості до синтетичного рахунку 20 «Виробничі запаси» за субрахунком 201 «Сировина і матеріали» (табл. 6.7).

Таблиця 4